Dokumentation CSV Data Import Prozess

Automatische Rechnnungserstellung aus Gridware Daten

1. Datenimport aus Gridware

Im Projekt wurde ein automatisierter, zeitgesteuerter Prozess zur Übernahme von Verbrauchs- und Stammdaten aus Gridware in ERPNext umgesetzt. Der Import bildet den Einstiegspunkt für sämtliche nachgelagerten Abrechnungs- und Zahlungsprozesse.

1.1 Bereitstellung und Import der Gridware-CSV

• Nach Abschluss eines Abrechnungszeitraums stellt Gridware die relevanten Verbrauchsdaten in Form einer CSV-Datei über eine API Schnittstelle zur Verfügung
  

• Drei Tage nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums wird der automatisierte CSV-Import aktuell noch händisch in ERPNext ausgeführt

1.2 Gridware Importlogik

• Der Gridware Import fungiert als zentrale Import- und Verteillogik innerhalb von ERPNext.

• Aus der CSV werden folgende fachliche Entitäten erzeugt bzw. aktualisiert:

  • Consumption Data (Verbrauchsdaten)

  • Customer (Kunden)

  • Address (Adressdaten)+ Contacts (Kontaktdaten) 

  • SEPA Mandate

  • Bank Account (Kundenbankverbindungen)

• Die Daten werden validiert, aufbereitet und den jeweiligen ERPNext DocTypes eindeutig zugeordnet.

1.3 Verbrauchsdaten (Consumption Data)

• Verbrauchsdaten werden als Consumption Data Entries in ERPNext angelegt.

• Vorraussetzungen ist
  • ein bestehender Kundendatensatz in ERP Next 
  • eine Gridware-ID

• Jede Verbrauchsposition ist:

  • einem Kunden,

  • einem Abrechnungszeitraum,
    eindeutig zugeordnet.

• Die Consumption Data bilden die fachliche Grundlage für:

  • Subscriptions 

  • Rechnungen

  • SEPA-Lastschriften

1.4 Kunden- und Adressdaten

• Neu-Kunden werden beim Import automatisch angelegt oder bestehenden Kunden zugeordnet.

• Zukünftig: Adress- und Kontaktdaten werden separat angelegt und mit den entsprechenden Kunden verknüpft

Aktuelle Workarounds:
Es werden aktuell nur die Neu-Kunden als Customer angelegt, Kontakte und Adressen sowie die jeweilige Subscription pro Neu-Kunde müssen händisch angelegt werden. 

Prozess für den Workaround: 

Schritt 1: Verbrauchsdaten für Bestandskunden importieren: 

1. Hochladen der Datei 

2. Button "Import Consumption Data" 

Schritt 2: Neu-Kunden importieren 

1. 1. Button "Process Raw Data" 
   2. Button "Start Import Customer Data"

Schritt 3: Verbrauchsdaten für Neu-Kunden importieren

1. 1. Neuen Import starten
   2. Selbe Datei hochladen 
   3. Button "Start Import Consumption Data"

Schritt 4: Kontakte & Adressen für Neu-Kunden händisch anlegen 

Schritt 5: Subscriptions für Neu-Kunden händisch anlegen 

1.5 SEPA-Mandate & Bankdaten

• SEPA-Mandate werden aus den Gridware-Daten importiert und als SEPA Mandate im neuen DocType in ERPNext angelegt.

• Kundenbankkonten werden zusätzlich als Bank Account erfasst und mit:

  • dem Kunden

  • und dem zugehörigen SEPA-Mandat
    verknüpft.

1.5 Zeitliche Abfolge im Gesamtsystem

• T+0: Ende des Abrechnungszeitraums

• T+3 Tage: Automatisierter Import der Gridware-CSV in ERPNext

• T+4 Tage: Trigger der Subscriptions auf Basis der importierten Verbrauchsdaten

• Rechnungen werden anschließend automatisch im Draft-Status erzeugt

• ACHTUNG! Existiert für einen Kunden keine Subscription, wird keine Rechnung erstellt

2. Abonnements & Abrechnung

Dieses Kapitel beschreibt die Abrechnungslogik innerhalb von ERPNext sowie die Verknüpfung von Verbrauchsdaten, Abonnements und Rechnungen. Ziel ist eine automatisierte, nachvollziehbare und skalierbare Abrechnung auf Basis der aus Gridware importierten Verbrauchsdaten.

2.1 Rolle der Abonnements im Abrechnungsprozess

• In ERPNext dienen Subscriptions (Abonnements) als zentrale Abrechnungseinheit.

• Jedes Abonnement ist:

  • einem Kunden zugeordnet,

  • mit einem oder mehreren Abrechnungsartikeln (Items) verknüpft,

  • und zeitlich (Startdatum / Abrechnungszyklus) definiert.

• Die Subscriptions bilden die fachliche Klammer zwischen:

  • Verbrauchsdaten

  • Rechnungen

  • Zahlungsabwicklung

2.2 Verknüpfung von Verbrauchsdaten mit Abonnements

• Nach erfolgreichem Import der Gridware-Verbrauchsdaten werden die Consumption Data Entries den passenden Abonnements zugeordnet.

