Kapitel 1 – Einführung & Systemübersicht

1. Einleitung

Ziel dieser Dokumentation

Diese Dokumentation beschreibt die von phamos implementierte ERPNext-Lösung für die becharged GmbH. Sie dient als zentrale Wissensbasis für die Betreuung, Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems.

Im Gegensatz zu einer klassischen Benutzerdokumentation konzentriert sich dieses Handbuch auf die projektspezifischen Prozesse, Datenstrukturen und Erweiterungen, die im Rahmen der Implementierung entwickelt wurden. Es ergänzt die Standarddokumentation von ERPNext und dokumentiert die individuelle Lösung, die für die Anforderungen von becharged umgesetzt wurde.

Die Dokumentation verfolgt dabei drei zentrale Ziele:

• Dokumentation der implementierten ERPNext-Lösung einschließlich aller projektspezifischen Erweiterungen und Integrationen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Grundlage für den Betrieb und die zukünftige Weiterentwicklung des Systems.

Die Dokumentation versteht sich als lebendes Dokument und wird parallel zur Weiterentwicklung der ERPNext-Lösung kontinuierlich ergänzt und aktualisiert.

1.1 Projektkontext

Die becharged GmbH ist ein Full-Service-Dienstleister für Planung, Betrieb und kaufmännische Verwaltung von Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge.

Das Unternehmen begleitet seine Kunden über den gesamten Lebenszyklus einer Ladeinfrastruktur, von der Projektierung und Standortplanung über den technischen Betrieb bis hin zur laufenden Abrechnung von Ladevorgängen und wiederkehrenden Gebühren.

Zum Leistungsportfolio gehören unter anderem:

• Projektierung und Standortplanung
• Betrieb und Verwaltung von Ladeinfrastruktur
• Verwaltung von Kunden und Verträgen
• Abrechnung von Ladevorgängen
• Abrechnung wiederkehrender Monatsgebühren
• Lieferantenabrechnungen und Rückvergütungsmodelle
• Support, Wartung und Updates
• Vertrieb von Hardware und Dienstleistungen

Mit dem Wachstum der Ladeinfrastruktur steigen auch die Anzahl der Kunden, Verträge, Betreiber und Ladevorgänge. Dadurch entstehen komplexe kaufmännische Prozesse, die mit Standard-ERP-Funktionalitäten allein nicht vollständig abgebildet werden können.

Aus diesem Grund wurde gemeinsam mit phamos eine individuelle ERPNext-Lösung entwickelt, welche die Geschäftsprozesse von becharged digitalisiert und weitgehend automatisiert.

1.2 Ziel der ERPNext-Implementierung

Das Ziel der ERPNext-Implementierung besteht darin, sämtliche kaufmännischen Prozesse zentral innerhalb eines Systems abzubilden und gleichzeitig die technische Verwaltung der Ladeinfrastruktur weiterhin Gridware zu überlassen.

Während Gridware sämtliche technischen Informationen verwaltet, übernimmt ERPNext die kaufmännische Verarbeitung dieser Daten.

Ein einzelner Ladevorgang erzeugt dabei noch keine Rechnung. Für eine korrekte Abrechnung müssen zahlreiche Informationen miteinander kombiniert werden, beispielsweise:

• Vertragsinformationen
• Betreiber
• Endkunde
• Ladepunkt
• Zahlungsmethode
• Steuerlogik
• Vertragsmodell
• Abrechnungszeitraum (Billing Period)

Erst durch die Zusammenführung dieser Informationen kann eine korrekte Kunden- oder Lieferantenabrechnung erstellt werden.

Die implementierte ERPNext-Lösung automatisiert diesen Prozess weitgehend und reduziert dadurch den manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich.

1.3 Systemlandschaft

Die Gesamtlösung besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, die jeweils klar definierte Aufgaben übernehmen.

Die einzelnen Systeme kommunizieren über definierte Schnittstellen miteinander und bilden gemeinsam die becharged-Plattform.

1.4 Rollen der Systeme

Gridware

Gridware ist das führende System für sämtliche technischen Betriebsdaten der Ladeinfrastruktur.

