Kapitel 1 – Einführung & Systemübersicht

1. Einleitung

Ziel diesesdieser HandbuchsDokumentation

DiesesDiese HandbuchDokumentation beschreibt die von phamos implementierte ERPNext-Lösung für die becharged GmbH. Sie dient als zentrale Wissensbasis für dasdie Betreuung, Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems.

Im Gegensatz zu einer klassischen Benutzerdokumentation konzentriert sich dieses Handbuch auf die projektspezifischen Prozesse, Datenstrukturen und Erweiterungen, die im Rahmen der Implementierung entwickelt wurden. Es ergänzt die Standarddokumentation von ERPNext und dokumentiert die individuelle Lösung, die für die Anforderungen von becharged ERPNext-System.umgesetzt Eswurde.

beschreibt

Die dieDokumentation verfolgt dabei drei zentrale Ziele:

Dokumentation der implementierten Geschäftsprozesse,ERPNext-Lösung dieeinschließlich Systemarchitekturaller sowieprojektspezifischen dieErweiterungen täglicheund Arbeitsweise.Integrationen. Unterstützung

Nachbei der Einarbeitung mit diesem Handbuch soll ein neuer becharged Mitarbeiter in der Lage sein,

die Geschäftsprozesse von becharged zu verstehen,

Mitarbeiter. Grundlage

für den AufbauBetrieb und die zukünftige Weiterentwicklung des ERP Next Systems nachzuvollziehen,

tägliche Aufgaben eigenständig durchzuführen,

Fehler systematisch zu analysieren,

neue Anforderungen fachlich einordnen zu können.

Systems.

DiesesDie Dokumentation versteht sich als lebendes Dokument beschreibtund nichtwird nurparallel waszur entwickeltWeiterentwicklung wurde,der sondernERPNext-Lösung erklärtkontinuierlich auch warum bestimmte Prozesse existierenergänzt und wie sie miteinander zusammenhängen.aktualisiert.

1.1 ÜberProjektkontext

Die becharged

Geschäftsmodell

bechargedGmbH ist ein AnbieterFull-Service-Dienstleister für diePlanung, VerwaltungBetrieb und Abrechnungkaufmännische Verwaltung von Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge.

Das Unternehmen übernimmtbegleitet insbesondereseine dieKunden kaufmännischen Prozesse rund umüber den Betriebgesamten Lebenszyklus einer Ladeinfrastruktur, von Ladepunkten.der Projektierung und Standortplanung über den technischen Betrieb bis hin zur laufenden Abrechnung von Ladevorgängen und wiederkehrenden Gebühren.

DazuZum Leistungsportfolio gehören unter anderem:

• Projektierung

  und Standortplanung

Betrieb und Verwaltung von Ladeinfrastruktur Verwaltung von Kunden und Verträgen

VerwaltungAbrechnung von Verträgen

Ladevorgängen Abrechnung

Verwaltungwiederkehrender Monatsgebühren

Lieferantenabrechnungen und Rückvergütungsmodelle Support, Wartung und Updates Vertrieb von LadepunktenHardware und

Import von Verbrauchsdaten

monatliche Rechnungsstellung

Lieferantenabrechnung

Zahlungsabwicklung

Mahnwesen

Finanzexporte

Dienstleistungen

DieMit eigentlichendem LadevorgängeWachstum der Ladeinfrastruktur steigen auch die Anzahl der Kunden, Verträge, Betreiber und Ladevorgänge. Dadurch entstehen komplexe kaufmännische Prozesse, die mit Standard-ERP-Funktionalitäten allein nicht vollständig abgebildet werden dabeikönnen.

nicht

Aus indiesem Grund wurde gemeinsam mit phamos eine individuelle ERPNext-Lösung entwickelt, welche die Geschäftsprozesse von becharged digitalisiert und weitgehend automatisiert.

1.2 Ziel der ERPNext-Implementierung

Das Ziel der ERPNext-Implementierung besteht darin, sämtliche kaufmännischen Prozesse zentral innerhalb eines Systems abzubilden und gleichzeitig die technische Verwaltung der Ladeinfrastruktur weiterhin Gridware zu überlassen.

