Kapitel 1 – Einführung & Systemübersicht 1. Einleitung Ziel dieser Dokumentation Diese Dokumentation beschreibt die von phamos implementierte ERPNext-Lösung für die becharged GmbH. Sie dient als zentrale Wissensbasis für die Betreuung, Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems. Im Gegensatz zu einer klassischen Benutzerdokumentation konzentriert sich dieses Handbuch auf die projektspezifischen Prozesse, Datenstrukturen und Erweiterungen, die im Rahmen der Implementierung entwickelt wurden. Es ergänzt die Standarddokumentation von ERPNext und dokumentiert die individuelle Lösung, die für die Anforderungen von becharged umgesetzt wurde. Die Dokumentation verfolgt dabei drei zentrale Ziele: Dokumentation der implementierten ERPNext-Lösung einschließlich aller projektspezifischen Erweiterungen und Integrationen. Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Grundlage für den Betrieb und die zukünftige Weiterentwicklung des Systems. Aktueller Stand (01.09.26): Zwei Betriebsarten CSV-Phase (produktiv). Monatliche Gridware-CSV mit Verbräuchen. Daraus entstehen Consumption Data und Rechnungen über ERPNext-Subscriptions. API-Phase (Ziel). Gridware liefert Stammdaten, Verträge und einzelne Ladevorgänge. ERPNext speichert jeden Vorgang als Gridware Usage. Daraus werden Customer Usage Data (CUD) und Supplier Usage Data (SUD) gebündelt. Aus CUD wird eine Sales Invoice. Aus SUD wird eine Purchase Invoice (#57, #90, #129, #174). Beide Wege können eine Zeit lang parallel relevant sein. Prüfen Sie vor der Abrechnung, welcher Datensatz für den Kunden gilt. 1.1 Projektkontext Die becharged GmbH ist ein Full-Service-Dienstleister für Planung, Betrieb und kaufmännische Verwaltung von Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge. Das Unternehmen begleitet seine Kunden über den gesamten Lebenszyklus einer Ladeinfrastruktur, von der Projektierung und Standortplanung über den technischen Betrieb bis hin zur laufenden Abrechnung von Ladevorgängen und wiederkehrenden Gebühren. Zum Leistungsportfolio gehören unter anderem: Projektierung und Standortplanung Betrieb und Verwaltung von Ladeinfrastruktur Verwaltung von Kunden und Verträgen Abrechnung von Ladevorgängen Abrechnung wiederkehrender Monatsgebühren Lieferantenabrechnungen und Rückvergütungsmodelle Support, Wartung und Updates Vertrieb von Hardware und Dienstleistungen Mit dem Wachstum der Ladeinfrastruktur steigen auch die Anzahl der Kunden, Verträge, Betreiber und Ladevorgänge. Dadurch entstehen komplexe kaufmännische Prozesse, die mit Standard-ERP-Funktionalitäten allein nicht vollständig abgebildet werden können. Früher kamen monatliche Gridware-Auswertungen. Die Beträge wurden per Excel oder Power BI in ERPNext-Rechnungen übertragen (#3). Die Custom App macht denselben Weg durchgängig in ERPNext. 1.2 Ziel der ERPNext-Implementierung Das Ziel der ERPNext-Implementierung besteht darin, sämtliche kaufmännischen Prozesse zentral innerhalb eines Systems abzubilden und gleichzeitig die technische Verwaltung der Ladeinfrastruktur weiterhin Gridware zu überlassen. Während Gridware sämtliche technischen Informationen verwaltet, übernimmt ERPNext die kaufmännische Verarbeitung dieser Daten. 1.3 Systemlandschaft Die Gesamtlösung besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, die jeweils klar definierte Aufgaben übernehmen. System Verantwortungsbereich Gridware Verwaltung der Ladeinfrastruktur und technischer Stammdaten ERPNext Kaufmännische Prozesse, Abrechnung und Finanzwesen Customer Portal Selbstservice für Kunden (geplant bzw. im Ausbau) Bank Verarbeitung der SEPA-Lastschriften DATEV Finanzbuchhaltung E-Mail Versand von Rechnungen, Mahnungen und Benachrichtigungen Die einzelnen Systeme kommunizieren über definierte Schnittstellen miteinander und bilden gemeinsam die becharged-Plattform. 