MVP Kundenportal

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MVP-Konzept: Kundenportal auf Basis von ERPNext für Dienstwagen & Ladestationen

Ziel des MVP

Ziel ist die Entwicklung eines Kundenportals auf Basis des bestehenden ERPNext-Ticketsystems, um aktuell manuelle Prozesse rund um Dienstwagen und Ladestationen zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der Fokus des MVP liegt darauf:

Zusammenfassung der aktuellen Prozesse

Prozess 1: Dienstwagenanlage

Aktueller Prozess

  1. Der Fuhrparkmanager meldet sich bzw. kontaktiert BeCharged.

  2. Eine PDF mit den relevanten Informationen wird an Matthias geschickt.

  3. Matthias überträgt die Informationen manuell aus der PDF in Gridware.

  4. Die Daten werden dort über ein bestehendes Webformular eingepflegt.

  5. Erst danach wird der Kundendatensatz in Gridware angelegt.

Probleme im aktuellen Prozess

Zielprozess (Soll-Prozess)

  1. Der Fuhrparkmanager meldet sich im ERPNext-Kundenportal an.

  2. Das Formular „Dienstwagen“ wird direkt online ausgefüllt.

  3. Die Daten werden automatisiert in ERPNext gespeichert.

  4. Automatisch wird ein Kundendatensatz erstellt.

  5. Die Daten werden anschließend automatisiert nach Gridware übertragen.

  6. Gridware wird dadurch zum nachgelagerten System.

Prozess 2: Anlage & Pflege von Ladestationen

Aktueller Prozess

  1. Ein Angebot wird an den Kunden verschickt.

  2. Gemeinsam mit dem Angebot wird eine PDF zur Datenerfassung versendet.

  3. Der Betreiber der Ladestation füllt die PDF aus.

  4. Die Informationen werden manuell in ERPNext übertragen.

  5. Anschließend wird ein Auftrag erstellt.

  6. Danach werden die Daten zusätzlich in Gridware angelegt.

  7. Anschließend wird ein Starter-Kit (SIM-Karten, Ladekarten, Sticker etc.) an den Kunden versendet.

Probleme im aktuellen Prozess

Zielprozess (Soll-Prozess)

  1. Der Kunde erhält Zugriff auf ein digitales Formular im ERPNext-Portal.

  2. Die bisherige PDF wird vollständig durch ein Webformular ersetzt.

  3. Der Kunde trägt alle relevanten Daten direkt online ein.

  4. Die Daten werden automatisiert in ERPNext gespeichert.

  5. Auf Basis der Daten können direkt Angebot und Auftrag erstellt werden.

  6. Die relevanten Informationen werden automatisiert nach Gridware übertragen.

  7. Anschließend wird automatisiert bzw. operativ das Starter-Kit versendet.

Ergänzende Erkenntnisse aus Audioanalyse (Teil 1)

Wichtige fachliche Erkenntnisse

1. ERPNext soll zum führenden System werden

Aus der Audio wird deutlich, dass aktuell viele Stammdaten erst verspätet oder indirekt entstehen. Zielbild ist eindeutig:

Besonders wichtig:

Aktuell entstehen wichtige Stammdaten oft erst im Angebot- oder Auftragsprozess. Dies führt zu redundanten Schritten und Medienbrüchen.

2. Kundenportal als zentraler Einstiegspunkt

Das bestehende Kundenportal soll erweitert werden.

Neue Anforderungen:

Zusätzliche Perspektive:

Langfristig ist eine Single-Sign-On-Logik zwischen Gridware und ERPNext angedacht.

3. Ticketsystem-Integration ist strategisch wichtig

Die Lösung soll nicht nur Formulare abbilden, sondern eng mit dem bestehenden Ticketsystem verknüpft werden.

Dadurch sollen:

Wichtige Erkenntnis:

Die Formulare sind nicht isolierte Eingabemasken, sondern sollen direkt mit Ticket-Workflows verbunden werden.

4. Dienstwagen-Prozess: Erweiterte Anforderungen

Zusätzliche Erkenntnisse

Neue MVP-Anforderungen

5. Ladestationen-Prozess: Erweiterte Anforderungen

Wichtige Prozesslogik

Der Prozess startet aktuell meist über:

  1. Kontaktaufnahme

  2. Angebot

  3. PDF-Versand

  4. Rücksendung ausgefüllter Daten

  5. manuelle Übertragung

  6. Auftragserstellung

  7. Gridware-Anlage

  8. Versand Starter-Kit

Kritischer Pain Point

Die Datenerfassung passiert aktuell zu spät im Prozess.

Viele Informationen werden erst nach Angebot oder Auftrag eingeholt.

Dadurch entstehen:

Neue MVP-Anforderungen

6. Starter-Kit-Prozess muss berücksichtigt werden

Die Audio zeigt, dass der Versand des Starter-Kits operativ relevant ist.

Bestandteile des Starter-Kits

Neue Anforderungen

7. Formulare müssen dynamisch sein

Die Audio deutet darauf hin, dass unterschiedliche Varianten und Ausprägungen existieren.

Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

8. Datenqualität & Automatisierung sind Hauptziel

Das eigentliche strategische Ziel scheint nicht nur Digitalisierung zu sein, sondern:

9. Potenzielle Rollen im MVP

Externe Rollen

Interne Rollen

10. Technische Architektur-Anforderungen

Integrationen

Zukünftige Optionen

11. Offene Fragen für die nächste Workshoprunde

Fachlich

Technisch

Übergeordneter MVP-Anforderungskatalog

1. Benutzer- & Portalmanagement

Muss-Anforderungen

Optional für spätere Phasen

2. Webformulare

Formular 1: Dienstwagen

Anforderungen

Mögliche Formularfelder

Formular 2: Ladestationen

Anforderungen

Mögliche Formularfelder

3. ERPNext Integration

Muss-Anforderungen

4. Gridware Integration

Muss-Anforderungen

Zielarchitektur

ERPNext wird führendes System.

Gridware wird ausschließlich mit relevanten Daten aus ERPNext versorgt.

5. Prozessautomatisierung

MVP-Automatisierungen

6. Ticket- & Statussystem

Anforderungen

Beispielstatus

7. Dokumentenmanagement

Anforderungen

8. Reporting & Administration

Anforderungen

Prozesszeichnungen

Prozess 1 – Dienstwagen

IST-Prozess

Fuhrparkmanager
        ↓
PDF wird an Matthias geschickt
        ↓
Matthias überträgt Daten manuell
        ↓
Manuelle Eingabe in Gridware
        ↓
Kundendatensatz entsteht in Gridware

SOLL-Prozess

Fuhrparkmanager loggt sich im Portal ein
        ↓
Webformular „Dienstwagen“ ausfüllen
        ↓
Daten werden in ERPNext gespeichert
        ↓
Automatische Kundendatensatz-Erstellung
        ↓
Automatische Synchronisation zu Gridware
        ↓
Vorgang abgeschlossen

Prozess 2 – Ladestationen

IST-Prozess

Angebot wird verschickt
        ↓
PDF zur Datenerfassung wird mitgeschickt
        ↓
Kunde füllt PDF aus
        ↓
Manuelle Übertragung in ERPNext
        ↓
Auftrag wird erstellt
        ↓
Daten werden zusätzlich in Gridware angelegt
        ↓
Starter-Kit wird versendet

SOLL-Prozess

Kunde erhält Zugriff auf Webformular
        ↓
Ladestationsdaten werden online eingegeben
        ↓
Daten werden in ERPNext gespeichert
        ↓
Automatische Erstellung von Angebot/Auftrag
        ↓
Automatische Synchronisation nach Gridware
        ↓
Starter-Kit Versandprozess startet
        ↓
Vorgang abgeschlossen

Empfehlung für die MVP-Umsetzung

Phase 1 – MVP

Fokus auf:

Phase 2 – Erweiterungen

Mögliche Erweiterungen:

Ergänzende Erkenntnisse aus Audioanalyse (Teil 2)

12. MVP soll bewusst als Demo-/Proof-of-Concept aufgebaut werden

Aus Teil 2 wird deutlich:

Der erste MVP dient primär dazu, intern zu demonstrieren, wie ERPNext, Kundenportal, Formulare und Automatisierung zusammenspielen können.

Das Ziel des ersten MVPs ist daher nicht Vollständigkeit, sondern:

Wichtige Erkenntnis:

Es reicht zunächst ein kleiner funktionaler Showcase.

13. Strategischer Fokus: Automatisierte Artikel- & SIM-Kartenlogik

Ein zentrales Problem im aktuellen Prozess ist die manuelle Zuordnung von:

Zielbild

Das System soll:

Beispiel:

Wenn ein Kunde einen bestimmten Wallbox-Typ auswählt, sollen automatisch:

bereitgestellt werden.

14. Kundenportal soll operative Fehler reduzieren

Die Audio macht deutlich, dass aktuell viele Fehler entstehen durch:

Das Portal soll diese Risiken eliminieren.

15. Dynamische Verknüpfung von Kundendaten

Wichtige neue Anforderung:

Wenn ein Kunde bereits existiert:

Das reduziert:

16. Formularlogik soll intelligent werden

Die Audio zeigt, dass Formulare nicht statisch gedacht sind.

Anforderungen

Formulare sollen abhängig von:

unterschiedliche Felder und Prozesse anzeigen.

Beispiele

17. QR-Code- & Link-Management ist ein zentraler Bestandteil

Die Audio zeigt einen bisher nicht erkannten wichtigen Prozess:

Aktueller Zustand

Zielzustand

QR-Codes und Aktivierungslinks sollen:

sein.

18. Inbetriebnahme-Prozess der Ladestationen

Ein wichtiger Teilprozess wurde deutlich:

Aktueller Prozess

  1. Starter-Kit wird verschickt

  2. Kunde erhält QR-Codes/Links

  3. Kunde aktiviert Wallbox/Ladepunkt

  4. Teilweise manuelle Eingaben notwendig

  5. Konfiguration wird aktiviert

Probleme

MVP-Ziel

19. Kundenportal soll perspektivisch Wissensplattform werden

Die Audio zeigt, dass aktuell viele Informationen intern als:

geführt werden.

