Projektumfang und Arbeitspakete 15.01.

Gesamtüberblick Projektumfang

1. Datenimport aus Gridware

• Automatisierter Import von Gridware-Daten in ERPNext per CSV 

• Automatisches Abrufen der monatlichen CSV-Dateien und Import in ERPNext

• Aufbereitung, Validierung und Mapping der Daten auf die entsprechenden ERPNext DocTypes
  

1.1 Verbrauchsdaten

• Import und Befüllen von Verbrauchsdaten (Consumption Data Entries)

• Strukturierte Ablage je Kunde und Abrechnungszeitraum

1.2 Kundenstammdaten

• Importieren und Anlegen von Neukunden

1.3 Kundenstammdaten

• Importieren, Anlegen und Verlinken von:

  • Kontaktdaten

  • Adressdaten

1.3 SEPA-Mandate & Bankdaten

• Importieren, Anlegen und Verlinken von SEPA-Mandaten

• Anlage und Verknüpfung von Kunden-Bankkonten

2. Abonnements & Abrechnung

• Verknüpfung von Verbrauchsdaten mit Abonnements

• Nutzung der Abonnements als Grundlage für die automatisierte Rechnungserstellung

3. Rechnungserstellung

• Erstellung von Ausgangsrechnungen (Sales Invoices)

• Integration eines Verbrauchsdaten-Anhangs in die Rechnungsdokumente

4. SEPA Lastschriftverfahren 

• Automatisches Befüllen des SEPA Direct Debit DocTypes aus:

  • Unternehmensdaten

  • Kundendaten

  • Rechnungs- und Transaktionsdaten

• Erstellung von SEPA XML-Dateien zur Sammelübermittlung an die Bank

5. Systemeinrichtung & Betrieb

• Installation und Konfiguration der erforderlichen Standard-Apps in ERPNext

• Systemeinrichtung und Betrieb eines lokal gehosteten Produktivsystems

Go Live Planung

Priorität 1 – Paket 1 ~10 std

Bereitstellung bis: 01.02.

Umfang

• Becharged App Funktionalität

  • Datenimport aus Gridware CSV Datei

    • Importieren und Befüllen von Verbrauchsdaten

    • Importieren und Anlegen von Neukunden

  • Verknüpfung von Verbrauchsdaten mit Abonnements

  • Erstellung von Rechnungsdokumenten inkl. Verbrauchsdaten-Anhang

• Abnahme Test auf Entwicklungssystem
  • Ausführliches Testen mit Projektverantwortlichen (Sarah & Matthias)
• Einrichtung Produktiv-System
  • Becharged: Bereitstellung Zugriff auf Produktivsystem für Phamos, mit Möglichkeit Apps einzuspielen und Updates zu installieren (Plan via SSH)
  • Installation und Konfiguration von BeCharged Custom App
• Erstellung der Januar Abbrechnung via automisierter Verarbeitung der Gridware CSV

Priorität 2 – Paket 2 ~20 std

Installation & Konfiguration von Standard-Apps

• Zahlungsabgleich

  • Installation der Kefiya-App in ERPNext

  • Umfang: Installation & grundlegende Konfiguration 

  • Anbindung der folgenden Zahlungsarten (technische Verfügbarkeit vorausgesetzt):

    • Must-haves:

      • Grenke Bank

      • PayPal (vorbehaltlich der Unterstützung durch Kefiya)

    • Nice-to-haves
      • Stripe (vorbehaltlich der Unterstützung durch Kefiya)
      • Evalon (vorbehaltlich der Unterstützung durch Kefiya)

• Finanzbuchhaltung

  • DATEV Standard App

    • Zweck: Ermöglichung der Belegübertragung an DATEV Unternehmen Online

    • Umfang: Installation der DATEV Standard App in ERPNext
      

    • Abgrenzung: Die Leistung beschränkt sich vorerst auf die Installation der App.

• E-Rechnung

  • e-Invoice für Ausgangsrechnungen

    • Umfang: Installation und grundlegende Konfiguration der e-Invoice-Funktionalität für Ausgangsrechnungen
      

    • Aufbereitung von Stammdaten: Aufbereitung und Korrektur relevanter Stammdaten durch BeCharged, um typische e-Invoice-Fehler (z. B. fehlende Pflichtfelder) zu vermeiden

  • PDF on Submit für e-Invoicing

    • Zweck: Automatische Generierung von Rechnungs-PDFs im Rahmen des e-Invoicing-Prozesses

    • Umfang: Installation und Konfiguration der App „PDF on Submit“
      

• Paket-Versand

  • ERPNext Shipping mit Packlink

  • Umfang: Installation der ERPNext Shipping App (Packlink)

    • Abgrenzung: Die Leistung umfasst ausschließlich die Installation der App. Eine fachliche Einrichtung, Tarifkonfiguration oder Prozessintegration ist nicht Bestandteil dieses Pakets.

• IBAN-Prüfung und VAT-Nummern
  
  • Installation der App „ERPNext Germany“
  • Zweck: Bereitstellung technischer Grundlagen für:
    • IBAN-Prüfungen
    • Validierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
  • Umfang: Die Leistung beschränkt sich auf die Installation der App.

Priorität 3 – Paket 3 ~20 std

Individualentwicklung

• Automatisches Importieren der CSV Datei über Microsoft Power BI

• Datenimport aus Gridware

  • Importieren, Anlegen und Verlinken von SEPA-Mandaten und Bankkonten

• Zahlungsabwicklung via SEPA

  • Automatisches Befüllen des SEPA Direct Debit DocTypes

  • Erstellung der SEPA XML-Dateien

Priorität 4 – Paket 4 ~20 std

Individualentwicklung

• Datenimport aus Gridware

  • Importieren, Anlegen und Verlinken von Kontakt- und Adressdaten