Kapitel 4 – Customer & Contract Management

Ziel dieses Kapitels

Dieses Kapitel beschreibt den gesamten Lebenszyklus eines Kunden – von der Anlage in Gridware bis zur vollständigen Synchronisation nach ERPNext.

Nach diesem Kapitel soll ein neuer Mitarbeiter verstehen:

wo Kunden entstehen,
wie Verträge synchronisiert werden,
wie ERPNext Customer und Supplier erstellt,
wie Parteien miteinander verknüpft werden,
welche Informationen später für die Abrechnung verwendet werden.

4.1 Ziel des Customer Managements

Das Customer Management bildet die Grundlage sämtlicher Geschäftsprozesse innerhalb des Systems.

Alle späteren Prozesse wie

Vertragsverwaltung
Abrechnung
Zahlungsabwicklung
Customer Portal
Reporting

setzen voraus, dass Kunden und Verträge korrekt synchronisiert wurden.

Der eigentliche Kunde wird nicht direkt in ERPNext angelegt.

Stattdessen übernimmt ERPNext die Informationen automatisiert aus Gridware.

4.2 Beteiligte Objekte

Im Customer Management arbeiten mehrere Objekte zusammen.

Objekt	Aufgabe
Gridware Organisation	Unternehmen innerhalb Gridware
Gridware Person	Natürliche Person
Gridware Party	Vertragspartner innerhalb Gridware
Gridware Contract	Vertrag zwischen mehreren Parteien
Customer	Rechnungsempfänger in ERPNext
Supplier	Lieferant innerhalb ERPNext
Contact	Ansprechpartner
Address	Rechnungs- und Lieferadresse

4.3 Grundprinzip

Gridware bleibt das führende System.

ERPNext erzeugt daraus automatisch die kaufmännischen Stammdaten.

Das bedeutet:

Gridware

│

├── Organisation

├── Person

├── Party

├── Contract

│

▼

API

│

▼

ERPNext

│

├── Customer

├── Supplier

├── Contact

├── Address

├── Gridware Contract

│

▼

Billing

Neue Kunden werden daher grundsätzlich nicht manuell in ERPNext angelegt, sondern über die Synchronisation erzeugt oder aktualisiert.

4.4 Gridware Party

Die Gridware Party stellt den eigentlichen Vertragspartner innerhalb Gridware dar.

Eine Party kann sein:

eine Organisation
eine natürliche Person

Die Party dient als Bindeglied zwischen den technischen Gridware-Daten und den kaufmännischen ERPNext-Daten.

Während der Synchronisation erfolgt die Zuordnung zu:

Customer
Supplier
Contact

Je nach Vertragskonstellation kann eine Party unterschiedliche Rollen übernehmen.

4.5 Gridware Contract

Der Gridware Contract bildet den zentralen fachlichen Vertrag.

Er enthält sämtliche Informationen, welche später für die Abrechnung benötigt werden.

Hierzu gehören insbesondere:

Vertragsart
Vertragsstatus
Vertragsnehmer
Contract Giver
Customer
Supplier
Zahlungsinformationen
Billing-Konfiguration

Im Laufe des Projekts wurde der Gridware Contract schrittweise erweitert und bildet heute die zentrale Verknüpfung zwischen Gridware und ERPNext. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Customer- und Supplier-Beziehungen sowie zusätzliche Vertragsinformationen.

4.6 Customer

Der ERPNext Customer repräsentiert den kaufmännischen Rechnungsempfänger.

Ein Customer entsteht grundsätzlich durch eine Synchronisation aus Gridware.

Folgende Informationen werden übernommen:

Name
Adressen
Ansprechpartner
Gridware-ID
Vertragszuordnung
Zahlungsinformationen

Zusätzliche ERP-spezifische Einstellungen (z. B. Debitorenkonto, Preislisten oder Steuerkonfigurationen) werden innerhalb ERPNext gepflegt.

4.7 Supplier

Neben Kunden werden auch Lieferanten automatisch verwaltet.

Supplier werden insbesondere benötigt für:

Betreiber der Ladeinfrastruktur
Lieferantenabrechnungen
Purchase Invoices
Auszahlung der Roaming-Partner

Auch Supplier werden über Gridware identifiziert und den entsprechenden Verträgen zugeordnet.

4.8 Contacts und Addresses

Für jeden Customer können mehrere Kontakte und Adressen existieren.

Beispiele:

Hauptadresse
Rechnungsadresse
Lieferadresse
Baustelle
Niederlassung

Ebenso können mehrere Ansprechpartner gepflegt werden.

Die Druckformate verwenden abhängig vom Dokument automatisch die passende Adresse und den passenden Kontakt.

(Hinweis: Hier können wir später auf das Kapitel "Adresslogik & Printformate" verweisen, in dem wir die gemeinsam entwickelte Logik für Customer Name, Address Title und Contact Person detailliert beschreiben.)

4.9 Synchronisationsprozess

Der Synchronisationsprozess läuft automatisiert ab.

Schritt 1

Gridware liefert Stammdaten.

↓

Schritt 2

ERPNext prüft:

Existiert die Party bereits?

↓

Nein

→ Neuer Customer / Supplier

↓

→ Aktualisierung

↓

Schritt 3

Contract wird erzeugt oder aktualisiert.

↓

Schritt 4

Verknüpfung aller Parteien.

↓

Schritt 5

Customer steht für Billing zur Verfügung.

Die Synchronisationslogik wurde mehrfach erweitert, damit bestehende Verträge nur bei tatsächlichen Änderungen aktualisiert werden und Änderungen nachvollziehbar bleiben. Gleichzeitig wurde die Zuordnung der beteiligten Parteien verbessert.

4.10 Typische Fehler

Problem	Ursache	Lösung
Customer fehlt	Party wurde nicht synchronisiert	API-Synchronisation prüfen
Contract fehlt	Vertrag nicht importiert	Gridware Contract Sync ausführen
Supplier fehlt	Party nicht zugeordnet	Parteien neu verknüpfen
Contact fehlt	Ansprechpartner wurde nicht übernommen	Contact-Synchronisation prüfen
Adresse falsch	Adressdaten in Gridware geändert	Erneute Synchronisation durchführen

4.11 Verantwortlichkeiten

Aufgabe	Verantwortliches System
Organisationen verwalten	Gridware
Personen verwalten	Gridware
Verträge verwalten	Gridware
Customer erzeugen	ERPNext
Supplier erzeugen	ERPNext
Contacts	ERPNext (Synchronisation aus Gridware)
Addresses	ERPNext (Synchronisation aus Gridware)
Rechnungen	ERPNext

4.12 Fazit

Das Customer & Contract Management bildet das Fundament des gesamten Systems. Alle nachgelagerten Prozesse – insbesondere die Verarbeitung von Nutzungsdaten und die Abrechnung – greifen auf die hier aufgebauten Stammdaten und Vertragsbeziehungen zurück.

Meine Empfehlung für die nächsten Kapitel

Ab jetzt würde ich die Dokumentation exakt entlang des fachlichen Ablaufs aufbauen:

Kapitel 5 – Usage Management (Gridware Usage, Billing Period, Customer Usage Data und Supplier Usage Data)

Danach folgen:

Kapitel 6 – Billing Engine & Rechnungsstellung
Kapitel 7 – Finanzprozesse (SEPA, Payment Entry, DATEV, Mahnwesen)

Damit folgt die Dokumentation dem tatsächlichen Lebenszyklus eines Vorgangs – von der Vertragsanlage über die Nutzung bis hin zur fertigen Rechnung und Zahlung. Das macht sie für neue Mitarbeiter besonders intuitiv und praxisnah.