Projektumfang und Arbeitspakete 17.02

Gesamtüberblick Projektumfang

1. Datenimport aus Gridware 

• Automatisierter Import von Gridware-Daten in ERPNext per CSV 

• Automatisches Abrufen der monatlichen CSV-Dateien und Import in ERPNext

• Aufbereitung, Validierung und Mapping der Daten auf die entsprechenden ERPNext DocTypes
  

1.2 NEU Stammdaten + Verbrauchsdaten Import via API

Importieren von Stammdaten (Kunde, Lieferant, Kontakdaten, Adressdaten, SEPA Mandate, Bankaccounts, Vertrag) über Swagger API  Importieren der Transaktionsdaten über Swagger API  Aufbereitung, Validierung und Mapping der Daten auf die entsprechenden ERPNext DocTypes Neue DocTypes für sauberen Datentransfer von Gridware nach ERP Next (Vertrag, Single Sessions, User)  Lookup der Vertragskunden via Vertrag

1.1 Verbrauchsdaten

• Import und Befüllen von Verbrauchsdaten (Consumption Data Entries)

• Strukturierte Ablage je Kunde und Abrechnungszeitraum

1.2 Kundenstammdaten

• Importieren und Anlegen von Neukunden

1.3 Kundenstammdaten

• Importieren, Anlegen und Verlinken von:

  • Kontaktdaten

  • Adressdaten

1.3 SEPA-Mandate & Bankdaten

• Importieren, Anlegen und Verlinken von SEPA-Mandaten

• Anlage und Verknüpfung von Kunden-Bankkonten

2. Abonnements & Abrechnung

• Verknüpfung von Verbrauchsdaten mit Abonnements

• Nutzung der Abonnements als Grundlage für die automatisierte Rechnungserstellung

3. Rechnungserstellung

• Erstellung von Ausgangsrechnungen (Sales Invoices)

• Integration eines Verbrauchsdaten-Anhangs in die Rechnungsdokumente

4. SEPA Lastschriftverfahren 

• Automatisches Befüllen des SEPA Direct Debit DocTypes aus:

  • Unternehmensdaten

  • Kundendaten

  • Rechnungs- und Transaktionsdaten

• Erstellung von SEPA XML-Dateien zur Sammelübermittlung an die Bank

5. Systemeinrichtung & Betrieb

• Installation und Konfiguration der erforderlichen Standard-Apps in ERPNext

• Systemeinrichtung und Betrieb eines lokal gehosteten Produktivsystems

Review: Production Release #1 

GoDONE Live Planung

Priorität 1 – Paket 1 ~10 std

Bereitstellung bis: 01.02.

Umfang

• Becharged App Funktionalität

  • Datenimport aus Gridware CSV Datei

    • Importieren und Befüllen von Verbrauchsdaten

    • Importieren und Anlegen von Neukunden

  • Verknüpfung von Verbrauchsdaten mit Abonnements

  • Erstellung von Rechnungsdokumenten inkl. Verbrauchsdaten-Anhang

• Abnahme Test auf Entwicklungssystem
  • Ausführliches Testen mit Projektverantwortlichen (Sarah & Matthias)
• Einrichtung Produktiv-System
  • Becharged: Bereitstellung Zugriff auf Produktivsystem für Phamos, mit Möglichkeit Apps einzuspielen und Updates zu installieren (Plan via SSH)
  • Installation und Konfiguration von BeCharged Custom App
• Erstellung der Januar Abbrechnung via automisierter Verarbeitung der Gridware CSV

DONE Priorität 2 – Paket 2 ~20 std

Installation & Konfiguration von Standard-Apps

• Zahlungsabgleich 

  • Installation der Kefiya-App in ERPNext

  • Umfang: Installation & grundlegende Konfiguration 

  • Anbindung der folgenden Zahlungsarten (technische Verfügbarkeit vorausgesetzt):

    • Must-haves:

      • Grenke Bank

      • PayPal (vorbehaltlich der Unterstützung durch Kefiya)

    • Nice-to-haves
      • Stripe (vorbehaltlich der Unterstützung durch Kefiya)
      • Evalon (vorbehaltlich der Unterstützung durch Kefiya)

• Finanzbuchhaltung - Wird von becharged aktiviert, Funktionalität ist gegeben

  • DATEV Standard App

    • Zweck: Ermöglichung der Belegübertragung an DATEV Unternehmen Online

    • Umfang: Installation der DATEV Standard App in ERPNext
      

    • Abgrenzung: Die Leistung beschränkt sich vorerst auf die Installation der App.

• E-Rechnung

  • e-Invoice für Ausgangsrechnungen

    • Umfang: Installation und grundlegende Konfiguration der e-Invoice-Funktionalität für Ausgangsrechnungen
      

    • Aufbereitung von Stammdaten: Aufbereitung und Korrektur relevanter Stammdaten durch BeCharged, um typische e-Invoice-Fehler (z. B. fehlende Pflichtfelder) zu vermeiden

  • PDF on Submit für e-Invoicing

    • Zweck: Automatische Generierung von Rechnungs-PDFs im Rahmen des e-Invoicing-Prozesses

    • Umfang: Installation und Konfiguration der App „PDF on Submit“
      

• Paket-Versand

  • ERPNext Shipping mit Packlink

  • Umfang: Installation der ERPNext Shipping App (Packlink)

    • Abgrenzung: Die Leistung umfasst ausschließlich die Installation der App. Eine fachliche Einrichtung, Tarifkonfiguration oder Prozessintegration ist nicht Bestandteil dieses Pakets.

• IBAN-Prüfung und VAT-Nummern
  
  • Installation der App „ERPNext Germany“
  • Zweck: Bereitstellung technischer Grundlagen für:
    • IBAN-Prüfungen
    • Validierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
  • Umfang: Die Leistung beschränkt sich auf die Installation der App.

