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Kapitel 4 – Stammdatenverwaltung

Ziel dieses Kapitels

Die Stammdaten bilden das Fundament der ERPNext-Lösung. Sämtliche nachgelagerten Prozesse – von der Vertragsverwaltung über die Verarbeitung von Ladevorgängen bis hin zur Rechnungsstellung – greifen auf diese Daten zu.

Dieses Kapitel beschreibt den Aufbau der Stammdaten, deren Herkunft sowie deren Zusammenspiel innerhalb der ERPNext-Lösung.

Nach diesem Kapitel soll der Leser verstehen,

  • welche Stammdaten innerhalb ERPNext verwaltet werden,

  • aus welchem System diese stammen,

  • wie die Synchronisation erfolgt,

  • welche Daten manuell gepflegt werden dürfen,

  • welche Stammdaten ausschließlich aus Gridware übernommen werden.

4.1 Überblick

Die Stammdatenverwaltung umfasst sämtliche dauerhaft benötigten Informationen innerhalb der ERPNext-Lösung.

Hierzu gehören insbesondere:

Stammdaten Beschreibung
Customer Rechnungsempfänger
Supplier Betreiber bzw. Lieferanten
Contact Ansprechpartner
Address Rechnungs-, Liefer- und Standortadressen
Gridware Party Technischer Vertragspartner aus Gridware
Company Eigene Gesellschaft(en) innerhalb ERPNext
Item Artikel für Rechnungs- und Lieferantenabrechnung
Subscription Wiederkehrende Gebühren
Payment Terms Zahlungsbedingungen
SEPA Mandate Lastschriftmandate

Diese Stammdaten werden in nahezu allen Geschäftsprozessen verwendet.

4.2 Grundprinzip

Die Stammdatenverwaltung basiert auf einem klaren Architekturprinzip:

Technische Stammdaten werden in Gridware gepflegt. Kaufmännische Stammdaten werden in ERPNext verwaltet.

Dadurch wird sichergestellt, dass jede Information nur an einer Stelle gepflegt wird und Inkonsistenzen vermieden werden.

Objekt Führendes System
Person Gridware
Organisation Gridware
Vertrag Gridware
Ladepunkt Gridware
Payment Method Gridware
Customer ERPNext (auf Basis Gridware)
Supplier ERPNext (auf Basis Gridware)
Contact ERPNext
Address ERPNext

4.3 Customer

Zweck

Der Customer repräsentiert den kaufmännischen Rechnungsempfänger innerhalb ERPNext.

Ein Customer kann sowohl eine Privatperson als auch ein Unternehmen sein.

Der Customer bildet die Grundlage für:

  • Angebote

  • Aufträge

  • Rechnungen

  • Payment Entries

  • Subscriptions

  • Customer Portal

Herkunft

Customer werden nicht manuell angelegt.

Sie entstehen durch die Synchronisation der entsprechenden Organisation oder Person aus Gridware.

Während der Synchronisation erfolgt zusätzlich die Verknüpfung mit:

  • Contacts

  • Addresses

  • Contracts

  • Payment Methods

Besondere Anpassungen

Im Rahmen der Implementierung wurden Customer um projektspezifische Informationen erweitert.

Hierzu gehören unter anderem:

  • Gridware-ID

  • Zuordnung zu Gridware Contracts

  • API-Synchronisation

  • Customer Portal

  • Vertragsinformationen

4.4 Supplier

Zweck

Supplier repräsentieren Betreiber oder andere Leistungserbringer, welche später gegenüber becharged abgerechnet werden.

Sie bilden die Grundlage für:

  • Purchase Invoices

  • Supplier Usage Data

  • Lieferantenabrechnungen

  • Rückvergütungen

Herkunft

Wie Customer entstehen auch Supplier auf Basis der Informationen aus Gridware.

Die Zuordnung erfolgt über den jeweiligen Gridware Contract.

Zukunft

Mit der Erweiterung der Lieferantenabrechnung wird dieser Bereich deutlich an Bedeutung gewinnen.

Insbesondere werden zukünftig weitere Funktionen ergänzt:

  • Lieferantengutschriften

  • Selbstabrechnung

  • Auszahlungsprozesse

  • Supplier Statements

4.5 Contacts

Contacts enthalten sämtliche Ansprechpartner eines Customers oder Suppliers.

Ein Unternehmen kann mehrere Ansprechpartner besitzen.

