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Kapitel 1 – Einführung & Systemübersicht

1. Einleitung

Ziel dieses Handbuchs

Dieses Handbuch dient als zentrale Wissensbasis für das becharged ERPNext-System. Es beschreibt die implementierten Geschäftsprozesse, die Systemarchitektur sowie die tägliche Arbeitsweise. 

Nach der Einarbeitung mit diesem Handbuch soll ein neuer becharged Mitarbeiter in der Lage sein,

  • die Geschäftsprozesse von becharged zu verstehen,

  • den Aufbau des ERP Next Systems nachzuvollziehen,

  • tägliche Aufgaben eigenständig durchzuführen,

  • Fehler systematisch zu analysieren,

  • neue Anforderungen fachlich einordnen zu können.

Dieses Dokument beschreibt nicht nur was entwickelt wurde, sondern erklärt auch warum bestimmte Prozesse existieren und wie sie miteinander zusammenhängen.

1.1 Über becharged

Geschäftsmodell

becharged ist ein Anbieter für die Verwaltung und Abrechnung von Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge.

Das Unternehmen übernimmt insbesondere die kaufmännischen Prozesse rund um den Betrieb von Ladepunkten.

Dazu gehören unter anderem:

  • Verwaltung von Kunden

  • Verwaltung von Verträgen

  • Verwaltung von Ladepunkten

  • Import von Verbrauchsdaten

  • monatliche Rechnungsstellung

  • Lieferantenabrechnung

  • Zahlungsabwicklung

  • Mahnwesen

  • Finanzexporte

Die eigentlichen Ladevorgänge werden dabei nicht in ERPNext erzeugt, sondern durch Gridware bereitgestellt.

Rolle von ERPNext

ERPNext bildet die zentrale kaufmännische Plattform.

Hier werden sämtliche Geschäftsprozesse zusammengeführt.

ERPNext übernimmt insbesondere:

  • Stammdatenverwaltung

  • Vertragsverwaltung

  • Rechnungsstellung

  • Gutschriften

  • SEPA-Prozesse

  • Finanzbuchhaltung

  • Customer Portal

  • Druckformate

  • Workflows

  • Reporting

Rolle von Gridware

Gridware stellt die technische Plattform für den Betrieb der Ladeinfrastruktur dar.

Von Gridware werden unter anderem folgende Informationen bereitgestellt:

  • Kunden

  • Personen

  • Organisationen

  • Verträge

  • Ladevorgänge

  • Zahlungsmethoden

  • SEPA-Informationen

  • Ladestationen

ERPNext synchronisiert diese Informationen regelmäßig über verschiedene APIs.

Dabei gilt grundsätzlich:

Gridware ist das führende System für technische Betriebsdaten. ERPNext ist das führende System für kaufmännische Prozesse.

1.2 Zielbild der Systemlandschaft

Die Systemlandschaft besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, welche unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

System Aufgabe
Gridware Verwaltung der Ladeinfrastruktur und Betriebsdaten
ERPNext Kaufmännische Prozesse und Abrechnung
Customer Portal zukünftiger Selbstservice für Kunden
Bank Einzug der SEPA-Lastschriften
DATEV Finanzbuchhaltung
E-Mail Versand von Rechnungen, Mahnungen und Benachrichtigungen

1.3 Grundprinzipien des Systems

Während der Entwicklung wurden einige grundlegende Prinzipien definiert.

Diese sollten bei zukünftigen Erweiterungen stets berücksichtigt werden.

1. Gridware bleibt führendes System

Technische Stammdaten werden grundsätzlich nicht manuell in ERPNext gepflegt.

Änderungen erfolgen in Gridware und werden anschließend synchronisiert.

Beispiele:

  • Verträge

  • Ladepunkte

  • Zahlungsmethoden

  • Personen

  • Organisationen

2. ERPNext steuert kaufmännische Prozesse

Alle kaufmännischen Dokumente entstehen ausschließlich in ERPNext.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Angebote

  • Aufträge

  • Rechnungen

  • Gutschriften

  • Mahnungen

  • Payment Entries

3. Automatisierung vor manueller Arbeit

Ein zentrales Ziel des Projekts besteht darin, wiederkehrende Tätigkeiten vollständig zu automatisieren.

Dazu gehören insbesondere:

  • API Synchronisationen

  • Aggregation von Verbrauchsdaten

  • Rechnungserstellung

  • Lieferantenabrechnung

  • Zahlungsabwicklung

  • Druckformate

  • Portalprozesse

Manuelle Eingriffe sollen ausschließlich im Ausnahmefall notwendig sein.

1.4 Geschäftsprozess im Überblick

Der monatliche Hauptprozess lässt sich vereinfacht wie folgt darstellen:

drawing-11-1782817797.png

Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, möglichst ohne manuelle Eingriffe eine vollständige Monatsabrechnung zu erzeugen.

1.5 Rollen im System

Aktuell arbeiten bei becharged alle Nutzer mit vollen Berechtigungen. In der Zukunft wird das dann höchstwahrscheinlich geändert. 

 

1.6 Aufbau dieses Handbuchs

Die folgenden Kapitel orientieren sich nicht an der technischen Umsetzung, sondern an den tatsächlichen Geschäftsprozessen.

Jedes Kapitel enthält:

  • Business-Zweck: Warum existiert dieser Prozess?

  • Geschäftsprozess: Wie läuft der Prozess fachlich ab?

  • ERPNext-Umsetzung: Welche Doctypes und Funktionen sind beteiligt?

  • Automatisierungen: Welche Hintergrundprozesse laufen?

  • Typische Fehler: Welche Probleme treten häufig auf?

  • Troubleshooting: Wie lassen sich Fehler analysieren und beheben?

  • Historie: Welche Anforderungen und Entwicklungen haben zu diesem Prozess geführt?