Kapitel 3 – Systemarchitektur & Geschäftsprozesse
Ziel dieses Kapitels
Dieses Kapitel vermittelt das grundlegende Verständnis der becharged-Systemarchitektur sowie der wichtigsten Geschäftsprozesse.
Nach dem Lesen dieses Kapitels soll der Leser verstehen:
- welche Systeme miteinander kommunizieren,
- welche Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden,
- welche Systeme für welche Daten verantwortlich sind,
- wie der monatliche Abrechnungsprozess grundsätzlich funktioniert.
Die detaillierten Prozessbeschreibungen werden in den folgenden Kapiteln erläutert.
3.1 Systemübersicht
Die becharged-Lösung besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, die gemeinsam den vollständigen Geschäftsprozess rund um die Verwaltung und Abrechnung von Ladeinfrastruktur abbilden.
| System | Aufgabe |
|---|---|
| Gridware | Verwaltung der technischen Stammdaten und Ladevorgänge |
| ERPNext | Kaufmännische Prozesse und Abrechnung |
| Customer Portal | Kundeninteraktion und Self-Service |
| Bank | Zahlungsabwicklung über SEPA |
| DATEV | Finanzbuchhaltung |
Jedes System besitzt klar definierte Verantwortlichkeiten. Dadurch werden doppelte Datenpflege und inkonsistente Informationen vermieden.
3.2 Source of Truth
Ein zentrales Architekturprinzip des Projekts besteht darin, dass jede Information genau einem führenden System zugeordnet ist.
| Datenobjekt | Führendes System | Synchronisation |
|---|---|---|
| Personen | Gridware | Gridware → ERPNext |
| Organisationen | Gridware | Gridware → ERPNext |
| Gridware Contracts | Gridware | Gridware → ERPNext |
| Payment Methods | Gridware | Gridware → ERPNext |
| Gridware Usages | Gridware | Gridware → ERPNext |
| Customer | ERPNext (aus Gridware erzeugt) | automatisch |
| Supplier | ERPNext (aus Gridware erzeugt) | automatisch |
| Sales Invoice | ERPNext | ERPNext |
| Purchase Invoice | ERPNext | ERPNext |
| Payment Entry | ERPNext | ERPNext |
| SEPA XML | ERPNext | Bank |
| DATEV Export | ERPNext | DATEV |
Wichtiger Grundsatz
Änderungen an Stammdaten dürfen grundsätzlich immer im führenden System erfolgen.
Dies verhindert Inkonsistenzen zwischen Gridware und ERPNext.
3.3 Hauptprozesse im System
Das Gesamtsystem besteht aus mehreren miteinander verbundenen Geschäftsprozessen.
Diese lassen sich in fünf Hauptbereiche unterteilen:
1. Stammdatenverwaltung
Verwaltung und Synchronisation von:
- Organisationen
- Personen
- Verträgen
- Zahlungsinformationen
- Kunden
- Lieferanten
2. Nutzungsdaten
Import sämtlicher Ladevorgänge aus Gridware.
Diese Daten bilden die Grundlage sämtlicher Abrechnungen.
3. Abrechnung
Die importierten Nutzungsdaten werden:
- einer Billing Period zugeordnet,
- aggregiert,
- anschließend fakturiert.
Hier entstehen:
- Customer Usage Data
- Supplier Usage Data
- Sales Invoices
- Purchase Invoices
4. Zahlungsabwicklung
Nach der Rechnungsstellung erfolgt:
- SEPA-Einzug
- Verarbeitung der Zahlungseingänge
- Payment Entries
- Mahnwesen
5. Finanzbuchhaltung
Zum Abschluss werden sämtliche Buchungsdaten an DATEV übergeben.
3.4 Monatlicher Geschäftsprozess
Die monatliche Abrechnung erfolgt in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten.
Schritt 1 – API Synchronisation
Zu Beginn werden sämtliche neuen Daten aus Gridware importiert.
Hierzu gehören:
- neue Verträge
- neue Kunden
- neue Lieferanten
- neue Ladevorgänge
- neue Zahlungsmethoden
Schritt 2 – Billing Period
Alle importierten Nutzungen werden automatisch dem korrekten Abrechnungsmonat zugeordnet.
Die Zuordnung erfolgt anhand des Enddatums des Ladevorgangs.
Schritt 3 – Aggregation
Die einzelnen Ladevorgänge werden zusammengefasst in einem Batch.
Es entstehen:
- Customer Usage Data
- Supplier Usage Data
Diese bilden die eigentliche Grundlage für die Rechnungsstellung.
Schritt 4 – Rechnungsstellung
Aus den aggregierten Daten werden automatisch:
- Sales Invoices
- Purchase Invoices
erstellt.
Schritt 5 – Zahlungsabwicklung
Nach der Rechnungsstellung erfolgt:
- Versand der Rechnungen
- SEPA-Einzug
- Verarbeitung der Zahlungseingänge
Schritt 6 – Finanzexport
Abschließend werden die Buchungsdaten an DATEV exportiert.
3.5 Automatisierungen
Ein wesentliches Ziel des Projekts besteht darin, manuelle Tätigkeiten möglichst vollständig zu automatisieren.
Zu den wichtigsten Automatisierungen gehören:
- API-Synchronisation
- Vertragsaktualisierung
- Customer- und Supplier-Erstellung
- Billing Period-Ermittlung
- Aggregation der Nutzungsdaten
- Erstellung von Customer Usage Data
- Erstellung von Supplier Usage Data
- Rechnungserstellung
- Statusverwaltung
- Payment Entry Verarbeitung
- SEPA XML Erstellung
Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich und die Fehleranfälligkeit wird minimiert.
3.6 Architekturprinzipien
Während der Entwicklung wurden folgende Grundprinzipien verfolgt:
1. Automatisierung vor manueller Bearbeitung
Alle wiederkehrenden Prozesse sollen automatisch ausgeführt werden.
2. Nachvollziehbarkeit
Jede Rechnung muss auf die zugrunde liegenden Ladevorgänge zurückgeführt werden können.
3. Trennung von Technik und Buchhaltung
Gridware verwaltet technische Daten.
ERPNext verwaltet kaufmännische Prozesse.
4. Modulare Architektur
Jeder Prozess (Verträge, Nutzung, Billing, Rechnungen, Zahlungen) bildet ein eigenständiges Modul.
Dadurch können einzelne Komponenten unabhängig voneinander erweitert werden.