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Schritt für Schritt Anleitungen

Schritt-für-Schritt: Stammdaten aus Gridware holen

  1. Öffnen Sie Becharged Settings. Speichern Sie, falls rot markiert.
  2. Klicken Sie Authentifizieren, falls die Sitzung abgelaufen ist. Bei 2FA den TOTP-Code eingeben.
  3. Unter Gridware Vertragsaktionen Verträge abrufen. Lesen Sie die Warnung. Passwort, dann Bestätigen und fortfahren.
  4. Warten Sie, bis der Hintergrundjob fertig ist. Hinweis: Contract sync has been queued.
  5. Optional: Alle Vertragsparteien verknüpfen, damit Kunde und Lieferant an den Verträgen stehen.
  6. Öffnen Sie Gridware Party (Suche oder Workspace Gridware).
  7. Suchen Sie eine bekannte Organisation. Prüfen Sie Party Kind, Display Name, Haken Is Customer / Is Supplier / Is Employee, Nummern, Adresse, Payment Method.
  8. In den Connections rechts: Customer, Supplier, getrennte Vertragslisten.

Schritt-für-Schritt: CSV-Stammdaten (älterer Weg, weiter vorhanden)

Siehe auch das eigene Kapitel Dokumentation CSV Data Import Prozess.

  1. Öffnen Sie Gridware Data Import.
  2. Dateien zuordnen: Raw Data from Gridware, Customer Import File, SEPA Mandate Import File, Address Import File (CSV/XLS/XLSX).
  3. Import Type: Insert New Records oder Update Existing Records.
  4. Speichern.
  5. Unter Actions: Process Raw Data, Start Import Customer Data, Start Import Consumption Data, Start Import SEPA Mandate Data.
  6. Statusfelder prüfen: Pending, Success, Partial Success, Error, Timed Out.
  7. Im Import Log Success/Failed je Typ lesen.

Vor dem ersten Vollsync: vorhandene Kunden- und Lieferantennummern abgleichen, sonst drohen Duplikate (#126, #208).

Schritt für Schritt: Gridware Contract ziehen

  1. Öffnen Sie Becharged Settings und speichern Sie.
  2. Einzelvertrag: Klicken Sie Vertrag nach ID abrufen. Tragen Sie die Contract ID aus Gridware ein (nicht die ERPNext-Nummer GWC-…). Bestätigen. Meldung: Job ist in der Warteschlange.
  3. Alle Verträge: Klicken Sie Verträge abrufen. Warnung lesen. Passwort. Bestätigen und fortfahren.
  4. Klicken Sie Alle Vertragsparteien verknüpfen (Link all Parties), um alle ERPNext-Parteien zuverlässig zu verbinden.
  5. Danach werden automatisch Gridware Parties mit Customer & Supplier & Contact & Address sowie die Usages erstellt.
  6. Im Gridware Sync Log Status Success / Failed / Partial prüfen (Log Type Data Sync).

 

Schritt für Schritt

  1. ID kopieren: image.png

  2. Fetch Contract by ID:

    image.png

  3. Link all Parties um alle ERP Next Parteien zuverlässig zu verbinden 

    Screenshot 2026-07-23 at 20.12.37.png 
  4. Danach werden automatisch: Gridware Parties mit Customer & Supplier & Contact & Adress, sowie die Usage erstellt. 

Schritt-für-Schritt: beendete Verträge

Ein täglicher Job setzt abgelaufene Verträge und Vertragskunden um. Zusätzlich:

  1. In Gridware das Vertragsende setzen.
  2. Sync erneut (einzelne ID oder alle).
  3. Status / Active Until prüfen.
  4. Usage von Personen ohne laufende Vertragsbeziehung darf keinen neuen Kunden anlegen (Beispiel Rudi Ott / Vertrag 182, #305). Filter „Show ongoing contractual relationship“ in Gridware beachten.

 

Verarbeitung von Ladevorgängen

Schritt-für-Schritt: Liste prüfen

  1. Öffnen Sie Gridware Usage.
  2. Filtern Sie nach Periode, Kunde oder Status (Pending, Complete, Failed).
  3. Öffnen Sie einen Satz. Prüfen Sie ID, Zeiten, kWh, Ladepunkt, Kosten, Vertrag, Kunde, Lieferant, Parties.
  4. Status Complete ist die Voraussetzung für die Aggregation.

Die Filter Von Datum / Bis Datum müssen das Enddatum so setzen, dass der letzte Tag enthalten ist. Ein Filter bis 31.07. hat Juli-Transaktionen verloren; bis 01.08. war vollständig (#316).

Schritt-für-Schritt: fehlgeschlagene Vorgänge nachholen

  1. Becharged Settings → Abruf fehlgeschlagener/ausstehender Transaktionen wiederholen.
  2. Bestätigen.
  3. Optional View Scheduled Job Logs / Protokolle der geplanten Aufträge anzeigen.
  4. Denselben Job führt das System täglich automatisch aus.

Eine Session über die Monatsgrenze liegt in der Periode des Endes (#242). Nachzügler im Folgemonat in der Folgeabrechnung nachholen (#212).

Typische Fehler / Randfälle

  • Could not determine Customer for Gridware Usage – Mapping oder beendete Vertragsbeziehung (#301, #305).
  • Hubject: Kunde muss der Default Hubject Roaming Customer sein, nicht der Endkunde (#290).
  • to_date ohne den Folgetag lässt den letzten Tag weg (#316).

Schritt für Schritt 

Voraussetzungen: Alle Stammdaten sind geladen und verknüpft. Der Vertrag, Lieferanten und Kunden sowie Transaktionen sind per API geladen. In den Einstellungen müssen die korrekten Artikel auf den Vertrag gemappt sein. Alle relevanten Gridware Usage der Periode sind Complete. Gibt es Pending, bricht die Aggregation mit einer Fehlermeldung ab. Consumption Billing Period existiert als MM/YYYY (z. B. 03/2026); fehlt sie, legt die App sie beim Speichern an.

  1. Öffnen Sie die Becharged Settings.
  2. Klicken Sie auf den Button Nutzungsdaten aggregieren (Customer Usage Data).
  3. Dialog Kunden-Nutzungsdaten aggregieren: Wählen Sie den jeweiligen Kunden aus und setzen Sie Von Datum / Bis Datum. 
  4. Aggregation starten. Customer Usage Data mit aggregierten Transaktionen wird für den jeweiligen Kunden erstellt.
  5. Öffnen Sie den DocType Customer Usage Data, wählen Sie das jeweilige Dokument (Namensmuster CUD-…).
  6. Klicken Sie auf den Button Create Sales Invoice.
  7. Eine Rechnung mit dem Gesamtbetrag wird als Entwurf erstellt.
  8. Im Druckformat finden Sie die Rechnung mit Anhang (BCH Rechnung + Customer Usage Detail BCH Rechnung).

Customer Usage Data.gif

Dienstwagen-Fall: 

Lieferanten bekommen Dienstwagen-Rechnungen - teilweise von mehreren Mitarbeitenden. Diese sollen alle für den Abrechnungszeitraum gebündelt und in einer Rechnung abgebildet werden. Im Druckformat ist klar erkennbar, welche Transaktionen zu welchem Mitarbeitenden gehören. Alle Transaktionen sind zu einem Rechnungsbetrag zusammengefasst.

Custmer Usage Data - reimbursement .gif