Während Gridware sämtliche technischen Informationen verwaltet, übernimmt ERPNext erzeugt, sondern durch Gridware bereitgestellt.

Rolle von ERPNext

ERPNext bildet die zentrale kaufmännische Plattform.Verarbeitung dieser Daten.

HierEin werdeneinzelner sämtlicheLadevorgang Geschäftsprozesseerzeugt zusammengeführt.

dabei

ERPNextnoch übernimmtkeine insbesondere:Rechnung. Für eine korrekte Abrechnung müssen zahlreiche Informationen miteinander kombiniert werden, beispielsweise:

• Stammdatenverwaltung

  Vertragsinformationen

• Vertragsverwaltung

  Betreiber

• Rechnungsstellung

  Endkunde

• Gutschriften

  Ladepunkt

• SEPA-Prozesse

  Zahlungsmethode

• Finanzbuchhaltung

  Steuerlogik

• Customer Portal

  Vertragsmodell
• Abrechnungszeitraum

  Druckformate

  (Billing

Workflows

Reporting

Rolle von Gridware

Gridware stellt die technische Plattform für den Betrieb der Ladeinfrastruktur dar.

Von Gridware werden unter anderem folgende Informationen bereitgestellt:

Kunden

Personen

Organisationen

Verträge

Ladevorgänge

Zahlungsmethoden

SEPA-Informationen

Ladestationen

Period)

ERPNextErst synchronisiertdurch diesedie Zusammenführung dieser Informationen regelmäßigkann übereine verschiedenekorrekte APIs.Kunden- oder Lieferantenabrechnung erstellt werden.

DabeiDie giltimplementierte grundsätzlich:ERPNext-Lösung automatisiert diesen Prozess weitgehend und reduziert dadurch den manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich.

Gridware ist das führende System für technische Betriebsdaten. ERPNext ist das führende System für kaufmännische Prozesse.

1.2 Zielbild der3 Systemlandschaft

Die SystemlandschaftGesamtlösung besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, welchedie unterschiedlichejeweils klar definierte Aufgaben übernehmen.

Die einzelnen Systeme kommunizieren über definierte Schnittstellen miteinander und bilden gemeinsam die becharged-Plattform.

1.34 GrundprinzipienRollen desder SystemsSysteme

Gridware

Gridware ist das führende System für sämtliche technischen Betriebsdaten der Ladeinfrastruktur.

Hier werden unter anderem verwaltet:

Organisationen Personen Verträge Ladestationen Ladevorgänge Zahlungsmethoden SEPA-Stammdaten

Diese Informationen werden regelmäßig über REST-APIs nach ERPNext synchronisiert.

ERPNext

ERPNext bildet die kaufmännische Plattform der becharged-Lösung.

Neben den Standardfunktionen von ERPNext wurden zahlreiche projektspezifische Erweiterungen entwickelt.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

Verwaltung von Kunden und Lieferanten Verwaltung der Vertragsabbilder Verarbeitung der Verbrauchsdaten Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen Verwaltung von Abonnements Zahlungsabwicklung SEPA-Lastschriftverfahren E-Rechnungen Mahnwesen DATEV-Export Customer Portal Individuelle Druckformate

ERPNext ist somit das führende System für sämtliche kaufmännischen Prozesse.

1.5 Architekturprinzipien

Während der EntwicklungImplementierung wurden einige grundlegende PrinzipienArchitekturprinzipien definiert.

Diese bilden die Basis für zukünftige Erweiterungen und sollten bei zukünftigenallen Erweiterungen stetsWeiterentwicklungen berücksichtigt werden.

1.

Gridware bleibtist führendesdas führende System

 für technische Stammdaten

Technische StammdatenInformationen werden grundsätzlich nicht manuell in ERPNext gepflegt.

Änderungen erfolgenausschließlich in Gridware gepflegt und werdenanschließend anschließendnach ERPNext synchronisiert.

Beispiele:Hierzu gehören insbesondere:

• Verträge

• Ladepunkte

  Personen

• Zahlungsmethoden

  Organisationen

• Personen

  Ladestationen

• Organisationen

  Zahlungsmethoden

2.

