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Kapitel 4 – Stammdatenverwaltung

 

Kapitel 4 – Customer & Contract Management

Ziel dieses Kapitels

Die Stammdaten bilden das Fundament der ERPNext-Lösung. Sämtliche nachgelagerten Prozesse – von der Vertragsverwaltung über die Verarbeitung von Ladevorgängen bis hin zur Rechnungsstellung – greifen auf diese Daten zu.

Dieses Kapitel beschreibt den gesamten Lebenszyklus eines Kunden – vonAufbau der AnlageStammdaten, inderen GridwareHerkunft bissowie zurderen vollständigenZusammenspiel Synchronisationinnerhalb nachder ERPNext.ERPNext-Lösung.

Nach diesem Kapitel soll einder neuerLeser Mitarbeiter verstehen:verstehen,

  • wowelche KundenStammdaten entstehen,innerhalb ERPNext verwaltet werden,

aus welchem System diese stammen,

wie Verträgedie synchronisiertSynchronisation werden,

wie ERPNext Customer und Supplier erstellt,

wie Parteien miteinander verknüpft werden,erfolgt,

welche InformationenDaten spätermanuell fürgepflegt diewerden Abrechnungdürfen,

verwendet

welche Stammdaten ausschließlich aus Gridware übernommen werden.

4.1 Ziel des Customer ManagementsÜberblick

DasDie CustomerStammdatenverwaltung Managementumfasst bildetsämtliche diedauerhaft Grundlagebenötigten sämtlicher GeschäftsprozesseInformationen innerhalb desder Systems.ERPNext-Lösung.

AlleHierzu späterengehören Prozesse wie

    Vertragsverwaltung

    Abrechnung

    Zahlungsabwicklung

    Customer Portal

    Reporting

    setzen voraus, dass Kunden und Verträge korrekt synchronisiert wurden.

    Der eigentliche Kunde wird nicht direkt in ERPNext angelegt.

    Stattdessen übernimmt ERPNext die Informationen automatisiert aus Gridware.

    4.2 Beteiligte Objekte

    Im Customer Management arbeiten mehrere Objekte zusammen.insbesondere:

    ObjektStammdaten AufgabeBeschreibung
    Gridware Organisation
    Unternehmen innerhalb Gridware Gridware Person Natürliche Person Gridware Party Vertragspartner innerhalb Gridware Gridware Contract Vertrag zwischen mehreren Parteien Customer Rechnungsempfänger in ERPNext Supplier LieferantBetreiber innerhalbbzw. ERPNextLieferanten Contact Ansprechpartner Address Rechnungs-, Liefer- und LieferadresseStandortadressen Gridware Party Technischer Vertragspartner aus Gridware Company Eigene Gesellschaft(en) innerhalb ERPNext Item Artikel für Rechnungs- und Lieferantenabrechnung Subscription Wiederkehrende Gebühren Payment Terms Zahlungsbedingungen SEPA Mandate Lastschriftmandate

    Diese Stammdaten werden in nahezu allen Geschäftsprozessen verwendet.

    4.2 Grundprinzip

    Die Stammdatenverwaltung basiert auf einem klaren Architekturprinzip:

    Technische Stammdaten werden in Gridware gepflegt. Kaufmännische Stammdaten werden in ERPNext verwaltet.

    Dadurch wird sichergestellt, dass jede Information nur an einer Stelle gepflegt wird und Inkonsistenzen vermieden werden.

    Objekt Führendes System Person Gridware Organisation Gridware Vertrag Gridware Ladepunkt Gridware Payment Method Gridware Customer ERPNext (auf Basis Gridware) Supplier ERPNext (auf Basis Gridware) Contact ERPNext Address ERPNext

    4.3 GrundprinzipCustomer

    Zweck

    GridwareDer bleibtCustomer dasrepräsentiert führendeden System.kaufmännischen Rechnungsempfänger innerhalb ERPNext.

