Weekly Mitschriften

Weekly 28.10
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Weekly 15.05
Extensive Testing: API
Extensive Testing #2

Weekly 28.10

1. Teilnehmer

Sarah
Philipp
Celia

2. Agenda

Offene Fragen:

Zugang zu deren ERP Next Live System?
In Transaktionsdaten CSV:
- In manchen Transaktionen haben Kunden keine recipientNumber - wie wird damit umgegangen?
- Welchen Typ von Kunden gibt es? Welcher wird über den Bankeinzug abgehandelt?
Bezahlprozess: Welche Formen der Bezahlung gibt es? Wann kommen die zum Einsatz?
- Elavon - Bezahlung per Karte an Terminal
- Bankeinzugsverfahren -
- Stripe
Mapping von Kundennummern:
- Kommt dieser Datensatz von Gridware?
- Gibt es eine Logik dahinter? Welche Kunden sind in ERP Next aktuell angelegt und welche nicht?
- Welche Kunden besitzen eine Gridware Nummer, aber keine ERP Next Nummer?
- Aktuell haben wir nur die Kunden gemappt, die beides haben - wie sollen wir mit dem Rest umgehen?

3. Besprochene Themen

1. Live Server Zugang

Zugangsdaten übergeben
Liveserver funktioniert

2. Datenabgleich

Dokument 1: Feldname recipientnumber
Dokument 2: Feldname customer_number
Aktuell haben wir zwei Datensätze mit unterschiedlichem Feldname
Sarah prüft, welcher Feldname in Zukunft durch CSV übermittelt wird --> Vereinheitlichung wichtig, da wir sonst nicht mit Datenimport arbeiten können

3. Zahlungsmöglichkeiten

Elavon = Bezahlung am Terminal mit Karte, wird direkt in Elavon abgebildet. Kunden werden nicht in ERP Next angelegt
PayPal & Stripe = Über QR-Code der vom Kunde gescannt wird. Auch diese Kunden werden nicht in ERP Next angelegt
External ID = Kundennummer aus ERPNext, die in Gridware gemappt wurde.

4. Kundennummern in Gridware

Gridware hat Kundennummern neu eingeführt
Ältere Kunden können keine Gridware-Kundennummer haben --> Das führt zu Lücken in der Kundennummer Datei
Wichtig für Phamos sind nur Kunden, die beides haben, denn diesen wird die Rechnung + der Bankeinzug zugeschickt:
- Gridware-Kundennummer
- ERPNext-Kundennummer

5. Consumption Data in ERPNext

Custom Doctype angelegt
Monatlicher Import aus Gridware CSV(über BeCharged)
Jeder Kunde bekommt einen Datensatz pro Monat, der sich aus der CSV ableitet
Benennung: Kundennummer_Gridwarenummer_Monat_Jahr
Gespeicherte Daten pro Kunde:
- ladestation
- Ladedauer + Konsum
- Park- und Ladegebühren
- Start- und Endzeit
Beispiel: „Celia_Lohner_Okt.25“ mit Sessions, Gesamtkonsum und Gesamtpreis

5. Herausforderungen / Risiken

Nicht alle Daten sind konsistent

6. Nächste Schritte / Action Items

Live Server kopieren auf Staging Server
Datenimport vorbereiten der Gridware CSV vorbereiten
Abklären von CSV Vereinheitlichung der Datensätze
Zusammenführen Rechnung + Anhang

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Weekly 04.11

1. Teilnehmer

Sarah
Philipp
Celia

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

1. CSV-Upload → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/25
Eine CSV-Datei von Gridware wird monatlich in ERPNext hochgeladen.
Die Daten werden analysiert, und für jeden Kunden und Monat wird ein eigener Verbrauchsdaten-Eintrag (Consumption Data Entry) erstellt.

2. Rechnungserstellung https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5291
Aus den jeweiligen Verbrauchsdaten-Einträgen kann direkt eine Verkaufsrechnung (Sales Invoice) generiert werden.
Die entsprechende Verbrauchsdaten-Datei wird mit der erstellten Rechnung verknüpft.

Die Rechnung enthält:

Artikel: M100055 – Ladevorgänge Vertragsladen
Menge: 1
Preis: Summe des Gesamtbetrags (Total Amount in Euro) aus dem jeweiligen Verbrauchsdaten-Eintrag des Monats
Artikel: M100094 – monatliche Grundgebühr (wird automatisch als zweite Rechnungszeile hinzugefügt)

3. Rechnungsanhang / Druckformat → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/15
Das Rechnungsdruckformat besteht aus:

Standard-Übersicht der Rechnung
Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
Detaillierte Auflistung aller einzelnen Transaktionen

4. Label-Update https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5291
Sobald aus der Verbrauchsdatei eine Rechnung (auch im Entwurfstatus) erstellt wurde, erhält die zugehörige Verbrauchsdaten-Datei automatisch das Label „In Rechnung gestellt“.
Außerdem wird die erstellte Rechnung mit der Verbrauchsdaten-Datei verknüpft.