Typische Rollen:

  • Primary Contact

  • Billing Contact

  • Technical Contact

Bei der Erstellung von Verkaufsdokumenten wird automatisch der passende Ansprechpartner verwendet.

4.6 Addresses

Adressen werden getrennt von Customer und Supplier verwaltet.

Dadurch können mehrere Adressen einem Geschäftspartner zugeordnet werden.

Beispiele:

  • Rechnungsadresse

  • Lieferadresse

  • Firmenstandort

  • Ladepark

  • Baustelle

Für die Druckformate gelten projektspezifische Regeln bezüglich Customer Name, Address Title und Contact Person.

(Verweis auf Kapitel "Druckformate")

4.7 Items

Artikel bilden die Grundlage sämtlicher Rechnungs- und Lieferantenabrechnungen.

Je nach Geschäftsmodell werden unterschiedliche Artikel verwendet.

Beispiele:

  • Ladevorgänge

  • Monatliche Grundgebühren

  • Hardware

  • Dienstleistungen

  • Erstattungen

Die Zuordnung erfolgt später über die Vertragslogik.

4.8 Subscriptions

Subscriptions bilden die Grundlage für wiederkehrende Abrechnungen.

Sie werden insbesondere verwendet für:

  • monatliche Grundgebühren

  • Vertragsgebühren

  • Servicegebühren

Zusätzlich werden im Rahmen der monatlichen Abrechnung die entsprechenden Verbrauchsdaten ergänzt.

4.9 Payment Terms & SEPA

Für jeden Customer können Zahlungsbedingungen und SEPA-Informationen hinterlegt werden.

Die SEPA-Stammdaten stammen grundsätzlich aus Gridware und werden nach ERPNext synchronisiert.

Sie bilden die Grundlage für:

  • SEPA-XML

  • Payment Entries

  • Lastschriftverfahren

4.10 Synchronisationsprozess

Die Stammdaten werden automatisiert synchronisiert.

Der grundsätzliche Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Gridware stellt neue oder geänderte Stammdaten bereit.

  2. ERPNext ruft diese Daten über die REST-API ab.

  3. Bestehende Datensätze werden aktualisiert oder neue Datensätze angelegt.

  4. Beziehungen zwischen Customer, Supplier, Contacts und Contracts werden automatisch hergestellt.

  5. Die Stammdaten stehen anschließend für alle nachgelagerten Prozesse zur Verfügung.

4.11 Typische Fehler

Problem Ursache Lösung
Customer fehlt Synchronisation nicht durchgeführt API-Synchronisation prüfen
Supplier fehlt Gridware Party nicht zugeordnet Contract prüfen
Contact fehlt Ansprechpartner nicht synchronisiert API erneut ausführen
Adresse falsch Änderungen nur in ERPNext vorgenommen Änderungen in Gridware durchführen
SEPA fehlt Mandat nicht synchronisiert Payment Method prüfen

4.12 Best Practices

Für die Pflege der Stammdaten gelten folgende Grundregeln:

  • Stammdaten grundsätzlich im führenden System pflegen.

  • Manuelle Änderungen an synchronisierten Feldern vermeiden.

  • Kontakte und Adressen vollständig pflegen.

  • Dubletten vermeiden.

  • Änderungen nach Möglichkeit über die vorgesehenen Synchronisationsprozesse durchführen.

Zusammenfassung

Die Stammdatenverwaltung bildet die Grundlage aller weiteren Geschäftsprozesse. Eine konsistente Pflege und Synchronisation der Stammdaten ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Vertragsverwaltung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung.

Ich würde hier allerdings eine kleine strukturelle Änderung vornehmen

Je länger ich über euer System nachdenke, desto mehr glaube ich, dass Items und Subscriptions keine Stammdaten im eigentlichen Sinn sind.

Ich würde deshalb Kapitel 4 ausschließlich auf die Geschäftspartner konzentrieren:

  • Customer

  • Supplier

  • Contact

  • Address

  • Gridware Party

Items, Subscriptions, Payment Terms und SEPA-Mandate würde ich erst in den jeweiligen Fachkapiteln behandeln – also beispielsweise Items in der Abrechnungslogik und Subscriptions in der Kundenabrechnung. Dadurch bleibt jedes Kapitel thematisch fokussiert und der Leser findet Informationen dort, wo sie im Prozess tatsächlich relevant werden.