Hier werden unter anderem verwaltet:

• Organisationen
• Personen
• Verträge
• Ladestationen
• Ladevorgänge
• Zahlungsmethoden
• SEPA-Stammdaten

Diese Informationen werden regelmäßig über REST-APIs nach ERPNext synchronisiert.

ERPNext

ERPNext bildet die kaufmännische Plattform der becharged-Lösung.

Neben den Standardfunktionen von ERPNext wurden zahlreiche projektspezifische Erweiterungen entwickelt.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Verwaltung von Kunden und Lieferanten
• Verwaltung der Vertragsabbilder
• Verarbeitung der Verbrauchsdaten
• Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen
• Verwaltung von Abonnements
• Zahlungsabwicklung
• SEPA-Lastschriftverfahren
• E-Rechnungen
• Mahnwesen
• DATEV-Export
• Customer Portal
• Individuelle Druckformate

ERPNext ist somit das führende System für sämtliche kaufmännischen Prozesse.

1.5 Architekturprinzipien

Während der Implementierung wurden einige grundlegende Architekturprinzipien definiert. Diese bilden die Basis für zukünftige Erweiterungen und sollten bei allen Weiterentwicklungen berücksichtigt werden.

Gridware ist das führende System für technische Stammdaten

Technische Informationen werden ausschließlich in Gridware gepflegt und anschließend nach ERPNext synchronisiert.

Hierzu gehören insbesondere:

• Verträge
• Personen
• Organisationen
• Ladestationen
• Zahlungsmethoden

ERPNext ist das führende System für kaufmännische Prozesse

Alle kaufmännischen Dokumente entstehen ausschließlich innerhalb von ERPNext.

Dazu gehören:

• Angebote
• Aufträge
• Kundenrechnungen
• Lieferantenabrechnungen
• Gutschriften
• Mahnungen
• Payment Entries
• Finanzexporte

Automatisierung vor manueller Bearbeitung

Ein zentrales Ziel der Implementierung ist die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Prozesse.

Hierzu zählen insbesondere:

• API-Synchronisationen
• Verarbeitung von Ladevorgängen
• Aggregation von Verbrauchsdaten
• Kunden- und Lieferantenabrechnung
• Erstellung von Rechnungen
• Zahlungsabwicklung
• Druckformate
• Portalprozesse

Manuelle Eingriffe sollen nur in Ausnahmefällen erforderlich sein.

1.6 Geschäftsprozess im Überblick

Die ERPNext-Lösung bildet den vollständigen kaufmännischen Prozess von der Synchronisation der technischen Daten bis zur Finanzbuchhaltung ab.

Der vereinfachte Ablauf gliedert sich in folgende Schritte:

1. Synchronisation der Stammdaten und Ladevorgänge aus Gridware
2. Verarbeitung und Aggregation der Verbrauchsdaten
3. Erstellung von Customer Usage Data und Supplier Usage Data
4. Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen
5. Zahlungsabwicklung über SEPA
6. Übergabe der Buchungsdaten an DATEV

Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, die monatliche Abrechnung mit möglichst geringem manuellen Aufwand durchzuführen.

1.7 Rollen und Berechtigungen

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation arbeiten alle Benutzer innerhalb von ERPNext mit weitgehend identischen Berechtigungen.

Im Rahmen der weiteren Systementwicklung ist geplant, rollenbasierte Berechtigungskonzepte einzuführen, um Verantwortlichkeiten klarer zu trennen und den Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt zu steuern.

1.8 Aufbau der Dokumentation

Die Dokumentation orientiert sich an den fachlichen Geschäftsprozessen und nicht an der technischen Struktur von ERPNext.

Jedes Kapitel beschreibt:

• den fachlichen Hintergrund und den Business-Zweck,
• die beteiligten Datenobjekte und ERPNext-Doctypes,
• den Prozessablauf innerhalb des Systems,
• vorhandene Automatisierungen,
• typische Fehlerbilder und deren Analyse,
• sowie Hinweise für Betrieb und zukünftige Weiterentwicklungen.

Auf diese Weise dient die Dokumentation sowohl als Nachschlagewerk für den laufenden Betrieb als auch als Grundlage für die Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter und die langfristige Weiterentwicklung der ERPNext-Lösung.