Offene Fragen:

1. Datenintegrität:

- Datenvereinheitlichung: Abklären von Seiten becharged, ob die Feldbezeichnungen immer die gleichen bleiben wie in der zur Verfügung gestellten Unterlage von Gridware.
- Saubere Daten vor dem Upload:
  - Entweder: wir bauen eine Funktionalität, die die CSV Datei vor dem Import bereinigt
  - Gridware stellt euch die CSV nach den Vorgaben zur Verfügung und es muss keine Datenbereinigung vor dem Upload stattfinden. --> Zeigen Datei mit bereinigten Daten, welche Infos werden gebraucht?
  - SIEHE TICKET: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/25#note_44702
- Zwei Optionen des Umgangs mit Kunden, die nicht in ERP next sind, dafür aber in der CSV Datei:
  - Gridware schickt nur Daten die auch eine external ID haben ODER vorgelagertes Datenbereinigungs-Skript vor dem Datenupload, das die nicht existierenden Kunden in ERP Next herausfiltert. Dann wird der Upload vorgenommen. Risiko: Kundendaten könnten lückenhaft sein.
  - Kundenerstellung bei Datenupload: Keine Kundendaten werden herausgefiltert, sondern durch den Upload wird ein neuer Kunde in ERP Next erstellt. Gridware Nummer wird dadurch direkt gematcht.

2. Detailfragen:

zahlt jeder Kunde monatliche Nutzungsgebühren/soll dieser Artikel automatisch bei der Erstellung der Rechnung angelegt werden?
Ändert sich die Preisregel auf Seite 4 regelmäßig/soll dieser Teil bearbeitbar sein? --> Terms and Conditions
In Gridware sind die external IDs/ ERPNext Kundenummern hinterlegt? Könnten diese in der CSV ebenfalls zur Verfügung gestellt werden? (feld Mandatsreferenz in der Rechnung)

Projektmanagement:

Timesheet Report: Passen die Adressaten?: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/20

4. besprochene Themen:

Verbrauchsdaten muss ans Abonnement anhängt werden, sodass automatisch Rechnung erstellt wird
Druckformat wird nochmal überarbeitet
Alle Gridwarekunden, werden in ERP Next angelegt
CSV enthält nur gefilterte Daten - Bezahlungsmethode immer nur Bankeinzug

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Zusammenführen Rechnung + Anhang

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Weekly 11.11

1. Teilnehmer

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

1. CSV-Upload → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/25
Eine CSV-Datei von Gridware wird monatlich in ERPNext hochgeladen.
Die Daten werden analysiert, und für jeden Kunden und Monat wird ein eigener Verbrauchsdaten-Eintrag (Consumption Data Entry) erstellt.

2. Rechnungserstellung https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5291
Aus den jeweiligen Verbrauchsdaten-Einträgen kann direkt eine Verkaufsrechnung (Sales Invoice) generiert werden.
Die entsprechende Verbrauchsdaten-Datei wird mit der erstellten Rechnung verknüpft.

3. Abonnements https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5364
Update zu der manuellen Rechnungserstellung: Die Rechnung wird nun über die Subscription erstellt und mit den Verbrauchsdaten automatisch angelegt.

FRAGE:
1. Wie viele Tage nach dem Abonnementszeitraum, rechnet ihr mit der CSV von Gridware? Wie viel Zeit/Puffer braucht ihr, um die CSV Datei in ERP Next hochzuladen? --> 3 Tage

4. Rechnungsanhang / Druckformat → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/15
Das Rechnungsdruckformat besteht aus: https://becharged.f.erpnext.com/api/method/frappe.utils.print_format.download_pdf?doctype=Sales%20Invoice&name=RE-2025-00881&format=BCH%20Rechnung&no_letterhead=0&letterhead=becharged-letterhead&settings=%7B%7D&_lang=de

Standard-Übersicht der Rechnung
Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
Detaillierte Auflistung aller einzelnen Transaktionen

FRAGEN:
1. Brauchen wir den Vermerk von RFID und EVSE ID?
2. Soll Seite 2 als Querformat angelegt werden?

5. Datenupload: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/33?show=5367
https://becharged.f.erpnext.com/app/data-import/Customer%20Import%20on%202025-11-11%2008%3A50%3A30.762971
136 Datensätze hochgeladen für Kunden mit Gridware aber nicht existierender "Internal ID". Zuweisung von IDs hat statt gefunden. Fehlende Informationen sollten nachgetragen werden.

