Kapitel 1 – Einführung & Systemübersicht
1. Einleitung
Ziel dieser Dokumentation
Diese Dokumentation beschreibt die von phamos implementierte ERPNext-Lösung für die becharged GmbH. Sie dient als zentrale Wissensbasis für die Betreuung, Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems.
Im Gegensatz zu einer klassischen Benutzerdokumentation konzentriert sich dieses Handbuch auf die projektspezifischen Prozesse, Datenstrukturen und Erweiterungen, die im Rahmen der Implementierung entwickelt wurden. Es ergänzt die Standarddokumentation von ERPNext und dokumentiert die individuelle Lösung, die für die Anforderungen von becharged umgesetzt wurde.
Die Dokumentation verfolgt dabei drei zentrale Ziele:
- Dokumentation der implementierten ERPNext-Lösung einschließlich aller projektspezifischen Erweiterungen und Integrationen.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Grundlage für den Betrieb und die zukünftige Weiterentwicklung des Systems.
Die
Aktueller DokumentationStand versteht(01.09.26): sichZwei Betriebsarten
Beide Wege können eine Zeit lang parallel zurrelevant Weiterentwicklungsein. Prüfen Sie vor der ERPNext-LösungAbrechnung, kontinuierlichwelcher ergänztDatensatz undfür aktualisiert.den Kunden gilt.
1.1 Projektkontext
Die becharged GmbH ist ein Full-Service-Dienstleister für Planung, Betrieb und kaufmännische Verwaltung von Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge.
Das Unternehmen begleitet seine Kunden über den gesamten Lebenszyklus einer Ladeinfrastruktur, von der Projektierung und Standortplanung über den technischen Betrieb bis hin zur laufenden Abrechnung von Ladevorgängen und wiederkehrenden Gebühren.
Zum Leistungsportfolio gehören unter anderem:
- Projektierung und Standortplanung
- Betrieb und Verwaltung von Ladeinfrastruktur
- Verwaltung von Kunden und Verträgen
- Abrechnung von Ladevorgängen
- Abrechnung wiederkehrender Monatsgebühren
- Lieferantenabrechnungen und Rückvergütungsmodelle
- Support, Wartung und Updates
- Vertrieb von Hardware und Dienstleistungen
Mit dem Wachstum der Ladeinfrastruktur steigen auch die Anzahl der Kunden, Verträge, Betreiber und Ladevorgänge. Dadurch entstehen komplexe kaufmännische Prozesse, die mit Standard-ERP-Funktionalitäten allein nicht vollständig abgebildet werden können.
AusFrüher diesemkamen Grundmonatliche wurdeGridware-Auswertungen. gemeinsamDie mitBeträge phamoswurden eineper individuelleExcel oder Power BI in ERPNext-LösungRechnungen entwickelt,übertragen welche(#3). dieDie GeschäftsprozesseCustom vonApp bechargedmacht digitalisiertdenselben undWeg weitgehenddurchgängig automatisiert.in ERPNext.
1.2 Ziel der ERPNext-Implementierung
Das Ziel der ERPNext-Implementierung besteht darin, sämtliche kaufmännischen Prozesse zentral innerhalb eines Systems abzubilden und gleichzeitig die technische Verwaltung der Ladeinfrastruktur weiterhin Gridware zu überlassen.
Während Gridware sämtliche technischen Informationen verwaltet, übernimmt ERPNext die kaufmännische Verarbeitung dieser Daten.
Ein einzelner Ladevorgang erzeugt dabei noch keine Rechnung. Für eine korrekte Abrechnung müssen zahlreiche Informationen miteinander kombiniert werden, beispielsweise:
Erst durch die Zusammenführung dieser Informationen kann eine korrekte Kunden- oder Lieferantenabrechnung erstellt werden.
Die implementierte ERPNext-Lösung automatisiert diesen Prozess weitgehend und reduziert dadurch den manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich.
1.3 Systemlandschaft
Die Gesamtlösung besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, die jeweils klar definierte Aufgaben übernehmen.
| System | Verantwortungsbereich |
|---|---|
| Gridware | Verwaltung der Ladeinfrastruktur und technischer Stammdaten |
| ERPNext | Kaufmännische Prozesse, Abrechnung und Finanzwesen |
| Customer Portal | Selbstservice für Kunden (geplant bzw. im Ausbau) |
| Bank | Verarbeitung der SEPA-Lastschriften |
| DATEV | Finanzbuchhaltung |
| Versand von Rechnungen, Mahnungen und Benachrichtigungen |
Die einzelnen Systeme kommunizieren über definierte Schnittstellen miteinander und bilden gemeinsam die becharged-Plattform.