Zielbild

Das Kundenportal soll perspektivisch:

Mögliche Inhalte

20. Portalstruktur / mögliche UX-Struktur

Die Audio deutet bereits eine sinnvolle Struktur an:

Beispielhafte Navigation

Dashboard

Dienstwagen

Ladestationen

Dokumente

Support / Tickets

21. ERPNext soll operative Intelligenz abbilden

Das Ziel ist nicht nur Datenspeicherung.

ERPNext soll operative Regeln kennen:

Damit entsteht:

22. MVP-Umsetzungsempfehlung (technisch)

Empfohlener MVP-Umfang

Phase 1

Phase 2

Phase 3

23. Kritische Erfolgsfaktoren

Fachlich

Technisch

Operativ

24. Wichtigste strategische Erkenntnis

Die Audio zeigt sehr deutlich:

Das eigentliche Ziel ist nicht nur ein Formularsystem.

Das Ziel ist:

ERPNext wird damit perspektivisch zum operativen Kernsystem.

Ergänzende Erkenntnisse aus Audioanalyse (Teil 3)

25. Das eigentliche Problem ist fehlende Zentralisierung

Teil 3 macht sehr deutlich:

Das Kernproblem ist inzwischen weniger die reine Dateneingabe, sondern die fehlende Zentralisierung von:

Die Informationen liegen aktuell verteilt in:

Das erzeugt:

26. Kundenportal soll zentrale Informationsplattform werden

Die Audio bestätigt sehr klar:

Das Kundenportal soll perspektivisch zur zentralen Plattform für Kunden werden.

Kunden sollen dort zukünftig sehen können:

Dadurch entsteht:

27. Vertragsmanagement wird ein wichtiger zukünftiger Bestandteil

Aus der Audio ergibt sich:

Verträge spielen operativ eine deutlich größere Rolle als zunächst angenommen.

Aktuelle Probleme

Relevante Vertragsbestandteile

Neue Anforderungen

28. Ladepunktverwaltung wird ein zentrales Datenmodell

Die Audio zeigt:

Ladepunkte sind eines der wichtigsten Objekte im zukünftigen System.

Pro Ladepunkt relevant

Konsequenz

Die Ladepunktverwaltung sollte perspektivisch als eigenes zentrales Objektmodell aufgebaut werden.

29. ERPNext soll operative Übersicht schaffen

Ein großes Problem aktuell:

Mitarbeitende verlieren den Überblick.

Beispiele aus der Audio:

Zielbild

ERPNext/Kundenportal soll als zentrale Übersicht dienen.

30. Reduktion von Supportaufwand ist ein Kernziel

Die Audio macht deutlich:

Viele Supportanfragen entstehen nur, weil Informationen nicht zentral zugänglich sind.

Typische Probleme

Ziel

Self-Service statt manueller Support.

31. PDF-basierte Prozesse sind strategischer Engpass

Die PDFs sind aktuell:

Dadurch entstehen enorme operative Probleme.

Strategisches Ziel

Ablösung der PDFs durch:

32. MVP soll klein starten, aber skalierbar gedacht werden

Wichtige Erkenntnis:

Es besteht Einigkeit darüber:

MVP-Ziel

Nicht Perfektion.

Sondern:

33. Wichtige zukünftige Ausbaupotenziale

Die Audio deutet viele spätere Ausbaustufen an.

Mögliche Erweiterungen

34. Zukünftige Systemrollen

Kundenrollen

Interne Rollen

35. MVP-Demo soll visuell überzeugen

Die Audio zeigt:

Der MVP dient auch als visuelles Kommunikationsmittel.

Wichtig ist daher:

Die Demo muss zeigen:

„So könnte eure zukünftige Arbeitsweise aussehen.“

36. Strategische Gesamtvision

Nach allen drei Audio-Teilen wird das eigentliche Zielbild deutlich:

Zielbild

Eine zentrale digitale Plattform für:

auf Basis von ERPNext.

37. Wichtigste Erkenntnis aus Teil 3

Das Projekt ist deutlich größer als:

„Wir bauen zwei Formulare.“

Tatsächlich geht es um:

Zielbild der zukünftigen Architektur

Kunde / Fuhrparkmanager / Ladestationsbetreiber
                    ↓
            ERPNext Kundenportal
                    ↓
             Digitale Webformulare
                    ↓
                 ERPNext
     (führendes System / zentrale Datenbasis)
                    ↓
       Automatisierte Synchronisation
                    ↓
                 Gridware

Erwarteter Mehrwert

Operativer Mehrwert

Geschäftlicher Mehrwert

Revision #3
Created 2026-05-26 12:57:40 CEST by Celia Lohner
Updated 2026-05-26 16:10:32 CEST by Celia Lohner