6. Nächste Schritte: https://becharged.phamos.eu/books/workshop/page/rechnungen-fur-strombezug
- Neuer Auftrag: 25 Stunden sind erfüllt
FRAGE: Wie soll es weiter gehen?

4. besprochene Themen:

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 24.11

1. Teilnehmer

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

1.1 Erstellen von SEPA Mandaten + Bankkonto https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/36?show=5464
Frage: Wenn neues SEPA Mandat in der Gridware Datei, dann wird automatisch dieses SEPA Mandate + Bankkonto in ERP NExt angelegt und als Standard gesetzt. Sollen wir diese Logik beibehalten? Wenn ja, sollen wir die bereits existierenden SEPA Mand. + Bankverbindungen in diese Logik einpflegen?

1.2 Fixkosten importieren https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/38?show=5502
Die Fixkosten werden in das Verbrauchsdaten DocType importiert und im Druckformat angezeigt.

3. Abonnements https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5364
Update zu der manuellen Rechnungserstellung: Die Rechnung wird nun über die Subscription erstellt und mit den Verbrauchsdaten automatisch angelegt.

Standard-Übersicht der Rechnung
Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
Detaillierte Auflistung aller einzelnen Transaktionen

UPDATE:
Querformat eingepflegt, zusätzlicher Button zur Erstellung dieses Druckformats

6. Nächste Schritte: https://becharged.phamos.eu/books/workshop/page/rechnungen-fur-strombezug

4. besprochene Themen:

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 02.12

1. Teilnehmer

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

1. CSV-Upload über Datenimport Funktionalität → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/25
Eine CSV-Datei von Gridware wird monatlich in ERPNext hochgeladen.
Die Daten werden analysiert, und für jeden Kunden und Monat wird ein eigener Verbrauchsdaten-Eintrag (Consumption Data Entry) erstellt.

1.1 Erstellen von SEPA Mandaten + Bankkonto https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/36?show=5464
Frage: Wenn neues SEPA Mandat in der Gridware Datei, dann wird automatisch dieses SEPA Mandate + Bankkonto in ERP NExt angelegt und als Standard gesetzt.

1.2 Erstellen von bereits bestehenden SEPA Mandaten

1.2 Fixkosten importieren https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/38?show=5502
Die Fixkosten werden in das Verbrauchsdaten DocType importiert und im Druckformat angezeigt.

2. Automatische Rechnungserstellung https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5291
Aus den jeweiligen Verbrauchsdaten-Einträgen kann direkt eine Verkaufsrechnung (Sales Invoice) generiert werden.
Die entsprechende Verbrauchsdaten-Datei wird mit der erstellten Rechnung verknüpft.

3. Verknüpfen mit Abonnements https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5364
Update zu der manuellen Rechnungserstellung: Die Rechnung wird nun über die Subscription erstellt und mit den Verbrauchsdaten automatisch angelegt.

4. Rechnungsanhang / Druckformat → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/15
Das Rechnungsdruckformat besteht aus: https://becharged.f.erpnext.com/api/method/frappe.utils.print_format.download_pdf?doctype=Sales%20Invoice&name=RE-2025-00881&format=BCH%20Rechnung&no_letterhead=0&letterhead=becharged-letterhead&settings=%7B%7D&_lang=de

Standard-Übersicht der Rechnung
Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
Detaillierte Auflistung aller einzelnen Transaktionen

5. Manueller Datenupload für Kunden: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/33?show=5367
https://becharged.f.erpnext.com/app/data-import/Customer%20Import%20on%202025-11-11%2008%3A50%3A30.762971
136 Datensätze hochgeladen für Kunden mit Gridware aber nicht existierender "Internal ID". Zuweisung von IDs hat statt gefunden. Fehlende Informationen sollten nachgetragen werden.

6. SEPA XML Datei: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/41
Diese XML-Datei dient als Sammelübermittlung an die Bank und enthält alle relevanten Kundenzahlungsinformationen für einen bestimmten Zeitraum.

Rückfrage: Hier bitte noch die Datei zur Verfügung stellen.
Aktueller Stand: wir prüfen die libracore App und schauen, ob und was wir für euren Prozess nutzen können.

7. Arbeitsbereich Gridware Transaktionen: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/43
Einrichten von Arbeitsbereich für alle Gridware Vorgänge in ERP Next

8. Nächste Schritte: https://becharged.phamos.eu/books/workshop/page/rechnungen-fur-strombezug

4. besprochene Themen:

Gridware Kunden, die noch keine ERP NExt Kunden ID haben, werden zukünftig automatisch über die Datenimport-Funktion angelegt
SEPA Lastschriftmandate - XML Dateien werden zur Verfügung gestellt
Recherche: Rechnungen/Gutschriften von Grid&Co, die per Mail an becharged geschickt werden, sollen zukünftig ausgelesen und als Beleg angelegt werden.

