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Kapitel 3 – Aufbau der ERPNext-Lösung

Ziel dieses Kapitels

DiesesDie KapitelERPNext-Lösung vermitteltfür dasbecharged grundlegendebesteht Verständnisaus mehreren fachlich voneinander abgegrenzten Funktionsbereichen. Jeder Funktionsbereich erfüllt eine klar definierte Aufgabe innerhalb der becharged-SystemarchitekturGesamtlösung und bildet einen bestimmten Abschnitt des Geschäftsprozesses ab.

Gemeinsam ermöglichen diese Funktionsbereiche die vollständige kaufmännische Abwicklung aller Geschäftsprozesse – von der Verwaltung der Stammdaten über die Verarbeitung von Ladevorgängen bis hin zur Kunden- und Lieferantenabrechnung sowie der wichtigsten Geschäftsprozesse.Finanzbuchhaltung.

NachDie demfolgenden LesenKapitel diesesdieser KapitelsDokumentation sollorientieren sich an dieser Struktur.

3.1 Überblick über die Funktionsbereiche

Die ERPNext-Lösung gliedert sich in folgende Funktionsbereiche:

    Stammdatenverwaltung

    Vertragsmanagement

    Nutzungsmanagement

    Abrechnungslogik

    Kundenabrechnung

    Lieferantenabrechnung

    Finanzwesen

    Customer Portal

    Administration und Systembetrieb

    Jeder dieser Bereiche übernimmt eine klar definierte Aufgabe innerhalb des Gesamtsystems. Zusammen bilden sie den vollständigen Prozess von der LeserSynchronisation verstehen:der technischen Daten bis zur finalen Buchhaltung.

    3.2 Zusammenspiel der Funktionsbereiche

    Die einzelnen Funktionsbereiche bauen logisch aufeinander auf.

    Der vereinfachte Ablauf innerhalb der Plattform stellt sich wie folgt dar:

    drawing-11-1783944289.png

    Jeder Funktionsbereich verarbeitet die Ergebnisse des vorherigen Prozessschrittes und stellt die Grundlage für den nächsten Geschäftsprozess bereit.

    3.3 Stammdatenverwaltung

    Die Stammdatenverwaltung bildet das Fundament der ERPNext-Lösung.

    Hier werden sämtliche kaufmännisch relevanten Stammdaten verwaltet und mit Gridware synchronisiert.

    Zu den wichtigsten Stammdaten gehören:

    • welche Systeme

      Kunden

      miteinander kommunizieren,
    • welche Daten

      Lieferanten

      zwischen

    Kontakte

    Adressen

    Gridware Parties

    Zahlungsmittel (SEPA Mandate und Bankkonten) 

    Diese Informationen werden in nahezu allen weiteren Prozessen verwendet und bilden die Grundlage für Verträge, Abrechnungen und Finanzprozesse.

    Weiterführendes Kapitel: Kapitel 4 – Stammdatenverwaltung

    3.4 Vertragsmanagement

    Das Vertragsmanagement verwaltet sämtliche Vertragsinformationen innerhalb der ERPNext-Lösung.

    Hier werden die aus Gridware synchronisierten Verträge verarbeitet und für die spätere Abrechnung vorbereitet.

    Zu den Systemenwichtigsten ausgetauschtBestandteilen werden,gehören:

      Gridware Contracts

      welche Systeme

      Contract fürTypes

      welche Daten verantwortlich sind, wie der

      Vertragsparteien

      monatliche Abrechnungsprozess grundsätzlich

      Vertragszuordnungen

      funktioniert.

      Vertragsstatus

      Customer- und Supplier-Mappings

      Die detailliertenVertragsart Prozessbeschreibungenbestimmt werdenmaßgeblich, inwie denspätere folgendenLadevorgänge Kapiteln erläutert.

      3.1 Systemübersicht

      Die becharged-Lösung besteht aus mehreren spezialisierten Systemen, die gemeinsam den vollständigen Geschäftsprozess rund um die Verwaltungverarbeitet und Abrechnungabgerechnet von Ladeinfrastruktur abbilden.werden.

      Weiterführendes

      Kapitel:
      Kapitel 5 – SystemVertragsmanagement Aufgabe

      3.5

      Gridware Verwaltung der technischen Stammdaten und Ladevorgänge ERPNext Kaufmännische Prozesse und Abrechnung Customer Portal Kundeninteraktion und Self-Service Bank Zahlungsabwicklung über SEPA DATEV Finanzbuchhaltung
      Nutzungsmanagement

      JedesDas SystemNutzungsmanagement besitztverarbeitet klarsämtliche definierte Verantwortlichkeiten. Dadurch werden doppelte Datenpflege und inkonsistente Informationen vermieden.

      3.2 Source of Truth

      Ein zentrales Architekturprinzip des Projekts besteht darin, dass jede Information genau einem führenden System zugeordnet ist.