1.4 Rollen der Systeme
Gridware
Gridware ist das führende System für sämtliche technischen Betriebsdaten der Ladeinfrastruktur. Über die User, Owner und Backoffice Ansicht können die Stakeholder ihre Anliegen verwalten.
Hier werden unter anderem verwaltet:
- Organisationen
- Personen
- Verträge
- Ladestationen
- Ladevorgänge
- Zahlungsmethoden
- SEPA-Stammdaten
Diese Informationen werden regelmäßig über REST-APIs nach ERPNext synchronisiert.
ERPNext
ERPNext bildet die kaufmännische Plattform der becharged-Lösung.
Neben den Standardfunktionen von ERPNext wurden zahlreiche projektspezifische Erweiterungen entwickelt.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Verwaltung von Kunden und Lieferanten
- Verwaltung der Vertragsabbilder
- Verarbeitung der Verbrauchsdaten
- Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen
- Verwaltung von Abonnements
- Zahlungsabwicklung
- SEPA-Lastschriftverfahren
- E-Rechnungen
- Mahnwesen
- DATEV-Export
- Customer Portal
- Individuelle Druckformate
ERPNext ist somit das führende System für sämtliche kaufmännischen Prozesse.
1.5 Architekturprinzipien
Während der Implementierung wurden einige grundlegende Architekturprinzipien definiert. Diese bilden die Basis für zukünftige Erweiterungen und sollten bei allen Weiterentwicklungen berücksichtigt werden.
Gridware ist das führende System für technische Stammdaten
Technische Informationen werden ausschließlich in Gridware gepflegt und anschließend nach ERPNext synchronisiert.
Hierzu gehören insbesondere:
- Verträge
- Personen
- Organisationen
- Ladestationen
- Zahlungsmethoden
ERPNext ist das führende System für kaufmännische Prozesse
Alle kaufmännischen Dokumente entstehen ausschließlich innerhalb von ERPNext.
Dazu gehören:
- Angebote
- Aufträge
- Kundenrechnungen
- Lieferantenabrechnungen
- Gutschriften
- Mahnungen
- Payment Entries
- Finanzexporte
Automatisierung vor manueller Bearbeitung
Ein zentrales Ziel der Implementierung ist die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Prozesse.
Hierzu zählen insbesondere:
- API-Synchronisationen
- Verarbeitung von Ladevorgängen
- Aggregation von Verbrauchsdaten
- Kunden- und Lieferantenabrechnung
- Erstellung von Rechnungen
- Zahlungsabwicklung
- Druckformate
- Portalprozesse
Manuelle Eingriffe sollen nur in Ausnahmefällen erforderlich sein.
1.6 Geschäftsprozess im Überblick
Die ERPNext-Lösung bildet den vollständigen kaufmännischen Prozess von der Synchronisation der technischen Daten bis zur Finanzbuchhaltung ab.
Der vereinfachte Ablauf gliedert sich in folgende Schritte:
- Synchronisation der Stammdaten und Ladevorgänge aus Gridware
- Verarbeitung und Aggregation der Verbrauchsdaten
- Erstellung von Customer Usage Data und Supplier Usage Data
- Erstellung von Kunden- und Lieferantenabrechnungen
- Zahlungsabwicklung über SEPA
- Übergabe der Buchungsdaten an DATEV
Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, die monatliche Abrechnung mit möglichst geringem manuellen Aufwand durchzuführen.
1.7 Rollen und Berechtigungen
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation arbeiten alle Benutzer innerhalb von ERPNext mit weitgehend identischen Berechtigungen.
Im Rahmen der weiteren Systementwicklung ist geplant, rollenbasierte Berechtigungskonzepte einzuführen, um Verantwortlichkeiten klarer zu trennen und den Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt zu steuern.
1.8 Aufbau der Dokumentation
Die Dokumentation orientiert sich an den fachlichen Geschäftsprozessen und nicht an der technischen Struktur von ERPNext.
Jedes Kapitel beschreibt:
- den fachlichen Hintergrund und den Business-Zweck,
- die beteiligten Datenobjekte und ERPNext-Doctypes,
- den Prozessablauf innerhalb des Systems,
- vorhandene Automatisierungen,
- typische Fehlerbilder und deren Analyse,
- sowie Hinweise für Betrieb und zukünftige Weiterentwicklungen.
Auf diese Weise dient die Dokumentation sowohl als Nachschlagewerk für den laufenden Betrieb als auch als Grundlage für die Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter und die langfristige Weiterentwicklung der ERPNext-Lösung.