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 09.12

1. Teilnehmer

Celia
Philipp
Sarah
Mathias

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

Frage: CUST-2025-00033 -> 2 Gridware IDs, gleiche ERPNext Kunden ID. Aktuell sind wir immer davon ausgegangen, dass es eine 1:1 Verbindung ist und nicht eine 1:n. Können wir die Logik beibehalten? Können wir für jede Gridware ID einen Kunden sicherstellen? -> Ist ein Einzelfall, becharged passt Kunden an.

1.1 Erstellen von SEPA Mandaten + Bankkonto https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/36?show=5464
Wenn neues SEPA Mandat in der Gridware Datei, dann wird automatisch dieses SEPA Mandate + Bankkonto in ERP NExt angelegt und als Standard gesetzt.

1.2 Erstellen von bereits bestehenden SEPA Mandaten - Pending, kommt mit finalem Datenupload

1.2 Fixkosten importieren https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/38?show=5502
Die Fixkosten werden in das Verbrauchsdaten DocType importiert und im Druckformat angezeigt.

Standard-Übersicht der Rechnung
Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
Detaillierte Auflistung aller einzelnen Transaktionen

6. SEPA XML Datei: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/41
Ziel: Ersetzen von Starmoney. Diese XML-Datei dient als Sammelübermittlung an die Bank und enthält alle relevanten Kundenzahlungsinformationen für einen bestimmten Zeitraum.
Mögliche Lösung: Custom Doctype bestehenden aus manuell auszufüllenden Feldern und einer Tabelle, die durch die bereits bestehenden Infos zu den Mandaten + Rechnungen befüllt wird.
Frage: Woher bekommen wir die Info über Creation Date des SEPA Mandats, woher die Info zum sequencetype (erstes Mandat, folgemandat usw.)
Feststellung: Komplexer als gedacht, Entwickler prüft aktuell die libacore Lösung.

7. Arbeitsbereich einrichten für Gridware Transaktionen: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/43
Einrichten von Arbeitsbereich für alle Gridware Vorgänge in ERP Next

8. PDF von Grid& Co als Belege anlegen https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/45
Recherche nach Möglichkeiten die Belege einzulesen + dann als Beleg zu erstellen
Frage: Wir bräuchten eine Beispiel PDF um 3 Möglichkeiten (Auto Inscribe (automatische Dokumentenverarbeitung), Invoice OCR (Texterkennung und automatische Beleganlage), Paperless ngx.
--> Erst einmal zurück gestellt

9.

10. Nächste Schritte: https://becharged.phamos.eu/books/workshop/page/rechnungen-fur-strombezug

4. besprochene Themen:

Gridware Kunden, die noch keine ERP NExt Kunden ID haben, werden zukünftig automatisch über die Datenimport-Funktion angelegt
SEPA Lastschriftmandate - XML Dateien werden zur Verfügung gestellt
Recherche: Rechnungen/Gutschriften von Grid&Co, die per Mail an becharged geschickt werden, sollen zukünftig ausgelesen und als Beleg angelegt werden.

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 16.12

1. Teilnehmer

Celia
Philipp
Sarah
Mathias

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

0. Automatischer Datenupload: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/39
Monatlicher Import soll vollständig automatisiert werden: Datenaufbereitung, Formatierung und Mapping werden per Skript gelöst.
- CUST-2025-00033 -> 2 Gridware IDs, gleiche ERPNext Kunden ID. Aktuell sind wir immer davon ausgegangen, dass es eine 1:1 Verbindung ist und nicht eine 1:n. Können wir die Logik beibehalten? Können wir für jede Gridware ID einen Kunden sicherstellen? -> Ist ein Einzelfall, becharged passt Kunden an.
- Frage: Können wir zum Testen die Gridware Daten vom November haben? Vorhanden
- Aktueller Stand Testen seitens becharged: Die Verbrauchsdaten werden alle korrekt importiert, Kunden werden angelegt - was noch fehlt: Anlegen Adressen, Anlegen SEPA-Mandate, Testen von Abonnements mit aktuellen Daten.

Aktueller Stand:

1.2 Erstellen von bereits bestehenden SEPA Mandaten - Pending, kommt mit finalem Datenupload

1.2 Fixkosten importieren https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/38?show=5502
Die Fixkosten werden in das Verbrauchsdaten DocType importiert und im Druckformat angezeigt.

Standard-Übersicht der Rechnung
Zusammenfassung der Verbrauchsdaten
Detaillierte Auflistung aller einzelnen Transaktionen

6. SEPA XML Datei: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/41
Ziel: Ersetzen von Starmoney. Diese XML-Datei dient als Sammelübermittlung an die Bank und enthält alle relevanten Kundenzahlungsinformationen für einen bestimmten Zeitraum.
Mögliche Lösung: Custom Doctype bestehenden aus manuell auszufüllenden Feldern und einer Tabelle, die durch die bereits bestehenden Infos zu den Mandaten + Rechnungen befüllt wird.
- Creation Date muss von Grid&Co kommen -> aktueller Stand?

