Kapitel 10 - Rechnungsstellung

Ziel dieses Kapitels
Nachdem die Ladevorgänge aus Gridware synchronisiert und über Customer Usage Data beziehungsweise Supplier Usage Data für die Abrechnung aufbereitet wurden, erfolgt die eigentliche Rechnungsstellung in ERPNext.
Die Rechnungsstellung umfasst zwei grundsätzlich unterschiedliche Richtungen:
Kundenabrechnung: Erstellung von Sales Invoices für Leistungen, die becharged gegenüber Kunden abrechnet.
Lieferantenabrechnung: Abrechnung von Beträgen, die einem Lieferanten beziehungsweise Betreiber zustehen.
Neben der eigentlichen Belegerstellung umfasst der Prozess auch die kundenspezifischen Druckformate, den Verbrauchsdatenanhang sowie die elektronische Rechnung.
10.1 Überblick
Nach der Verarbeitung der Ladevorgänge werden die aggregierten Daten für die Rechnungsstellung verwendet.
Dabei gibt es zwei Abrechnungsrichtungen:
Abrechnung
Grundlage
Ergebnis
Kundenabrechnung
Customer Usage Data
Sales Invoice
Lieferantenabrechnung
Supplier Usage Data
Purchase Invoice / Gutschrift
10.2 Kundenabrechnung
Die Kundenabrechnung erfolgt über die ERPNext Sales Invoice.
Der Prozess ist:
Gridware Usage → Customer Usage Data → Sales Invoice → Verbrauchsdatenanhang → Zahlung
Mehrere Ladevorgänge werden zunächst in Customer Usage Data zusammengefasst. Auf der Rechnung werden diese nicht einzeln als Positionen dargestellt, sondern kaufmännisch aggregiert.
Die einzelnen Transaktionen bleiben über den Verbrauchsdatenanhang nachvollziehbar.
Neben verbrauchsabhängigen Ladekosten können auch wiederkehrende Gebühren sowie weitere Produkte und Dienstleistungen über Sales Invoices abgerechnet werden.
Dienstwagen / Reimbursement
Bei Dienstwagenabrechnungen werden die relevanten Ladevorgänge der Company Car Driver eines Unternehmens zusammengefasst.
Die Sales Invoice enthält den kumulierten Betrag. Im Verbrauchsdatenanhang wird anschließend dargestellt, wie sich dieser Betrag auf die einzelnen Mitarbeiter und Ladevorgänge verteilt.
10.3 Lieferantenabrechnung
Die Lieferantenabrechnung bildet den Gegenprozess zur Kundenabrechnung.
Gridware Usage → Supplier Usage Data → Purchase Invoice / Gutschrift → Auszahlung
Supplier Usage Data fasst die abrechnungsrelevanten Ladevorgänge eines Lieferanten zusammen und bildet die Grundlage für dessen Vergütung.
Die Automatisierung dieses Prozesses befindet sich aktuell noch im Ausbau.
10.4 Verbrauchsdatenanhang
Der Verbrauchsdatenanhang stellt transparent dar, aus welchen Ladevorgängen sich ein Rechnungsbetrag zusammensetzt.
Je nach Abrechnungsmodell enthält er beispielsweise:
Mitarbeiter bzw. Kunde
Ladevorgänge und Zeitraum
Verbrauch
Netto- und Steuerbeträge
Gesamtbetrag
Damit bleibt die eigentliche Rechnung kompakt, während die vollständigen Abrechnungsdetails im Anhang nachvollziehbar sind.
10.5 Druckformate und E-Rechnung
Für die Rechnungsstellung werden angepasste ERPNext-Druckformate verwendet.
Zusätzlich unterstützt die Lösung die elektronische Rechnungsstellung. Dafür müssen insbesondere Kunden-, Adress-, Steuer-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen vollständig hinterlegt sein.
Bei Fehlern in der E-Rechnung sollten deshalb zunächst die zugrunde liegenden Stammdaten und Rechnungsinformationen geprüft werden.
10.6 Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse
Jeder Rechnungsbetrag soll bis zu seinem Ursprung zurückverfolgt werden können:
Invoice → Customer/Supplier Usage Data → Gridware Usage → Gridware Contract → Gridware Party
Bei Abweichungen sollte genau in dieser Reihenfolge geprüft werden, auf welcher Ebene der Fehler entstanden ist.
Synchronisierte Quelldaten sollten dabei grundsätzlich nicht manuell in ERPNext korrigiert werden. Sind bereits die Gridware-Daten fehlerhaft, muss die Korrektur im führenden System erfolgen.
10.7 Zusammenfassung
Die Rechnungsstellung überführt die aufbereiteten Usage-Daten in die klassischen ERPNext-Belege.
Customer Usage Data bildet die Grundlage für die Kundenabrechnung, Supplier Usage Data für die Lieferantenabrechnung. Der Verbrauchsdatenanhang stellt die einzelnen Transaktionen transparent dar, während Druckformat und E-Rechnung die finale Ausgabe des kaufmännischen Belegs übernehmen.
Die anschließende Zahlungsabwicklung und SEPA-Verarbeitung wird im nächsten Kapitel beschrieben.