ERPNext steuertist das führende System für kaufmännische Prozesse

Alle kaufmännischen Dokumente entstehen ausschließlich ininnerhalb von ERPNext.

Dazu gehören beispielsweise:gehören:

• Angebote

• Aufträge

• Rechnungen

  Kundenrechnungen

• Gutschriften

  Lieferantenabrechnungen

• Mahnungen

  Gutschriften
• Mahnungen

Payment Entries Finanzexporte

3.

Automatisierung vor manueller Arbeit

Bearbeitung

Ein zentrales Ziel desder ProjektsImplementierung bestehtist darin,die wiederkehrendeweitgehende TätigkeitenAutomatisierung vollständigwiederkehrender zu automatisieren.Prozesse.

DazuHierzu gehörenzählen insbesondere:

• API API-Synchronisationen

• Verarbeitung

  von Ladevorgängen

Aggregation von Verbrauchsdaten Kunden-

Rechnungserstellung

und Lieferantenabrechnung Erstellung

Lieferantenabrechnung

von Rechnungen

Zahlungsabwicklung

Druckformate

Portalprozesse

Manuelle Eingriffe sollen ausschließlichnur imin AusnahmefallAusnahmefällen notwendigerforderlich sein.

1.46 Geschäftsprozess im Überblick

Die ERPNext-Lösung bildet den vollständigen kaufmännischen Prozess von der Synchronisation der technischen Daten bis zur Finanzbuchhaltung ab.

Der monatlichevereinfachte HauptprozessAblauf lässtgliedert sich vereinfachtin wiefolgende folgtSchritte:

darstellen:

Synchronisation der Stammdaten und Ladevorgänge aus Gridware Verarbeitung und Aggregation der Verbrauchsdaten Erstellung von Customer Usage Data und Supplier Usage Data Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen Zahlungsabwicklung über SEPA Übergabe der Buchungsdaten an DATEV

Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, möglichstdie ohnemonatliche manuelle Eingriffe eine vollständige Monatsabrechnung zu erzeugen.

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1.5 Rollen im System

Aktuell arbeiten bei becharged alle NutzerAbrechnung mit vollenmöglichst Berechtigungen.geringem Inmanuellen derAufwand Zukunft wird das dann höchstwahrscheinlich geändert. 

durchzuführen.

1.67 Rollen und Berechtigungen

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation arbeiten alle Benutzer innerhalb von ERPNext mit weitgehend identischen Berechtigungen.

Im Rahmen der weiteren Systementwicklung ist geplant, rollenbasierte Berechtigungskonzepte einzuführen, um Verantwortlichkeiten klarer zu trennen und den Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt zu steuern.

1.8 Aufbau diesesder HandbuchsDokumentation

Die folgendenDokumentation Kapitel orientierenorientiert sich an den fachlichen Geschäftsprozessen und nicht an der technischen Umsetzung,Struktur sondernvon an den tatsächlichen Geschäftsprozessen.ERPNext.

Jedes Kapitel enthält:beschreibt:

• den

  fachlichen Hintergrund und den Business-Zweck: Warum existiert dieser Prozess?

  Zweck,
• die beteiligten Datenobjekte und ERPNext-Doctypes,

den Prozessablauf innerhalb des Systems, vorhandene Automatisierungen, typische Fehlerbilder und deren Analyse, sowie Hinweise für Betrieb und zukünftige Weiterentwicklungen.

Geschäftsprozess:Auf Wiediese läuftWeise dient die Dokumentation sowohl als Nachschlagewerk für den laufenden Betrieb als auch als Grundlage für die Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter und die langfristige Weiterentwicklung der Prozess fachlich ab?ERPNext-Lösung.

 

ERPNext-Umsetzung: Welche Doctypes und Funktionen sind beteiligt?

Automatisierungen: Welche Hintergrundprozesse laufen?

Typische Fehler: Welche Probleme treten häufig auf?

Troubleshooting: Wie lassen sich Fehler analysieren und beheben?

Historie: Welche Anforderungen und Entwicklungen haben zu diesem Prozess geführt?