MVP Kundenportal

MVP-Konzept: Kundenportal auf Basis von ERPNext für Dienstwagen & Ladestationen

Ziel des MVP

Ziel ist die Entwicklung eines Kundenportals auf Basis des bestehenden ERPNext-Ticketsystems, um aktuell manuelle Prozesse rund um Dienstwagen und Ladestationen zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der Fokus des MVP liegt darauf:

PDF-basierte Datenerfassung durch digitale Webformulare zu ersetzen
doppelte manuelle Dateneingaben zu vermeiden
Datensätze automatisiert in ERPNext anzulegen
Daten automatisiert nach Gridware zu übertragen
Prozesszeiten und Fehlerquellen zu reduzieren
einen zentralen Self-Service-Bereich für Kunden bereitzustellen

Zusammenfassung der aktuellen Prozesse

Prozess 1: Dienstwagenanlage

Aktueller Prozess

Der Fuhrparkmanager meldet sich bzw. kontaktiert BeCharged.
Eine PDF mit den relevanten Informationen wird an Matthias geschickt.
Matthias überträgt die Informationen manuell aus der PDF in Gridware.
Die Daten werden dort über ein bestehendes Webformular eingepflegt.
Erst danach wird der Kundendatensatz in Gridware angelegt.

Probleme im aktuellen Prozess

Medienbruch zwischen PDF und System
hoher manueller Aufwand
doppelte Dateneingabe
Fehleranfälligkeit durch manuelles Abtippen
keine direkte Kundenschnittstelle
keine standardisierte Datenerfassung

Zielprozess (Soll-Prozess)

Der Fuhrparkmanager meldet sich im ERPNext-Kundenportal an.
Das Formular „Dienstwagen“ wird direkt online ausgefüllt.
Die Daten werden automatisiert in ERPNext gespeichert.
Automatisch wird ein Kundendatensatz erstellt.
Die Daten werden anschließend automatisiert nach Gridware übertragen.
Gridware wird dadurch zum nachgelagerten System.

Prozess 2: Anlage & Pflege von Ladestationen

Aktueller Prozess

Ein Angebot wird an den Kunden verschickt.
Gemeinsam mit dem Angebot wird eine PDF zur Datenerfassung versendet.
Der Betreiber der Ladestation füllt die PDF aus.
Die Informationen werden manuell in ERPNext übertragen.
Anschließend wird ein Auftrag erstellt.
Danach werden die Daten zusätzlich in Gridware angelegt.
Anschließend wird ein Starter-Kit (SIM-Karten, Ladekarten, Sticker etc.) an den Kunden versendet.

Probleme im aktuellen Prozess

manueller PDF-Prozess
redundante Dateneingabe
fehlende Systemautomatisierung
hoher operativer Aufwand
keine zentrale Datenbasis
verzögerte Auftragsbearbeitung

Zielprozess (Soll-Prozess)

Der Kunde erhält Zugriff auf ein digitales Formular im ERPNext-Portal.
Die bisherige PDF wird vollständig durch ein Webformular ersetzt.
Der Kunde trägt alle relevanten Daten direkt online ein.
Die Daten werden automatisiert in ERPNext gespeichert.
Auf Basis der Daten können direkt Angebot und Auftrag erstellt werden.
Die relevanten Informationen werden automatisiert nach Gridware übertragen.
Anschließend wird automatisiert bzw. operativ das Starter-Kit versendet.

Ergänzende Erkenntnisse aus Audioanalyse (Teil 1)

Wichtige fachliche Erkenntnisse

1. ERPNext soll zum führenden System werden

Aus der Audio wird deutlich, dass aktuell viele Stammdaten erst verspätet oder indirekt entstehen. Zielbild ist eindeutig:

ERPNext wird zentrale Datenbasis
Gridware wird nachgelagertes System
Daten sollen nur einmal eingegeben werden
manuelles Abtippen soll vollständig entfallen

Besonders wichtig:

Aktuell entstehen wichtige Stammdaten oft erst im Angebot- oder Auftragsprozess. Dies führt zu redundanten Schritten und Medienbrüchen.

2. Kundenportal als zentraler Einstiegspunkt

Das bestehende Kundenportal soll erweitert werden.