70% DONE Priorität 3 – Paket 3 ~20 std

Individualentwicklung 

Bereitstellung bis: Ende Februar 

• Automatisches Importieren der CSV Datei über Microsoft Power BI  - wurde ersetzt durch die Erlaubnis die API zu nutzen

• Datenimport aus Gridware

  • Importieren, Anlegen und Verlinken von SEPA-Mandaten und Bankkonten

• Zahlungsabwicklung via SEPA

  • Automatisches Befüllen des SEPA Direct Debit DocTypes

  • Erstellung der SEPA XML-Dateien

IN AUSGIEBIGER PLANUNG Priorität 4 – Paket 4 ~20 std

Individualentwicklung

Ziel bis: Ende März

Kompletter Stammdaten Datenimport aus Gridware via API

https://becharged.phamos.eu/books/abrechnung-beim-kunden/page/datenstruktur-gridware-mit-erp-next-er-modell-use-cases 

PLANUNG PRODUCTION RELEASE #2

Priorität 1 – Paket 3 ~20 std

Individualentwicklung 

Bereitstellung bis: Ende Februar 

Automatisches Importieren der CSV Datei über Microsoft Power BI  - wurde ersetzt durch die Erlaubnis die API zu nutzen

Datenimport aus Gridware

• Importieren, Anlegen und Verlinken von Kontakt-SEPA-Mandaten und AdressdatenBankkonten

Zahlungsabwicklung via SEPA

Automatisches Befüllen des SEPA Direct Debit DocTypes

Erstellung der SEPA XML-Dateien

PLANUNG PRODUCTION RELEASE #3

Paket 4: Datenbasis ~60 std. 

Zeithorizont: bis Mitte/Ende März

Übergeordnetes Ziel:
Datenbasis: Gridware → ERPNext über Swagger API stabil + sauberer Datenlayer (Doctypes/Mappings), sodass die späteren Use Cases darauf aufbauen können.

API-Import Basis steht

Swagger API angebunden (Auth, Rate-Limit/Retry, Logging)

Staging-Import läuft reproduzierbar

DoD: “Import Job” kann manuell/zeitgesteuert laufen lassen + schreibt saubere Logs

 

 Stammdaten Import komplett

Kunde, Lieferant, Kontakte, Adressen, SEPA Mandate, Bankaccounts, Vertrag

Lieferantenlogik über API abgebildet

DoD: Für N Testkunden: vollständige Stammdaten in ERPNext, inkl. Verlinkungen (Kontakt↔Kunde, Adresse↔Kunde, Bank↔Mandat etc.)

 

 Transaktionsdaten Import

Sessions/Transactions über Swagger API holen

Neuer DocType: “Single Session” (Transaktions-Session als Rohdatensatz)

Validierung + Mapping auf ERPNext Ziel-Doctypes

 Neuer DocType „Vertrag“ als Data-Transfer + Billing-Anker

Vertrag wie „wiederkehrender Auftrag“ gehandhabt

Lookup der Vertragskunden via Vertrag

DoD: Vertrag kann als Quelle dienen, um Stakeholder sauber abzuleiten (Kunde/Lieferant)

 

Use-Case Klassifizierung / Mapping-Regeln

Use Cases klassifiziert

Mapping Kunde/Lieferant pro Use Case dokumentiert + implementiert

DoD: Für jede importierte Transaktion ist eindeutig: Use Case + beteiligte Parties + Vertrag/Zuordnung

 

E-Invoice App? 

Paket 5: Use Case Grundlagen - ca. 40 Std. 

Ziel: „Datenmodell & Aggregationen“, auf denen alle Use Cases aufsetzen.

Single Sessions Erweiterung/ End-User DocTypes

DocType:Verbrauchsdaten Batch je Stakeholder (Kunde + Lieferant)

Use Case „Contract billable“ inkl. Gutschriften Lieferant mit neuer Logik abbilden

Vertrag: mehrere Artikel zuordenbar

Subscription-Logik Kunde/Lieferant evaluieren/ersetzen

DoD: Für importierte Transaktionen des Use Cases "Contract billable" kann das System je Stakeholder Abrechnungs-/Auswertungsdaten generieren.

Paket 6: Use Case Dienstwagen - ca. 30 Std. 

Ziel: Durchlaufende Posten/Abrechnung und Reports Arbeitgeber/Arbeitnehmer DoD: Dienstwagen-Transaktionen werden korrekt zugeordnet und als Report/Abrechnung abrufbar für Arbeitgeber/Arbeitnehmer

 

Paket ?: Use Case Roaming 

Ersetzen von Hubject? 

Paket ?: Ladepunkte

Ladepunkte abbilden und mit Sessions und Contracts verbinden + Ladepunktgebühren 

Paket?: Use Case AdHoc ca. 40 Std. 

Zahlungsverkehr in ERP Next abbilden, AdHoc Zahlungsmethoden mit Transaktionen + Belegen ablegen?  Bank Transactions über PayPal - Kefiya

Paket ?: SIM Karten 

Paket ?: Bestellung von Kundenladekarten ca. 30 Std. 

Aufwandsschätzungen: 

von Oktober bis Februar haben wir 145 Stunden gebraucht, wir haben 3 Arbeitspakete mit 175 Stunden benötigt, damit haben wir einen Use Case von 4 abgedeckt. Dieser Use Case ist der einfachste. Die Stammdaten Logik wird durch die API nochmal komplett überdacht und es folgt neues Mappng in neue DocTypes. Man muss bedenken, dass sobald das volle Verständnis da ist (das ER Modell liegt jetzt vor), die Geschwindigkeit auch ansteigt.