Kapitel 12 – Customer Portal & Gridware User Management

Ziel dieses Kapitels

Das Customer Portal erweitert die ERPNext-Lösung um einen webbasierten Self-Service-Bereich und ersetzt bisherige PDF-basierte Prozesse.

Aktuell werden darüber zwei zentrale Prozesse abgebildet:

• Bestellung einer RFID-Ladekarte für bestehende Gridware-Nutzer

• Flotten-Onboarding von Mitarbeitenden

Gridware bleibt dabei das führende System für die eigentliche Kartenbestellung und Benutzerverwaltung. ERPNext stellt die Portaloberfläche bereit und orchestriert die notwendigen Prozesse zwischen den Systemen.

12.1 RFID-Ladekarte bestellen

Bestehende Gridware-Nutzer können über das Webformular Ladekarte bestellen unter /ladekarte-bestellen eine RFID-Karte bestellen.

Der Besteller gibt seine Gridware-E-Mail-Adresse sowie die gewünschte Lieferadresse an. Der Kartenpreis wird serverseitig aus den becharged Settings übernommen und beträgt aktuell 19,95 € zzgl. MwSt. Die Bestellmenge ist immer eine Karte. Die Preiszuordnung soll in Zukunft über die Zuordnung des jeweiligen CPO stattfinden WIP

Nach dem Absenden prüft das System, ob genau ein aktiver Gridware-Nutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse existiert. Ist dies der Fall, wird die Bestellung an Gridware übertragen und der Nutzer erhält eine Bestätigung.

Ein erneutes Laden der Bestätigungsseite darf keine zweite Bestellung erzeugen.

Ist die E-Mail-Adresse unbekannt, inaktiv oder nicht eindeutig, wird kein Auftrag erstellt und der Nutzer erhält eine entsprechende Fehlermeldung.

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12.2 RFID-Aufträge in ERPNext

Die Bestellungen werden in ERPNext im Doctype Gridware RFID Card Order verwaltet.

Über Sync Orders werden neue oder geänderte Aufträge aus Gridware synchronisiert. Ein Full Resync ist nur für Ausnahmefälle vorgesehen, beispielsweise wenn der Synchronisationsstand beziehungsweise Watermark fehlerhaft ist.

Im Auftrag können unter anderem folgende Informationen nachvollzogen werden:

• Herkunft der Bestellung (ERPNext Web Form oder Gridware Direct)

• Gridware Status

• Gridware Order ID

• Gridware Party und Customer

• zugehöriger Sales Order

Nach Anlage des RFID Card Orders erstellt die Anwendung automatisch einen Sales Order im Entwurf, sofern der Kunde bereits vorhanden ist. Fehlt die Zuordnung, können unbekannte Kunden zunächst als Gridware Party und Customer nachgezogen werden.

Falls notwendig, kann der Sales Order zusätzlich über Create Sales Order erzeugt werden.

Der Gridware-Status kann unter anderem New, In Progress, Completed oder Rejected sein. Bei einem abgelehnten Auftrag wird der zugehörige Auftrag entsprechend storniert.

12.3 Flotten-Onboarding - ON HOLD

Für das Onboarding größerer Fahrzeugflotten wurde der Doctype Gridware Fleet Employee entwickelt.

Ein wichtiger Anwendungsfall ist EGT: Das Unternehmen tritt sowohl als Kunde als auch als Lieferant auf und viele Mitarbeitende verwenden dieselbe @egt.de-Domain. Da Gridware allein anhand der Domain keine eindeutige Zuordnung zu Tochtergesellschaften vornehmen kann, übernimmt ERPNext die notwendige Orchestrierung.

Ein Gridware Fleet Employee enthält insbesondere:

Feld	Bedeutung
First Name / Last Name	Mitarbeiter
Email Address / Phone Number	Kontaktdaten
Gridware Roles	Rollen in Gridware
Status	Pending, Partial, Completed oder Failed
Gridware Person ID	erzeugte Gridware Person
Gridware Account ID	erzeugter Benutzeraccount
Error Message	Fehler aus dem Onboarding

Nach dem Buchen des Datensatzes wird die Person in Gridware angelegt und die zurückgegebene Gridware Person ID gespeichert. Anschließend wird ein User Account mit der E-Mail-Adresse als Login erstellt. Die Einladung an den Nutzer wird direkt von Gridware versendet.

Danach werden Person und Account miteinander verknüpft und dem vorgesehenen Cost Object zugeordnet.

Bei erfolgreicher Verarbeitung erhält der Datensatz den Status Completed. Schlägt ein Prozessschritt fehl, wird Failed beziehungsweise Partial gesetzt und der Fehler unter Error Message dokumentiert. Nach einem Fehler dürfen nachgelagerte Schritte nicht unbemerkt weiterlaufen.

Über View Person in Backoffice und View Account in Backoffice können die erzeugten Datensätze direkt in Gridware kontrolliert werden.

Das zugehörige Webformular ist ausschließlich für eingeloggte Portalnutzer verfügbar. Die auswählbaren Gesellschaften werden auf die für den jeweiligen Flottenmanager zulässigen Gesellschaften beschränkt.

Hinweis: Eine konkrete Portal-URL für das Flottenformular ist aktuell nicht dokumentiert.

Noch im Ausbau

Für die RFID-Bestellung sind weitere Erweiterungen vorgesehen, unter anderem lieferantenabhängige Preise, Invoiced To, Lieferscheine sowie die Bestellung für Neukunden über /order.