Neue Anforderungen:

Kunden sollen sich selbst anmelden können
Fuhrparkmanager erhalten eigene Zugänge
Betreiber von Ladestationen erhalten eigene Zugänge
bestehende Kunden sollen mehrere Vorgänge verwalten können
Formulare sollen direkt im Portal verfügbar sein
Kunden sollen bestehende Datensätze ergänzen oder ändern können

Zusätzliche Perspektive:

Langfristig ist eine Single-Sign-On-Logik zwischen Gridware und ERPNext angedacht.

3. Ticketsystem-Integration ist strategisch wichtig

Die Lösung soll nicht nur Formulare abbilden, sondern eng mit dem bestehenden Ticketsystem verknüpft werden.

Dadurch sollen:

Vorgänge nachvollziehbar werden
Bearbeitungsstände sichtbar sein
Kommunikation zentral dokumentiert werden
interne Bearbeitung vereinfacht werden
spätere Supportprozesse integriert werden

Wichtige Erkenntnis:

Die Formulare sind nicht isolierte Eingabemasken, sondern sollen direkt mit Ticket-Workflows verbunden werden.

4. Dienstwagen-Prozess: Erweiterte Anforderungen

Zusätzliche Erkenntnisse

Fuhrparkmanager sind externe Ansprechpartner auf Kundenseite
diese verwalten neue Mitarbeitende/Fahrzeuge
aktuelle PDFs enthalten bereits alle notwendigen Daten
Matthias übernimmt aktuell lediglich das manuelle Übertragen der Daten
zukünftig soll die Eingabe vollständig durch den Kunden selbst erfolgen

Neue MVP-Anforderungen

Anlage von Unternehmen/Kunden im Portal
Anlage mehrerer Nutzer pro Unternehmen
Verwaltung von Dienstwagen pro Unternehmen
Statusübersicht pro Dienstwagenvorgang
Rückschreiben von Informationen an Kunden
spätere Änderungsmöglichkeiten bestehender Datensätze

5. Ladestationen-Prozess: Erweiterte Anforderungen

Wichtige Prozesslogik

Der Prozess startet aktuell meist über:

Kontaktaufnahme
Angebot
PDF-Versand
Rücksendung ausgefüllter Daten
manuelle Übertragung
Auftragserstellung
Gridware-Anlage
Versand Starter-Kit

Kritischer Pain Point

Die Datenerfassung passiert aktuell zu spät im Prozess.

Viele Informationen werden erst nach Angebot oder Auftrag eingeholt.

Dadurch entstehen:

unnötige Rückfragen
doppelte Datenerfassung
Verzögerungen
fehlende Stammdaten

Neue MVP-Anforderungen

frühzeitige strukturierte Datenerfassung
zentrale Speicherung aller Standortdaten
technische Datenverwaltung pro Ladestation
Betreiberdaten direkt im Portal erfassbar
Zuordnung mehrerer Ladestationen zu einem Kunden
Verwaltung verschiedener Ladestationstypen
Übergabe aller Daten an Gridware

6. Starter-Kit-Prozess muss berücksichtigt werden

Die Audio zeigt, dass der Versand des Starter-Kits operativ relevant ist.

Bestandteile des Starter-Kits

SIM-Karten
Ladekarten
Sticker/Aufkleber
Freischaltinformationen

Neue Anforderungen

Versandstatus dokumentieren
Versandinformationen speichern
Trigger für Versandprozess
Adressvalidierung
optional Tracking/Status

7. Formulare müssen dynamisch sein

Die Audio deutet darauf hin, dass unterschiedliche Varianten und Ausprägungen existieren.

Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

dynamische Formularfelder
bedingte Felder
unterschiedliche Formulartypen
Vorbefüllung bestehender Kundendaten
Wiederverwendbarkeit bestehender Daten

8. Datenqualität & Automatisierung sind Hauptziel

Das eigentliche strategische Ziel scheint nicht nur Digitalisierung zu sein, sondern:

Vermeidung redundanter Datenerfassung
saubere Stammdatenpflege
höhere Datenqualität
operative Entlastung
bessere Skalierbarkeit
durchgängige Prozesskette

9. Potenzielle Rollen im MVP

Externe Rollen

Fuhrparkmanager
Ladestationsbetreiber
Kundenadministrator

Interne Rollen

Operations
Support
Vertrieb
Administration
Versand/Starter-Kit-Bearbeitung

10. Technische Architektur-Anforderungen

Integrationen

ERPNext ↔ Gridware
ERPNext Ticketsystem
Kundenportal
Dokumentenmanagement

Zukünftige Optionen

Single Sign-On
API-basierte Synchronisation
automatisierte Statusupdates
E-Mail-Automatisierung
Workflow-Engine

11. Offene Fragen für die nächste Workshoprunde

Fachlich

Welche Felder sind Pflichtfelder?
Welche Daten müssen nach Gridware synchronisiert werden?
Welche Status gibt es genau?
Welche Rollen dürfen welche Daten bearbeiten?
Welche Daten dürfen Kunden nachträglich ändern?
Welche Dokumente müssen hochgeladen werden?