    ERPNextEin erzeugtCustomer darauskann automatischsowohl eine Privatperson als auch ein Unternehmen sein.

    Der Customer bildet die kaufmännischenGrundlage Stammdaten.

    Das bedeutet:

    Gridware

│

├── Organisation

├── Person

├── Party

├── Contract

│

▼

API

│

▼

ERPNext

│

├── Customer

├── Supplier

├── Contact

├── Address

├── Gridware Contract

│

▼

Billing

    Neue Kunden werden daher grundsätzlich nicht manuell in ERPNext angelegt, sondern über die Synchronisation erzeugt oder aktualisiert.

    4.4 Gridware Party

    Die Gridware Party stellt den eigentlichen Vertragspartner innerhalb Gridware dar.

    Eine Party kann sein:für:

    • eine OrganisationAngebote

    • eineAufträge

      natürliche
    Person

    Rechnungen

    Payment Entries

    Subscriptions

    Customer Portal

    Herkunft

    DieCustomer Partywerden dientnicht alsmanuell Bindegliedangelegt.

    zwischen

    Sie denentstehen technischendurch Gridware-Datendie undSynchronisation dender kaufmännischenentsprechenden ERPNext-Daten.Organisation oder Person aus Gridware.

    Während der Synchronisation erfolgt zusätzlich die ZuordnungVerknüpfung zu:mit:

    • CustomerContacts

    • SupplierAddresses

    • ContactContracts

    Payment Methods

    Je nach Vertragskonstellation kann eine Party unterschiedliche Rollen übernehmen.

    4.5

    Besondere Gridware Contract

    Anpassungen

    DerIm GridwareRahmen Contractder bildetImplementierung denwurden zentralenCustomer fachlichenum Vertrag.

    projektspezifische

    ErInformationen enthält sämtliche Informationen, welche später für die Abrechnung benötigt werden.erweitert.

    Hierzu gehören insbesondere:unter anderem:

      Vertragsart

      Vertragsstatus

      Vertragsnehmer

      Contract Giver

      Customer

      Supplier

      Zahlungsinformationen

      Billing-Konfiguration

      Im Laufe des Projekts wurde der Gridware Contract schrittweise erweitert und bildet heute die zentrale Verknüpfung zwischen Gridware und ERPNext. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Customer- und Supplier-Beziehungen sowie zusätzliche Vertragsinformationen.

      4.6 Customer

      Der ERPNext Customer repräsentiert den kaufmännischen Rechnungsempfänger.

      Ein Customer entsteht grundsätzlich durch eine Synchronisation aus Gridware.

      Folgende Informationen werden übernommen:

        Name

        Adressen

        Ansprechpartner

        Gridware-ID

        VertragszuordnungZuordnung zu Gridware Contracts

        ZahlungsinformationenAPI-Synchronisation

        Customer Portal

        Vertragsinformationen

        Zusätzliche ERP-spezifische Einstellungen (z. B. Debitorenkonto, Preislisten oder Steuerkonfigurationen) werden innerhalb ERPNext gepflegt.

        4.74 Supplier

        Neben Kunden werden auch Lieferanten automatisch verwaltet.

        Zweck

        Supplier werdenrepräsentieren insbesondereBetreiber benötigtoder andere Leistungserbringer, welche später gegenüber becharged abgerechnet werden.

        Sie bilden die Grundlage für:

        • BetreiberPurchase derInvoices

          Ladeinfrastruktur

        Supplier Usage Data

        Lieferantenabrechnungen

        PurchaseRückvergütungen

        Invoices

        Herkunft

        Wie Customer entstehen auch Supplier auf Basis der Informationen aus Gridware.

        Die Zuordnung erfolgt über den jeweiligen Gridware Contract.

        Zukunft

        Mit der Erweiterung der Lieferantenabrechnung wird dieser Bereich deutlich an Bedeutung gewinnen.

