Kapitel 4 – Stammdatenverwaltung

Ziel dieses Kapitels

Die Stammdaten bilden das Fundament der ERPNext-Lösung. Sämtliche nachgelagerten Prozesse – von der Vertragsverwaltung über die Verarbeitung von Ladevorgängen bis hin zur Rechnungsstellung – greifen auf diese Daten zu.

Dieses Kapitel beschreibt den Aufbau der Stammdaten, deren Herkunft sowie deren Zusammenspiel innerhalb der ERPNext-Lösung.

Nach diesem Kapitel soll der Leser verstehen,

welche Stammdaten innerhalb ERPNext verwaltet werden,
aus welchem System diese stammen,
wie die Synchronisation erfolgt,
welche Daten manuell gepflegt werden dürfen,
welche Stammdaten ausschließlich aus Gridware übernommen werden.

4.1 Überblick

Die Stammdatenverwaltung umfasst sämtliche dauerhaft benötigten Informationen innerhalb der ERPNext-Lösung.

Hierzu gehören insbesondere:

Stammdaten	Beschreibung
Customer	Rechnungsempfänger
Supplier	Betreiber bzw. Lieferanten
Contact	Ansprechpartnerdetails
Address	Rechnungs-, Liefer- und Standortadressen
Gridware Party	Technischer Vertragspartner aus Gridware
Company	Eigene Gesellschaft(en) innerhalb ERPNext
Item	Artikel für Rechnungs- und Lieferantenabrechnung
Subscription	Wiederkehrende und variable Gebühren
Payment Terms	Zahlungsbedingungen
SEPA Mandate	Lastschriftmandate
Bank Accounts	Bankkonten für SEPA Lastschriftverfahren

Diese Stammdaten werden in nahezu allen Geschäftsprozessen verwendet.

Synchronisationsprozess

4.2 Gridware Party (Custom)

Zweck

Die Gridware Party bildet die zentrale Integrationsschicht zwischen der Datenstruktur von Gridware und der kaufmännischen Datenstruktur von ERPNext.

Während ERPNext zwischen Customer und Supplier unterscheidet, verfolgt Gridware einen anderen Ansatz. Dort wird zunächst in Entitäten (Parties) gedacht. Eine Entität repräsentiert entweder eine Person oder eine Organisation und beschreibt damit den eigentlichen Vertragspartner.

Erst innerhalb eines bestimmten Vertrags oder Geschäftsprozesses erhält diese Entität eine fachliche Rolle. Eine Entität kann beispielsweise:

ausschließlich Kunde sein,
ausschließlich Lieferant sein oder
gleichzeitig Kunde und Lieferant sein.

Diese Flexibilität lässt sich mit den Standard-Doctypes von ERPNext nicht abbilden, da Customer und Supplier dort voneinander getrennte Stammdatenobjekte sind.

Aus diesem Grund wurde der Gridware Party Doctype als zentrale Integrationsschicht entwickelt.

Rolle innerhalb der Systemarchitektur

Der Gridware Party Doctype steht im Zentrum der Stammdatensynchronisation

Alle späteren Geschäftsprozesse greifen indirekt auf den Gridware Party Datensatz zurück.

Aufbau des Doctypes

Der Gridware Party Doctype speichert sämtliche grundlegenden Informationen eines Vertragspartners.

Die Informationen lassen sich in mehrere Bereiche unterteilen.

1. Identität

Dieser Bereich beschreibt die eigentliche Person oder Organisation.

Beispiele:

Display Name
Vorname
Nachname
Anrede
Party Kind (Person / Organisation)
Gridware Subject ID

Die Gridware Subject ID dient dabei als eindeutiger technischer Schlüssel zwischen Gridware und ERPNext.

2. Kontaktinformationen

Hier werden sämtliche Kommunikationsdaten gespeichert. Gezogen werden diese aus den contact informations von Gridware.

Beispiele:

Telefonnummer
E-Mail-Adresse

Diese Informationen dienen später als Grundlage für Contacts innerhalb ERPNext.

3. Rollenklassifizierung

Ein Vertragspartner kann unterschiedliche Rollen innerhalb des Systems übernehmen.

Beispiele:

Customer
Supplier

Zusätzlich werden hier Gridware-spezifische Nummern gespeichert.

Beispiele:

Gridware Customer Number
Gridware Supplier Number
externe Kundennummern (abgelegt in Gridware)

Dadurch kann derselbe Vertragspartner sowohl Kunde als auch Lieferant sein.