7. Arbeitsbereich einrichten für Gridware Transaktionen: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/43
Einrichten von Arbeitsbereich für alle Gridware Vorgänge in ERP Next

8. PDF von Grid& Co als Belege anlegen https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/45
Recherche nach Möglichkeiten die Belege einzulesen + dann als Beleg zu erstellen
Frage: Wir bräuchten eine Beispiel PDF um 3 Möglichkeiten (Auto Inscribe (automatische Dokumentenverarbeitung), Invoice OCR (Texterkennung und automatische Beleganlage), Paperless ngx.
--> Erst einmal zurück gestellt

10. Nächste Schritte: https://becharged.phamos.eu/books/workshop/page/rechnungen-fur-strombezug

Prozess aktuell:

4. besprochene Themen:

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 13.01

1. Teilnehmer

Celia
Philipp
Sarah
Mathias

2. Agenda

Vorstellen Prozess:

1. Automatischer Datenupload: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/39
- UPDATE:
- Offene Punkte:
1. Die CSV Datei weist verschobene Werte auf: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TdWeW-a-dU4kkCGFNGooqRD2XHEWzhwPRvPnxVvUAFE/edit?gid=0#gid=0
2. Wenn Kunde über Import-Funktion neu angelegt wurde, besteht noch keine Subscription. Hier bleibt die Rechnung dann ungestellt.

1.2 Erstellen von bereits bestehenden SEPA Mandaten - Pending, kommt mit finalem Datenupload

3. Verknüpfen mit Abonnements https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/26?show=5364
Update zu der manuellen Rechnungserstellung: Die Rechnung wird nun über die Subscription erstellt und mit den Verbrauchsdaten automatisch angelegt.
- festgelegt: 3 Tage nach Rechnungszeitraum wird die CSV hochgeladen, danach werden die Subscriptions getriggert. Beispiel: Rechnungszeitraum 01.11 - 30.11. Upload der Datei bis zum 03.12. Trigger der Sub. am 04.12.

4. Rechnungsanhang / Druckformat → Issue https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/15
Kommentar:

CUST-2025-00262 und CUST-2025-00217 Für beide Kunden kann ich auf der Testumgebung keine hinterlegte Subscription finden. Bitte lass uns prüfen, ob diese dort angelegt wurden bzw. ob es sich um die richtigen Kundennummern handelt.
„Rechnung erstellen“-Funktion Die Funktion wurde ursprünglich unter der Annahme entwickelt, dass Kunden immer auch die Nutzungsgebühr zahlen. Deshalb wird der Artikel „Nutzungsgebühr“ aktuell automatisch zur Rechnung hinzugefügt. Wir können dieses Verhalten entfernen. In dem Zuge müssen wir jedoch sicherstellen, dass beim manuellen Erstellen einer Rechnung die relevanten Informationen aus der Subscription korrekt übernommen werden. Das bedeutet erneuter Entwicklungsaufwand. Bisher lag der Fokus vor allem darauf, dass die Subscription-Erstellung automatisiert funktioniert, inklusive der automatischen Anreicherung der Verbrauchsdaten beim Triggern der Subscription.
Das Adressformat ist direkt im Kundenstammsatz hinterlegt und hängt nicht mit der Formatierung der Rechnung zusammen. Änderungen müssen daher im jeweiligen Kunden vorgenommen werden (siehe Screenshot).
Footer gebe ich weiter
Netto Preis werden wir in der Tabelle ergänzen
Ladevorgänge durch Roaminganbieter: Könntest du das bitte noch einmal genauer erläutern?
- Woran erkennen wir, dass es sich um Ladevorgänge über Roaminganbieter handelt?
- Wie sollen diese technisch gefiltert oder abgegrenzt werden?
- Werden für solche Ladevorgänge überhaupt Subscriptions getriggert?

6. SEPA XML Datei: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/issues/41
Ziel: Ersetzen von Starmoney. Diese XML-Datei dient als Sammelübermittlung an die Bank und enthält alle relevanten Kundenzahlungsinformationen für einen bestimmten Zeitraum.
Mögliche Lösung: Custom Doctype bestehenden aus manuell auszufüllenden Feldern und einer Tabelle, die durch die bereits bestehenden Infos zu den Mandaten + Rechnungen befüllt wird.
- Creation Date muss von Grid&Co kommen -> aktueller Stand?
- Gläubiger ID muss in Company angelegt werden.
- automatisches Ausfüllen next steps.