• Die Zuordnung erfolgt anhand definierter Kriterien, u. a.:

  • Kunde

  • Abrechnungszeitraum

  • Artikel "M100055"

• Nur Verbrauchsdaten, die einem gültigen Abonnement zugeordnet werden können, werden für die Abrechnung berücksichtigt.

2.3 Automatisierte Rechnungserstellung über Subscriptions

• Die Rechnungserstellung erfolgt nicht manuell, sondern wird über die Subscriptions gesteuert.

• Der Prozess läuft wie folgt ab:

  1. Abschluss des Verbrauchsdatenimports

  2. Trigger der Subscriptions

  3. Automatische Erstellung der Sales Invoices

• Die Rechnungen werden standardmäßig im Draft-Status erzeugt, um eine fachliche Prüfung zu ermöglichen.

2.4 Abrechnungslogik und Abhängigkeiten

• Eine Rechnung wird nur dann erzeugt, wenn:

  • ein aktives Abonnement existiert

  • und diesem Abonnement relevante Verbrauchsdaten zugeordnet sind

• Existiert kein Abonnement, erfolgt keine Rechnungserstellung, auch wenn Verbrauchsdaten vorliegen.

• Dadurch wird sichergestellt, dass:

  • nur freigegebene Kunden abgerechnet werden

  • keine ungewollten Rechnungen entstehen

2.5 Bekannte Randbedingungen und offene Punkte

• Subscriptions müssen vor dem Abrechnungslauf korrekt eingerichtet sein.

• Änderungen an:

  • Items

  • Preisen

  • Abrechnungslogiken
    wirken sich unmittelbar auf die Rechnungserstellung aus.
    

3. Rechnungserstellung & Verbrauchsdaten-Anhang

Dieses Kapitel beschreibt die Erstellung der Ausgangsrechnungen in ERPNext sowie die Integration der Verbrauchsdaten als Bestandteil der Rechnungsdokumente.

3.1 Erstellung von Ausgangsrechnungen (Sales Invoices)

• Ausgangsrechnungen werden automatisiert über die Subscriptions erzeugt.

• Die Rechnungserstellung erfolgt nach erfolgreichem:

  • Import der Verbrauchsdaten

  • Verknüpfung der Verbrauchsdaten mit den Abonnements

• Jede Rechnung wird zunächst im Draft-Status erstellt, um eine fachliche Prüfung zu ermöglichen.

3.2 Verknüpfung von Rechnungen und Verbrauchsdaten

• Jede erzeugte Rechnung ist eindeutig mit den zugrunde liegenden Consumption Data Datensatz verknüpft.

• Diese Verknüpfung stellt sicher, dass:

  • jede Rechnung nachvollziehbar ist

  • die zugrunde liegenden Verbräuche jederzeit eingesehen werden können

• Die Verbrauchsdaten bleiben auch nach Rechnungserstellung unverändert erhalten und erhalten den Status "in Rechnung gestellt". 

3.3 Rechnungsdruckformat & Verbrauchsdaten-Anhang

• Für die Rechnungen wurde ein erweitertes Druckformat umgesetzt.

• Das Rechnungsdokument besteht aus:

  1. Standard-Rechnungsübersicht
     (Rechnungskopf, Kunde, Rechnungspositionen, Beträge, Steuern)

  2. Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
     (aggregierte Darstellung je Abrechnungszeitraum)

  3. Detaillierter Verbrauchsdaten-Anhang
     (Auflistung aller einzelnen Transaktionen / Messwerte)

• Der Verbrauchsdaten-Anhang ist Bestandteil des Rechnungs-PDFs und wird gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt.

4. SEPA-Lastschriftverfahren

Dieses Kapitel beschreibt die Umsetzung der Zahlungsabwicklung per SEPA-Lastschrift in ERPNext.

4.1 Grundlage der SEPA-Zahlungsabwicklung

• Die Zahlungsabwicklung erfolgt auf Basis von:

  • Becharged Unternehmensstammdaten

  • Kundenstammdaten

  • Bankverbindungen

  • SEPA-Mandaten

  • Kunden-Rechnungen
    

4.2 Automatisches Befüllen des SEPA Direct Debit DocTypes

• Das SEPA Direct Debit DocType wird automatisch befüllt aus:

  • Unternehmensdaten (z. B. Gläubiger-ID, Bankverbindung)

  • Kundendaten (Bankkonto, Mandatsreferenz)

  • Rechnungs- und Transaktionsdaten

• Die Daten werden systemseitig zusammengeführt und validiert.

4.3 Erstellung der SEPA XML-Dateien

• Auf Basis der befüllten SEPA Direct Debit Datensätze werden SEPA XML-Dateien generiert.

• Die XML-Dateien enthalten:

  • alle relevanten Lastschriftinformationen

  • gebündelt für einen definierten Abrechnungszeitraum

• Die Dateien dienen der manuellen Sammelübermittlung an die Bank.

4.4 Prozess & Status

• Aktuell besteht der DocType SEPA Direct Debit ohne jegliche Automation/Filter
  
• Notwendige Konfigurationen für Kreditoren-Infos fehlen
• Es muss automatisch ein Payment Entry erstellt werden für die verlinkten Rechnungen