        Insbesondere werden zukünftig weitere Funktionen ergänzt:

          Lieferantengutschriften

          AuszahlungSelbstabrechnung

          der Roaming-Partner

          Auszahlungsprozesse

          Supplier Statements

          4.5 Contacts

          Contacts enthalten sämtliche Ansprechpartner eines Customers oder Suppliers.

          Ein Unternehmen kann mehrere Ansprechpartner besitzen.

          Typische Rollen:

            Primary Contact

            Billing Contact

            Technical Contact

            AuchBei Supplierder werdenErstellung übervon GridwareVerkaufsdokumenten identifiziertwird undautomatisch dender entsprechendenpassende VerträgenAnsprechpartner zugeordnet.verwendet.

            4.8 Contacts und6 Addresses

            FürAdressen jedenwerden getrennt von Customer und Supplier verwaltet.

            Dadurch können mehrere Kontakte und Adressen existieren.einem Geschäftspartner zugeordnet werden.

            Beispiele:

              Hauptadresse

              Rechnungsadresse

              Lieferadresse

              BaustelleFirmenstandort

              NiederlassungLadepark

              Baustelle

              EbensoFür können mehrere Ansprechpartner gepflegt werden.

              Diedie Druckformate verwendengelten abhängigprojektspezifische vomRegeln Dokument automatisch die passende Adresse und den passenden Kontakt.

              (Hinweis: Hier können wir später auf das Kapitel "Adresslogik & Printformate" verweisen, in dem wir die gemeinsam entwickelte Logik fürbezüglich Customer Name, Address Title und Contact PersonPerson.

              detailliert

              (Verweis beschreiben.auf Kapitel "Druckformate")

              4.7 Items

              Artikel bilden die Grundlage sämtlicher Rechnungs- und Lieferantenabrechnungen.

              Je nach Geschäftsmodell werden unterschiedliche Artikel verwendet.

              Beispiele:

                Ladevorgänge

                Monatliche Grundgebühren

                Hardware

                Dienstleistungen

                Erstattungen

                Die Zuordnung erfolgt später über die Vertragslogik.

                4.8 Subscriptions

                Subscriptions bilden die Grundlage für wiederkehrende Abrechnungen.

                Sie werden insbesondere verwendet für:

                  monatliche Grundgebühren

                  Vertragsgebühren

                  Servicegebühren

                  Zusätzlich werden im Rahmen der monatlichen Abrechnung die entsprechenden Verbrauchsdaten ergänzt.

                  4.9 Payment Terms & SEPA

                  Für jeden Customer können Zahlungsbedingungen und SEPA-Informationen hinterlegt werden.

                  Die SEPA-Stammdaten stammen grundsätzlich aus Gridware und werden nach ERPNext synchronisiert.

                  Sie bilden die Grundlage für:

                    SEPA-XML

                    Payment Entries

                    Lastschriftverfahren

                    4.10 Synchronisationsprozess

                    Die Stammdaten werden automatisiert synchronisiert.

                    Der Synchronisationsprozessgrundsätzliche läuftAblauf automatisiertsieht wie folgt aus:

                      Gridware stellt neue oder geänderte Stammdaten bereit.

                      ERPNext ruft diese Daten über die REST-API ab.

                      Schritt

                      1

                      GridwareBestehende liefertDatensätze Stammdaten.

                      werden

                      ↓

                      Schritt 2

                      ERPNext prüft:

                      Existiert die Party bereits?

                      ↓

                      Nein

                      → Neuer Customer / Supplier

                      ↓

                      Ja

                      → Aktualisierung

                      ↓

                      Schritt 3

                      Contract wird erzeugtaktualisiert oder aktualisiert.neue Datensätze angelegt.

                      ↓Beziehungen zwischen Customer, Supplier, Contacts und Contracts werden automatisch hergestellt.

                      Schritt

                      4

                      VerknüpfungDie allerStammdaten Parteien.

                      stehen

                      ↓

                      Schritt 5

                      Customer stehtanschließend für Billingalle nachgelagerten Prozesse zur Verfügung.