10. Nächste Schritte: https://becharged.phamos.eu/books/workshop/page/rechnungen-fur-strombezug
- Ladepunkte berechnen -> Abo-Abgleich
- Gutschriften erstellen (Netto Beträge, Vertragsgeber)

Prozess aktuell:

4. besprochene Themen:

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 20.01

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Mathias

2. Agenda

Inhalt:

Vollumfänglicher Test von Arbeitspaket #1: https://becharged.phamos.eu/books/dokumentation/page/abnahmetest-auf-entwicklungssystem
Abklären von offenen Fragen(siehe Abnahmetest)

Aktueller Stand:

Installation der Apps (außer DATEV) hat stattgefunden
Testen von Grenke Bank Zugang über Kefiya, PayPal existiert noch nicht (weitere Recherche findet statt)
Termin zum Einrichten von Zugang zu Produktivsystem heute um 16 Uhr

Benötigte Zugänge/Unterlagen:
- Grenke Bank Zugang (siehe Mail)
- DATEV Zieladressen für Belegart: Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Production System Login:

phamadmin 7PA7V!3bzA4 erpnext.ad.becharged.de Erpnext: support@phamos.eu PW wurde via Mail zurückgesetzt Bench Verzeichnis - produktiv: /home/erpnext/frappe-bench/frappe-bench

DATEV:

Sarah Dänel sagt:Rechnungseingang: 4f6ec53c-2443-48e9-a2ef-adc4bb9bdbad@uploadmail.datev.de Rechnungsausgang: 60eee182-39dc-4c8c-9db1-b85b90689af8@uploadmail.datev.de

4. besprochene Themen:

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 27.01

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Philipp
Furqan

2. Agenda

Testen von Rechnungen schreiben auf Produktion (E-Invoice)
Zeigen von DocType List - becharged Custom App
Termin zum Hochladen von Januar Daten - Dienstag nächste Woche
Nachfrage Kefiya Product ID - Ticket an Grenke Bank
Aktueller Stand PayPal: Siehe GIF - Entwicklung 50/50
einrichten DATEV App auf Produktion - übernimmt Sarah zum 01.02
Nächste Schritte besprechen: Arbeitspaket #3
- End-to-End SEPA Prozess
- Inhalte:
  - Automated CSV Import via Microsoft Power BI
  - Fully automated Gridware Data Import
  - SEPA Payment Processing

4. besprochene Themen:

SEPA Mandate: Erst mal Rechnungsdatum als Signaturdatum
To Dos becharged:
- Gridware IDs anlegen
- Subscription anlegen

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 03.02

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Mathias

2. Agenda

Inhalt:

Vollumfänglicher Test von Arbeitspaket #1: https://becharged.phamos.eu/books/dokumentation/page/abnahmetest-auf-entwicklungssystem
Abklären von offenen Fragen(siehe Abnahmetest)

Aktueller Stand:

Installation der Apps (außer DATEV) hat stattgefunden
Testen von Grenke Bank Zugang über Kefiya, PayPal existiert noch nicht (weitere Recherche findet statt)
Termin zum Einrichten von Zugang zu Produktivsystem heute um 16 Uhr

Benötigte Zugänge/Unterlagen:
- Grenke Bank Zugang (siehe Mail)
- DATEV Zieladressen für Belegart: Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Production System Login:

phamadmin 7PA7V!3bzA4 erpnext.ad.becharged.de Erpnext: support@phamos.eu PW wurde via Mail zurückgesetzt Bench Verzeichnis - produktiv: /home/erpnext/frappe-bench/frappe-bench

DATEV:

Sarah Dänel sagt:Rechnungseingang: 4f6ec53c-2443-48e9-a2ef-adc4bb9bdbad@uploadmail.datev.de Rechnungsausgang: 60eee182-39dc-4c8c-9db1-b85b90689af8@uploadmail.datev.de

4. besprochene Themen:

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 10.02

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Mathias

2. Agenda

Subscriptions
Besprechen Use Cases:
- Offene Frage: Können wir nochmal die EMP Verträge besprechen? - https://cloud.becharged.de/backoffice/contracts/389 Worin unterscheidet sich dieser Alpenhain Mitarbeiterladen Vertrag von dem Usage Contract? In den Transaktionen wird er trotzdem von becharged abgerechnet? Wo kommt Hubject ins Spiel?
- Was sind die RFID_ADMINs? - Karten die überall autorisieren können, Techniker verwenden Karte. Nichts berechnet.
  - RFID_Internals: Werden nicht abgerechnet, Interne Poolfahrzeuge, Firmenwagen - Arbeitgeber muss nur über Verbrauch erfahren. - muss nicht in ERP Next landen, fließt kein Geld.
- Die 0% MwSt. Regel für die Dienstwagen legt fest, dass der authorizing use case niemals postpaid sein kann - aktuell noch so in der Liste. Woran erkenne ich es noch? Können wir irgendeine eineindeutige Kennung hinterlegen in Transkationsdaten?

