Kapitel 11 – Zahlungsabwicklung & SEPA

Ziel dieses Kapitels

Dieses Kapitel beschreibt die Zahlungsabwicklung per SEPA-Lastschrift und SEPA-Überweisung in ERPNext.

Kundenzahlungen per Lastschrift werden über SEPA Direct Debit (pain.008) verarbeitet. Für Auszahlungen an Lieferanten wird SEPA Credit Transfer (pain.001) verwendet. Rücklastschriften werden anschließend über das Mahnwesen weiterbearbeitet.

11.1 Voraussetzungen

Vor der SEPA-Verarbeitung müssen folgende Daten vorhanden sein:

• Gebuchte Rechnungen mit Zahlungsbedingung SEPA-Mandat

• Am Kunden eine SEPA Mandate Reference

• Am Mandat das Pflichtfeld Sepa Mandate Granted At

• An der Company ein Bank Account und eine Creditor Scheme ID

• Eine gültige IBAN; die BIC ist optional

Mehrere SEPA-Mandate pro Kunde sind möglich. Das letzte gültige Mandat wird als Default verwendet.

11.2 SEPA-Lastschrifteinzug

Offene Kundenrechnungen mit gültigem SEPA-Mandat können für den Bankeinzug vorbereitet werden.

Der operative Ablauf ist:

Sales Invoice → Bankeinzug → SEPA-Datei → Bank → Zahlungseingang

Nach erfolgreicher Verarbeitung werden die entsprechenden Zahlungen in ERPNext erfasst und den offenen Rechnungen zugeordnet.

11.3 Payment Entries

Der tatsächliche Zahlungsvorgang wird in ERPNext über einen Payment Entry dokumentiert.

Dadurch wird die offene Forderung mit der erhaltenen Zahlung verknüpft. Erst damit ist die Rechnung auch zahlungsseitig ausgeglichen.

Die Sales Invoice und der Payment Entry sollten deshalb immer getrennt betrachtet werden:

Sales Invoice = Forderung gegenüber dem Kunden
Payment Entry = tatsächlich erfolgte Zahlung

11.4 Anforderungen an die XML-Datei

Auf Basis bisheriger Bank-Ablehnungen gelten insbesondere folgende Regeln:

11.5 Rücklastschriften & Mahnwesen

Rücklastschriften erscheinen im Bankumsatz beispielsweise als Retoure und können zusätzlich eine Gebühr enthalten, z. B. 3 €.

Der offene Betrag verbleibt beim Kunden und wird anschließend über Dunning weiterbearbeitet. Die Rücklastschriftgebühr kann über einen entsprechenden Dunning Type berücksichtigt werden.

Für die Ausgabe der Mahnung steht das Druckformat BCH Mahnung zur Verfügung.

Der grundsätzliche Ablauf ist:

Rücklastschrift → offener Posten → Dunning → Mahnung erstellen und versenden

11.6 SEPA-Überweisung an Lieferanten

Für die Auszahlung offener Lieferantenbelege wird in ERPNext der SEPA Credit Transfer verwendet.

Die relevanten Lieferantenbelege werden gesammelt, geprüft und anschließend in einer SEPA-XML-Datei zusammengefasst. Diese Datei wird an die Bank übermittelt und dort für die entsprechenden Überweisungen verarbeitet.

Nach erfolgreicher Zahlung werden die Belege in ERPNext entsprechend ausgeglichen.

Der Prozess ist damit grundsätzlich:

Offene Lieferantenbelege → SEPA Credit Transfer → XML an Bank → Zahlung → Ausgleich in ERPNext

11.7 Typische Fehler und Randfälle

• Mandate signed on fehlt: XML kann nicht korrekt erzeugt werden.

• Direct Debit im Draft: Kann den weiteren Zahlungsprozess blockieren.

• Bereits eingezogene Rechnungen: Dürfen bei einem neuen Lauf nicht erneut berücksichtigt werden.

• 0-€-Rechnungen: Dürfen nicht erneut in den Lastschrifteinzug gelangen.

• Mehrere Rechnungen eines Kunden: Mehrere Sales Invoices desselben Kunden innerhalb einer Periode werden als separate Zeilen dargestellt. Dies ist beabsichtigt.

• Fehlende BIC: Ist zulässig und wird im XML mit NOTPROVIDED behandelt.

11.8 Ergebnis

Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die XML-Datei von der Bank verarbeitet. Sobald die Zahlung bestätigt wurde, erzeugt ERPNext die entsprechenden Payment Entries, gleicht die Rechnungen aus und setzt den SEPA-Vorgang auf Reconciled.

Damit sind Rechnungsstellung und tatsächlicher Geldfluss bewusst voneinander getrennt: Das Buchen des SEPA-Belegs bedeutet noch nicht, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.