      Datenobjekt Führendes System Synchronisation Personen Gridware Gridware → ERPNext Organisationen Gridware Gridware → ERPNext Gridware Contracts Gridware Gridware → ERPNext Payment Methods Gridware Gridware → ERPNext Gridware Usages Gridware Gridware → ERPNext Customer ERPNext (aus Gridware erzeugt)importierten automatisch Supplier ERPNext (aus Gridware erzeugt) automatisch Sales Invoice ERPNext ERPNext Purchase Invoice ERPNext ERPNext Payment Entry ERPNext ERPNext SEPA XML ERPNext Bank DATEV Export ERPNext DATEV
      Ladevorgänge.

      WichtigerJeder Grundsatz

      einzelne
      Ladevorgang

      Änderungenwird anzunächst Stammdateneiner dürfenBilling grundsätzlichPeriod immer im führenden System erfolgen.

      Dies verhindert Inkonsistenzen zwischen Gridwarezugeordnet und ERPNext.

      anschließend

      3.3für Hauptprozessedie imspätere System

      Abrechnung

      Das Gesamtsystem besteht aus mehreren miteinander verbundenen Geschäftsprozessen.vorbereitet.

      DieseZu lassendiesem sichBereich ingehören fünf Hauptbereiche unterteilen:

      1. Stammdatenverwaltung

      Verwaltung und Synchronisation von:insbesondere:

      • Organisationen

        Gridware Usage

      • Personen

        Billing Period

      • Verträgen

        Customer Usage Data

      • Zahlungsinformationen

        Supplier Usage Data

      • Kunden

        Customer Usage Details

      • Lieferanten

        Supplier Usage Details

      2.

      Die Nutzungsdatenhier

      Import sämtlicher Ladevorgänge aus Gridware.

      Dieseerzeugten Daten bilden die Grundlage sämtlicherfür Abrechnungen.sämtliche Rechnungen und Lieferantenabrechnungen.

      Weiterführendes Kapitel: Kapitel 6 – Nutzungsmanagement

      3.6 AbrechnungAbrechnungslogik

      Die importiertenAbrechnungslogik Nutzungsdatenbildet werden:den fachlichen Kern der ERPNext-Lösung.

      Hier wird entschieden,

      • einer Billing

        welche PeriodLadevorgänge zugeordnet,gemeinsam abgerechnet werden,

      • aggregiert,

        welche Vertragslogik angewendet wird,

      • anschließend fakturiert.

        welche Artikel verwendet werden,

      welche Rechnungen erstellt werden,

      welche Lieferanten beteiligt sind,

      welche Sonderfälle berücksichtigt werden müssen.

      HierDie entstehen:Abrechnungslogik verbindet die technischen Nutzungsdaten aus Gridware mit den kaufmännischen Prozessen innerhalb von ERPNext.

      Sie verarbeitet sowohl Kunden- als auch Lieferantenprozesse und bildet damit den eigentlichen Mehrwert der individuellen ERPNext-Implementierung.

      Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

      • Aggregation von Nutzungsdaten

      Anwendung der Vertragslogik

      Ermittlung der abzurechnenden Positionen

      Vorbereitung der Kundenabrechnung

      Vorbereitung der Lieferantenabrechnung

      Verarbeitung unterschiedlicher Geschäftsmodelle (z. B. Company Car, Roaming oder Monatsgebühren)

      Weiterführendes Kapitel: Kapitel 7 – Abrechnungslogik

      3.7 Kundenabrechnung

      Die Kundenabrechnung umfasst sämtliche Prozesse rund um die Rechnungsstellung an Endkunden.

      Hier werden aus den zuvor aufbereiteten Nutzungsdaten automatisiert Rechnungen erstellt und anschließend an die Kunden versendet.

      Zu diesem Bereich gehören:

        Customer Usage Data

        Sales Invoices

        Subscriptions

        Rechnungsversand

        Zahlungsabwicklung

        Mahnwesen

        Das Ziel besteht darin, den gesamten Rechnungsprozess möglichst vollständig zu automatisieren.

        Weiterführendes Kapitel: Kapitel 8 – Kundenabrechnung

        3.8 Lieferantenabrechnung

        Neben der Kundenabrechnung unterstützt die ERPNext-Lösung ebenfalls die Abrechnung von Lieferanten und Betreibern.

        Dieser Funktionsbereich befindet sich derzeit im Ausbau und wird zukünftig einen wesentlichen Bestandteil der Plattform darstellen.

        Hierzu gehören unter anderem:

          Supplier Usage Data

          Sales

          Purchase Invoices

          Purchase Invoices

          Lieferantenabrechnungen

          Rückvergütungsmodelle

          Lieferantengutschriften

          spätere Auszahlungsprozesse

          4.

          Ziel Zahlungsabwicklungist

          Naches, auch die Lieferantenprozesse vollständig innerhalb der RechnungsstellungERPNext-Lösung erfolgt:abzubilden.

          Weiterführendes Kapitel: Kapitel 9 – Lieferantenabrechnung

          3.9 Finanzwesen

          Der Funktionsbereich Finanzwesen umfasst sämtliche buchhalterischen Prozesse innerhalb der ERPNext-Lösung.