4. besprochene Themen:

Subscriptions: Furqan showed the subscription error logs
- unnecessary "Hourly Long" Background Job wurde entfernt
- to do phamos: löschen von process subscription + version subscription logs
- Furqan showed the report "Subscriptions + Consumptions" - here we have a good overview of Consumption Data vs. existing subscriptions vs Stati der Rechnungen
  - To Do becharged: Validate the results of the report with their internal analysis
- 3 Consumption Datas wurden nicht in Rechnung gestellt -> es handelt sich um Kunden, die nur eine Rechnung mit Zahlungsziel bekommen und kein SEPA -> Payment Terms Template don't reflect the subscription therefore Error-Code -> we changed becharged_Standardzahlungsbed. to 14 days -> 3 Invoices got created
  - In the future we will store these infos in contracts
Nächste Schritte:
- Sarah aktiviert Datev sobald alle alten Rechnungen gestellt wurden
- E-Invoice ist der EGT wichtig, daher hier Fokus
- von Seiten phamos: Datenmodellierung für alle Use Cases fertigstellen, dann weiter machen mit API Datenfluss über Contract Doctype in Customer, Adress, Contact, SEPA, Bank-Account um dann die SEPA direct debit Maske befüllen und fertigstellen zu können.
- Dienstwagen: Mathias spricht mit Gridware über neuen Contract Type, sodass Dienstwägen eindeutig zugeordnet werden können. Einschätzung von seiten Phamos ausstehend.

Wichtige Dokumente: https://becharged.phamos.eu/books/abrechnung-beim-kunden/page/datenstruktur-gridware-mit-erp-next

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

Implementieren "Automatische Aufbereitung Sheet + Upload"

7. Sonstiges / Notizen

Weekly 25.02

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Matthias

2. Agenda

Aktueller Stand:

SEPA Lastschriftverfahren

SEPA Mandate werden über CSV Import angelegt und mit dem Kunden verknüpft
Das Signatursdatum wird nun auch gespeichert
Die Kreditoren-Infos werden in Direct Debit ausgewiesen
Woran wir gerade noch sind: Das Filtern der richtigen Rechnungen in den Child Table (spätestens bis Montag verfügbar)

Subscriptions ohne CD, aber mit statischem Artikel

werden nun auch angelegt, auf Produktiv eingespielt

Offene Punkte:

SEPA Mandate: Es sind nicht alle SEPA Mandate in der CSV Datei enthalten. Beispiel: Erich Kaufmann. Hier wird dann natürlich kein SEPA Mandat angelegt und somit auch nicht in die SEPA Direct Debit gefiltert.

Gridware:

CSV Export:

3. Besprochene Themen

Vorstellen von allen Entwicklungen
Ticket eingereicht bei Grid & Co bezüglich fehlender SEPA Mandate
Neue Tickets für Dokumente/Druckformate

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Weekly 04.03

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Matthias

2. Agenda

Aktueller Stand:

- SEPA Lastschriftverfahren - Done auf Testsystem

Heutiges Vorhaben:
- hochladen von Februar Daten angereichert mit SEPA Mandaten
- hochladen von Januar Daten angereichert mit SEPA Mandaten, um die fehlenden 23 Mandate im System zu updaten.
- setzen von Cutoff-Tag Subscriptions
- Testen von SEPA Lastschriftverfahren auf Testsystem -> aufspielen auf Produktiv

Ziel:
- SEPA Direct Debit so testen, dass es auf Produktiv eingespielt werden kann.

Korrektur notwendig:
- SEPA Signaturen fehlen noch -> bereits kommuniziert, Furqan passt das an
- SEPA Mandate noch nicht für alle Kunden nachgetragen (diejenigen die keine Verbrauchsdaten im Januar/Februar hatten) -> Furqan ist dran
-

3. Besprochene Themen

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Weekly 11.03

1. Teilnehmer

Celia

2. Agenda

Testen von Kefiya auf Testsytem
Entscheidung über Separatoren treffen
vorstellen zukünftiger Struktur Customer/Supplier
Testen von SEPA Mandate - Katja Schmidt