1.4 Rollen der Systeme Gridware Gridware ist das führende System für sämtliche technischen Betriebsdaten der Ladeinfrastruktur. Über die User, Owner und Backoffice Ansicht können die Stakeholder ihre Anliegen verwalten.  Hier werden unter anderem verwaltet: Organisationen Personen Verträge Ladestationen Ladevorgänge Zahlungsmethoden SEPA-Stammdaten Diese Informationen werden regelmäßig über REST-APIs nach ERPNext synchronisiert. ERPNext ERPNext bildet die kaufmännische Plattform der becharged-Lösung. Neben den Standardfunktionen von ERPNext wurden zahlreiche projektspezifische Erweiterungen entwickelt. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören: Verwaltung von Kunden und Lieferanten Verwaltung der Vertragsabbilder Verarbeitung der Verbrauchsdaten Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen Verwaltung von Abonnements Zahlungsabwicklung SEPA-Lastschriftverfahren E-Rechnungen Mahnwesen DATEV-Export Customer Portal Individuelle Druckformate ERPNext ist somit das führende System für sämtliche kaufmännischen Prozesse. 1.5 Architekturprinzipien Während der Implementierung wurden einige grundlegende Architekturprinzipien definiert. Diese bilden die Basis für zukünftige Erweiterungen und sollten bei allen Weiterentwicklungen berücksichtigt werden. Gridware ist das führende System für technische Stammdaten Technische Informationen werden ausschließlich in Gridware gepflegt und anschließend nach ERPNext synchronisiert. Hierzu gehören insbesondere: Verträge Personen Organisationen Ladestationen Zahlungsmethoden ERPNext ist das führende System für kaufmännische Prozesse Alle kaufmännischen Dokumente entstehen ausschließlich innerhalb von ERPNext. Dazu gehören: Angebote Aufträge Kundenrechnungen Lieferantenabrechnungen Gutschriften Mahnungen Payment Entries Finanzexporte Automatisierung vor manueller Bearbeitung Ein zentrales Ziel der Implementierung ist die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Hierzu zählen insbesondere: API-Synchronisationen Verarbeitung von Ladevorgängen Aggregation von Verbrauchsdaten Kunden- und Lieferantenabrechnung Erstellung von Rechnungen Zahlungsabwicklung Druckformate Portalprozesse Manuelle Eingriffe sollen nur in Ausnahmefällen erforderlich sein. 1.6 Geschäftsprozess im Überblick Die ERPNext-Lösung bildet den vollständigen kaufmännischen Prozess von der Synchronisation der technischen Daten bis zur Finanzbuchhaltung ab. Der vereinfachte Ablauf gliedert sich in folgende Schritte: Synchronisation der Stammdaten und Ladevorgänge aus Gridware Verarbeitung und Aggregation der Verbrauchsdaten Erstellung von Customer Usage Data und Supplier Usage Data Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen Zahlungsabwicklung über SEPA Übergabe der Buchungsdaten an DATEV Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, die monatliche Abrechnung mit möglichst geringem manuellen Aufwand durchzuführen. 1.7 Rollen und Berechtigungen Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation arbeiten alle Benutzer innerhalb von ERPNext mit weitgehend identischen Berechtigungen. Im Rahmen der weiteren Systementwicklung ist geplant, rollenbasierte Berechtigungskonzepte einzuführen, um Verantwortlichkeiten klarer zu trennen und den Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt zu steuern. 1.8 Aufbau der Dokumentation Die Dokumentation orientiert sich an den fachlichen Geschäftsprozessen und nicht an der technischen Struktur von ERPNext. Jedes Kapitel beschreibt: den fachlichen Hintergrund und den Business-Zweck, die beteiligten Datenobjekte und ERPNext-Doctypes, den Prozessablauf innerhalb des Systems, vorhandene Automatisierungen, typische Fehlerbilder und deren Analyse, sowie Hinweise für Betrieb und zukünftige Weiterentwicklungen. Auf diese Weise dient die Dokumentation sowohl als Nachschlagewerk für den laufenden Betrieb als auch als Grundlage für die Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter und die langfristige Weiterentwicklung der ERPNext-Lösung.