          Hierzu gehören insbesondere:

          • SEPA-Einzug

            Payment Entries

          • Verarbeitung der

            SEPA-Lastschriften

            Zahlungseingänge
          • Payment Entries

            E-Rechnungen

          • DATEV-Export

          Bankabstimmung

          Mahnwesen

          Finanzberichte

          5.

          Dieser FinanzbuchhaltungBereich

          Zumbildet den Abschluss werdendes gesamten Geschäftsprozesses.

          Weiterführendes Kapitel: Kapitel 10 – Finanzwesen

          3.10 Customer Portal

          Das Customer Portal erweitert die ERPNext-Lösung um einen webbasierten Self-Service-Bereich.

          Kunden sollen künftig unter anderem:

            Angebote bestätigen

            Bestellungen durchführen

            Benutzer verwalten

            Ladestationen registrieren

            Dokumente herunterladen

            Stammdaten aktualisieren

            Das Portal kommuniziert direkt mit ERPNext und automatisiert zahlreiche bisher manuelle Prozesse.

            Weiterführendes Kapitel: Kapitel 11 – Customer Portal

            3.11 Administration und Systembetrieb

            Dieser Funktionsbereich umfasst sämtliche Buchungsdatenadministrativen anAufgaben DATEVrund übergeben.

            um

            3.4den MonatlicherBetrieb Geschäftsprozess

            der

            Die monatliche Abrechnung erfolgt in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten.

            Schritt 1 – API Synchronisation

            Zu Beginn werden sämtliche neuen Daten aus Gridware importiert.ERPNext-Lösung.

            Hierzu gehören:

            • neue Verträge
            neue Kunden neue Lieferanten

            Systemeinstellungen

            neue Ladevorgänge

            API-Konfiguration

            neue Zahlungsmethoden

            Schritt 2 – Billing Period

            Alle importierten Nutzungen werden automatisch dem korrekten Abrechnungsmonat zugeordnet.Hintergrundjobs

            Die Zuordnung erfolgt anhand des Enddatums des Ladevorgangs.

            Schritt 3 – Aggregation

            Die einzelnen Ladevorgänge werden zusammengefasst in einem Batch.

            Es entstehen:

              Customer Usage Data Supplier Usage

              Scheduler

              Data

              Mappings

              Druckformate

              Benutzerverwaltung

              Monitoring

              Fehleranalyse

              Dieses Kapitel richtet sich in erster Linie an Administratoren, Consultants und Entwickler.

              Weiterführendes Kapitel: Kapitel 12 – Administration und Systembetrieb

              Zusammenfassung

              Die ERPNext-Lösung für becharged wurde in mehrere fachliche Funktionsbereiche gegliedert. Jeder Bereich übernimmt eine klar definierte Aufgabe innerhalb des Gesamtsystems und baut auf den Ergebnissen des vorherigen Prozessschrittes auf.

              Diese bildenStruktur dient gleichzeitig als Gliederung der weiteren Dokumentation. Die folgenden Kapitel beschreiben jeden Funktionsbereich detailliert und erläutern sowohl die eigentlichefachlichen GrundlageHintergründe fürals auch die Rechnungsstellung.

              technische

              SchrittUmsetzung 4innerhalb –von Rechnungsstellung

              Aus den aggregierten Daten werden automatisch:

                Sales Invoices Purchase Invoices

                erstellt.

                Schritt 5 – Zahlungsabwicklung

                Nach der Rechnungsstellung erfolgt:

                  Versand der Rechnungen SEPA-Einzug Verarbeitung der Zahlungseingänge

                  Schritt 6 – Finanzexport

                  Abschließend werden die Buchungsdaten an DATEV exportiert.

                  3.5 Automatisierungen

                  Ein wesentliches Ziel des Projekts besteht darin, manuelle Tätigkeiten möglichst vollständig zu automatisieren.ERPNext.

                  Zu den wichtigsten Automatisierungen gehören:

                    API-Synchronisation Vertragsaktualisierung Customer- und Supplier-Erstellung Billing Period-Ermittlung Aggregation der Nutzungsdaten Erstellung von Customer Usage Data Erstellung von Supplier Usage Data Rechnungserstellung Statusverwaltung Payment Entry Verarbeitung SEPA XML Erstellung

                    Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich und die Fehleranfälligkeit wird minimiert.

                    3.6 Architekturprinzipien

                    Während der Entwicklung wurden folgende Grundprinzipien verfolgt:

                    1. Automatisierung vor manueller Bearbeitung

                    Alle wiederkehrenden Prozesse sollen automatisch ausgeführt werden.

                    2. Nachvollziehbarkeit

                    Jede Rechnung muss auf die zugrunde liegenden Ladevorgänge zurückgeführt werden können.

                    3. Trennung von Technik und Buchhaltung

                    Gridware verwaltet technische Daten.

                    ERPNext verwaltet kaufmännische Prozesse.

                    4. Modulare Architektur

                    Jeder Prozess (Verträge, Nutzung, Billing, Rechnungen, Zahlungen) bildet ein eigenständiges Modul.

                    Dadurch können einzelne Komponenten unabhängig voneinander erweitert werden.