3. Besprochene Themen

5. Herausforderungen / Risiken

6. Nächste Schritte / Action Items

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Weekly 15.04

1. Teilnehmer

Celia
Sarah
Matthias

2. Agenda

Neue Subscription für März wurden getriggert
- 0€ Ladevorgang Artikel wurden ebenfalls getriggert
- 54 Verbrauchsdaten-Sätze wurden nicht als Rechnung angelegt -> vielen fehlt eine Subscription
API Stammdaten
- DocTypes sind alle angelegt: Contract, Single Sessions, Party Master mit Customer und Supplier und Adressen/Kontakten
- Alle DocTypes werden per API befüllt und Datensätze erstellt
- Ein paar Korrekturen sind noch nötig (zu finden in den einzelnen Tickets) - wir rechnen damit, dass wir Mitte/Ende nächster Woche damit fertig sind.
Offene Fragen:
- Clarify: Über den API Call "organization" oder "person" werden verschiedene Adresstypen abgerufen (postal, billing, invoice) - welchen Typ sollen diese in ERP next bekommen? Feststellung: viele Postal Adressen, wenig Billing, keine Invoice Adressen. Soll für alle Postal Adressen die Checkbox für den Versand und die Rechnung gesetzt werden?
- Soll der Assistant/Mitarbeiter der mit dem Unternehmen verbunden ist auch als Partei angelegt werden, oder reicht es wenn es einfach nur als Kontakt in der Organisation gespeichert wird? - Aktuell haben wir beschlossen im Party Master eine neue Rolle anzulegen.
- Wofür werden aktuell die Verträge auf Prod. genutzt?
- Müssen wir die EVSE ID oder rentalObject ID speichern pro Single Session?

Aufgaben becharged:

Rechnungen stellen
Alle Neukunden aus dem Monat März mit Adress und Kontaktdaten befüllen
Anlegen von Headertexttemplates
Anlegen von allen Subscriptions

3. Besprochene Themen

Onboarding 01.06. --> August/September muss Dienstwägen stehen
- 184 Ladepunkte Firma Sick
- 40 Stadwerke Waldkirch
- 75 Dienstwägen
Gutschriften
Ab Juli EVSE IDs + Verträge ändern sich
Hubject Verträge werden sich ändern, Abrechnung bleibt erstmal bei Grid&Co
Ladepunktrechnung über den Contract Giver Supplier. LPR müssen einmal im Monat in Rechnung gestellt werden, Kosten für Ladepunkt - Vertragsgeber und Contract Giver Hardware
- Ladepunkte DocType -> Anzahl befüllt automatisch Subscription mit Anzahl der Ladepunkte -> Dynamischer Wert

6. Nächste Schritte / Action Items

Mahnlauf kurzfristig
Liste an Rechnungen/Artikelv von becharged: Was wird alles in Rechnung gestellt von becharged

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Weekly 15.05

1. Teilnehmer

Celia
Sarah

2. Agenda

Next Steps becharged:
- DONE Headertexttemplate and E-Mail Template with Variables
- DONE Hotfixes on Prod: SEPA Fixes - BIC unmandatory, Granted at mandatory, Druckformate: Billing Period, Terms and Conditions, Nextcloud Integration
- DONE API on Prod without Contact & Adresses
- OPEN List from API with Contact & Adresses and IDs, manual adding of these IDs so we avoid duplicates:
- OPEN API Setup for SEPA + Bank Account creation: https://git.phamos.eu/becharged/becharded/-/work_items/180

Discuss with becharged:

Cases where Person is Supplier AND User, wie sollen ir damit umgehen -> https://cloud.becharged.de/backoffice/person/529
- Nochmal drüber schauen, User/Employee erst einmal aussen vor lassen
API Usage + Contract Time Format coming in wrong from gridware, can we edit settings?
- Screenshot schicken für Ticket bei Gridware

OPEN Points:

SEPA: not able to fetch multiple SI from same customer and same billing period

3. Besprochene Themen

6. Nächste Schritte / Action Items

Mahnlauf kurzfristig
Liste an Rechnungen/Artikelv von becharged: Was wird alles in Rechnung gestellt von becharged

7. Sonstiges / Notizen

Spontane Ideen, Anmerkungen, Links

Extensive Testing: API

Testing feedback:

Payment Methods missing
In case of person/organization should we link respective contracts to supplier and customer to differentiate? Currently the contract is linked to Party only if p/o is supplier. Example: https://becharged.f.erpnext.com/app/gridware-party/GDW-P-000348

Contracts:

Authorizaton Contracts: The supplier is always becharged, which is wrong: https://cloud.becharged.de/backoffice/contracts/275 vs. https://becharged.f.erpnext.com/app/gridware-contract/GWC-0000180
Contract Company Car:

-->

Contract DocType improvements:

--> Linkfield will be postponed

Error Code occuring: Can we change this to "Contract already existing"

Gridware Usage:

Time format

Re-calculation of wh to kwh -> Values are more like: decimal number (eleven point three five five not as eleven thousand three hundred fifty-five
Use Case: Paying Customer vs. User
Sometimes there are a view usages missing per contract (always between 1-4)

Party Master:

SEPA Mandates:

Extensive Testing #2

Link from Gridware Party to Contract is missing:

2. Gridware Usage Data not fetching all entries: Example Alexander Walter 2 entries from 07 and 01.05 missing

3. Classification of employee car/charging at home