                      Die

                      Synchronisationslogik wurde mehrfach erweitert, damit bestehende Verträge nur bei tatsächlichen Änderungen aktualisiert werden und Änderungen nachvollziehbar bleiben. Gleichzeitig wurde die Zuordnung der beteiligten Parteien verbessert.

                      4.1011 Typische Fehler

                      Problem Ursache Lösung
                      Customer fehlt Party wurdeSynchronisation nicht synchronisiertdurchgeführt API-Synchronisation prüfen
                      Contract fehlt
                      Vertrag nicht importiert Gridware Contract Sync ausführen Supplier fehlt Gridware Party nicht zugeordnet ParteienContract neu verknüpfenprüfen Contact fehlt Ansprechpartner wurde nicht übernommensynchronisiert Contact-SynchronisationAPI prüfenerneut ausführen Adresse falsch AdressdatenÄnderungen nur in ERPNext vorgenommen Änderungen in Gridware geändert Erneute Synchronisation durchführen

                      4.11 Verantwortlichkeiten

                      Aufgabe Verantwortliches System Organisationen verwalten Gridware PersonenSEPA verwaltenfehlt GridwareMandat nicht Verträge verwaltensynchronisiert GridwarePayment Method Customer erzeugen ERPNext Supplier erzeugen ERPNext Contacts ERPNext (Synchronisation aus Gridware) Addresses ERPNext (Synchronisation aus Gridware) Rechnungen ERPNextprüfen

                      4.12 FazitBest Practices

                      Das Customer & Contract Management bildet das Fundament des gesamten Systems. Alle nachgelagerten Prozesse – insbesondereFür die VerarbeitungPflege von Nutzungsdaten und die Abrechnung – greifen auf die hier aufgebautender Stammdaten undgelten Vertragsbeziehungenfolgende zurück.

                      Meine Empfehlung für die nächsten Kapitel

                      Ab jetzt würde ich die Dokumentation exakt entlang des fachlichen Ablaufs aufbauen:

                      Kapitel 5 – Usage Management (Gridware Usage, Billing Period, Customer Usage Data und Supplier Usage Data)

                      Danach folgen:Grundregeln:

                      • KapitelStammdaten 6grundsätzlich –im Billingführenden EngineSystem & Rechnungsstellungpflegen.

                      • Manuelle Änderungen an synchronisierten Feldern vermeiden.

                      Kontakte und Adressen vollständig pflegen.

                      Dubletten vermeiden.

                      Änderungen nach Möglichkeit über die vorgesehenen Synchronisationsprozesse durchführen.

                      Zusammenfassung

                      Die Stammdatenverwaltung bildet die Grundlage aller weiteren Geschäftsprozesse. Eine konsistente Pflege und Synchronisation der Stammdaten ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Vertragsverwaltung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung.

                      Ich würde hier allerdings eine kleine strukturelle Änderung vornehmen

                      Je länger ich über euer System nachdenke, desto mehr glaube ich, dass Items und Subscriptions keine Stammdaten im eigentlichen Sinn sind.

                      Ich würde deshalb Kapitel 74 –ausschließlich Finanzprozesseauf (SEPA,die PaymentGeschäftspartner Entry,konzentrieren:

                      DATEV,
                      Mahnwesen)

                      Customer

                      Supplier

                      Contact

                      Address

                      Gridware Party

                      DamitItems, folgtSubscriptions, diePayment DokumentationTerms demund tatsächlichenSEPA-Mandate Lebenszykluswürde einesich Vorgangserst in den jeweiligen Fachkapiteln behandeln – vonalso beispielsweise Items in der Vertragsanlage über die Nutzung bis hin zur fertigen RechnungAbrechnungslogik und Zahlung.Subscriptions Dasin machtder Kundenabrechnung. Dadurch bleibt jedes Kapitel thematisch fokussiert und der Leser findet Informationen dort, wo sie fürim neueProzess Mitarbeitertatsächlich besondersrelevant intuitiv und praxisnah.werden.