4. Beziehungen

Der Gridware Party Datensatz dient als zentrale Verknüpfung verschiedener ERPNext-Objekte.

Hierzu gehören unter anderem:

Customer
Supplier
Gridware Contract

Dadurch lassen sich sämtliche Beziehungen eines Vertragspartners zentral nachvollziehen.

5. Adressen und Kontakte

Im zweiten Reiter werden sämtliche synchronisierten Adressen verwaltet. Hier werden die "Roh-Daten" zunächst gespeichert, um dann diese in ERP Next Adress- und Kontaktdaten zu übertragen. Die Adress und Kontaktdatensätze werden sowohl vom DocType Supplier als auch Customer verwendet, sodass es nicht zu Duplikaten kommt. Jeder Adress- und Kontaktdatensatz wird mit einer ID versehen, die direkt zu der Gridware Party zugeordnet werden kann.

6. Zahlungsmethoden/ SEPA Lastschriftverfahren

Im dritten Reiter befinden sich sämtliche Informationen rund um die Payment Methods aus Gridware. Auch hier wird erneut eine eindeutige ID aus Gridware gespeichert (Payment ID), um zukünftig bereits bestehende Datensätze updaten zu können auf Basis dieser ID.

Huaptsächlich handelt es sich hierbei um die SEPA Lastschriftmandate und die dazugehörige Bankverbindung. Im weiteren Verlauf wird dann ein neues SEPA Mandat erstellt, das dann die Bankkonto-Erstellung triggert.

Beziehungen zu anderen Doctypes

Der Gridware Party Doctype besitzt Beziehungen zu zahlreichen weiteren Objekten.

Doctype	Beziehung
Customer	Kaufmännischer Kunde
Supplier	Kaufmännischer Lieferant
Gridware Contract	Vertragspartner eines Vertrags
Address	Zugeordnete Adressen
Contact	Ansprechpartner
Payment Method	Zahlungsinformationen

Diese Beziehungen werden überwiegend automatisch über die Synchronisationsprozesse gepflegt.

Typische Anwendungsfälle

Ein Gridware Party Datensatz wird unter anderem verwendet für:

Synchronisation neuer Kunden
Synchronisation neuer Lieferanten
Aktualisierung von Kontaktdaten
Verknüpfung mit Gridware Contracts
Zuordnung von Payment Methods
Erstellung von Customer- und Supplier-Beziehungen
Grundlage für Customer Portal Benutzer
Identifikation von Vertragspartnern während der Abrechnung

4.3 Customer

Zweck

Der Customer repräsentiert den kaufmännischen Rechnungsempfänger innerhalb ERPNext.

Ein Customer kann sowohl eine Privatperson als auch ein Unternehmen sein.

Der Customer bildet die Grundlage für:

Angebote
Aufträge
Rechnungen
Payment Entries
Subscriptions
Customer Portal

Herkunft

Customer werden nicht in ERP Next manuell angelegt. Sie entstehen durch die Synchronisation der entsprechenden Organisation oder Person aus Gridware.

Während der Synchronisation erfolgt zusätzlich die Verknüpfung mit:

Contacts
Addresses
Contracts
Payment Methods

Besondere Anpassungen

Im Rahmen der Implementierung wurden Customer um projektspezifische Informationen erweitert.

Hierzu gehören unter anderem:

Gridware-ID
Zuordnung zu Gridware Contracts
API-Synchronisation
Customer Portal
Vertragsinformationen

4.4 Supplier

Zweck

Supplier repräsentieren Betreiber oder andere Leistungserbringer, welche später gegenüber becharged abgerechnet werden.

Sie bilden die Grundlage für:

Purchase Invoices
Supplier Usage Data
Lieferantenabrechnungen
Rückvergütungen

Herkunft

Wie Customer entstehen auch Supplier auf Basis der Informationen aus Gridware.

Die Zuordnung erfolgt über den jeweiligen Gridware Contract.

Zukunft

Mit der Erweiterung der Lieferantenabrechnung wird dieser Bereich deutlich an Bedeutung gewinnen.

Insbesondere werden zukünftig weitere Funktionen ergänzt:

Lieferantengutschriften
Selbstabrechnung
Auszahlungsprozesse
Supplier Statements

4.5 Contacts

Contacts enthalten sämtliche Ansprechpartner eines Customers oder Suppliers.

Ein Unternehmen kann mehrere Ansprechpartner besitzen.

Typische Rollen:

Primary Contact
Billing Contact
Technical Contact

Bei der Erstellung von Verkaufsdokumenten wird automatisch der passende Ansprechpartner verwendet.

4.6 Addresses

Adressen werden getrennt von Customer und Supplier verwaltet.

Dadurch können mehrere Adressen einem Geschäftspartner zugeordnet werden.

Beispiele:

Rechnungsadresse
Lieferadresse
Firmenstandort
Ladepark
Baustelle

Für die Druckformate gelten projektspezifische Regeln bezüglich Customer Name, Address Title und Contact Person.

(Verweis auf Kapitel "Druckformate")

4.7 Items

Artikel bilden die Grundlage sämtlicher Rechnungs- und Lieferantenabrechnungen.

Je nach Geschäftsmodell werden unterschiedliche Artikel verwendet.

Beispiele:

Ladevorgänge
Monatliche Grundgebühren
Hardware
Dienstleistungen
Erstattungen

Die Zuordnung erfolgt später über die Vertragslogik.

4.8 Subscriptions

Subscriptions bilden die Grundlage für wiederkehrende Abrechnungen.

Sie werden insbesondere verwendet für:

monatliche Grundgebühren
Vertragsgebühren
Servicegebühren

Zusätzlich werden im Rahmen der monatlichen Abrechnung die entsprechenden Verbrauchsdaten ergänzt.

4.9 Payment Terms & SEPA

Für jeden Customer können Zahlungsbedingungen und SEPA-Informationen hinterlegt werden.

Die SEPA-Stammdaten stammen grundsätzlich aus Gridware und werden nach ERPNext synchronisiert.

Sie bilden die Grundlage für:

SEPA-XML
Payment Entries
Lastschriftverfahren

4.10 Synchronisationsprozess

Die Stammdaten werden automatisiert synchronisiert.

Der grundsätzliche Ablauf sieht wie folgt aus:

Gridware stellt neue oder geänderte Stammdaten bereit.
ERPNext ruft diese Daten über die REST-API ab.
Bestehende Datensätze werden aktualisiert oder neue Datensätze angelegt.
Beziehungen zwischen Customer, Supplier, Contacts und Contracts werden automatisch hergestellt.
Die Stammdaten stehen anschließend für alle nachgelagerten Prozesse zur Verfügung.

4.11 Typische Fehler

Problem	Ursache	Lösung
Customer fehlt	Synchronisation nicht durchgeführt	API-Synchronisation prüfen
Supplier fehlt	Gridware Party nicht zugeordnet	Contract prüfen
Contact fehlt	Ansprechpartner nicht synchronisiert	API erneut ausführen
Adresse falsch	Änderungen nur in ERPNext vorgenommen	Änderungen in Gridware durchführen
SEPA fehlt	Mandat nicht synchronisiert	Payment Method prüfen

4.12 Best Practices

Für die Pflege der Stammdaten gelten folgende Grundregeln:

Stammdaten grundsätzlich im führenden System pflegen.
Manuelle Änderungen an synchronisierten Feldern vermeiden.
Kontakte und Adressen vollständig pflegen.
Dubletten vermeiden.
Änderungen nach Möglichkeit über die vorgesehenen Synchronisationsprozesse durchführen.

Zusammenfassung

Die Stammdatenverwaltung bildet die Grundlage aller weiteren Geschäftsprozesse. Eine konsistente Pflege und Synchronisation der Stammdaten ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Vertragsverwaltung, Abrechnung und Finanzbuchhaltung.

Ich würde hier allerdings eine kleine strukturelle Änderung vornehmen

Je länger ich über euer System nachdenke, desto mehr glaube ich, dass Items und Subscriptions keine Stammdaten im eigentlichen Sinn sind.

Ich würde deshalb Kapitel 4 ausschließlich auf die Geschäftspartner konzentrieren:

Customer
Supplier
Contact
Address
Gridware Party

Items, Subscriptions, Payment Terms und SEPA-Mandate würde ich erst in den jeweiligen Fachkapiteln behandeln – also beispielsweise Items in der Abrechnungslogik und Subscriptions in der Kundenabrechnung. Dadurch bleibt jedes Kapitel thematisch fokussiert und der Leser findet Informationen dort, wo sie im Prozess tatsächlich relevant werden.