Technisch

Gibt es bereits APIs zu Gridware?
Erfolgt Synchronisation synchron oder asynchron?
Wie sieht Fehlerhandling aus?
Wie werden Dubletten verhindert?
Welche Datenobjekte sind führend?

Übergeordneter MVP-Anforderungskatalog

1. Benutzer- & Portalmanagement

Muss-Anforderungen

Kundenlogin für externe Nutzer
Rollen- und Rechteverwaltung
Passwort-Reset-Funktion
DSGVO-konforme Benutzerverwaltung
Kunden können ausschließlich ihre eigenen Datensätze sehen

Optional für spätere Phasen

Multi-User-Zugänge pro Kunde
Freigabeprozesse
SSO / Microsoft Login

2. Webformulare

Formular 1: Dienstwagen

Anforderungen

Digitales Formular innerhalb des ERPNext-Portals
Pflichtfelder definierbar
Validierung von Eingaben
Upload-Möglichkeit für Dokumente
Speicherung aller Daten in ERPNext
Automatische Erstellung eines Kundendatensatzes
Übergabe relevanter Daten an Gridware
Statusverfolgung des Vorgangs

Mögliche Formularfelder

Kundendaten
Ansprechpartner
Fahrzeugdaten
Fahrerinformationen
Abrechnungsinformationen
Vertragsdaten
Sonstige Zusatzinformationen

Formular 2: Ladestationen

Anforderungen

Ersatz der bestehenden PDF durch Webformular
Strukturierte Datenerfassung
Speicherung in ERPNext
Automatische Erstellung relevanter Datensätze
Grundlage zur Angebots- und Auftragserstellung
Übergabe an Gridware
Upload-Möglichkeit für technische Dokumente/Bilder
Statusübersicht für Kunden

Mögliche Formularfelder

Standortdaten
Betreiberdaten
technische Daten der Ladestation
Netzanschlussinformationen
Ansprechpartner
gewünschte Services
Lieferinformationen
Versandinformationen für Starter-Kit

3. ERPNext Integration

Muss-Anforderungen

Speicherung aller Formulardaten in ERPNext
Automatische Erstellung von:
- Kundendatensätzen
- Angeboten
- Aufträgen
- Tickets / Vorgängen
Workflow-Unterstützung
Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
Historisierung der Eingaben

4. Gridware Integration

Muss-Anforderungen

Schnittstelle zwischen ERPNext und Gridware
Automatische Datenübertragung
Fehlerhandling bei fehlgeschlagenen Übertragungen
Logging der Synchronisation
Vermeidung manueller Doppelpflege

Zielarchitektur

ERPNext wird führendes System.

Gridware wird ausschließlich mit relevanten Daten aus ERPNext versorgt.

5. Prozessautomatisierung

MVP-Automatisierungen

automatische Datensatzanlage
automatische Statusänderungen
automatische Übergabe an Gridware
automatische Erstellung von Angeboten/Aufträgen
Benachrichtigungen an interne Mitarbeitende
Benachrichtigungen an Kunden

6. Ticket- & Statussystem

Anforderungen

Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Ticketnummer
Statusübersicht für Kunden
Statusübersicht für interne Teams
Nachverfolgung offener Aufgaben
Kommentarfunktion (optional)

Beispielstatus

Entwurf
Eingereicht
In Bearbeitung
Synchronisiert mit Gridware
Auftrag erstellt
Starter-Kit versendet
Abgeschlossen

7. Dokumentenmanagement

Anforderungen

Upload von PDFs/Bildern
Speicherung im jeweiligen Vorgang
Downloadmöglichkeit
Versionierung (optional)

8. Reporting & Administration

Anforderungen

Übersicht aller eingereichten Vorgänge
Filter- und Suchfunktion
Exportfunktion
Bearbeitungsstatus einsehbar
Admin-Ansicht für interne Teams

Prozesszeichnungen

Prozess 1 – Dienstwagen

IST-Prozess

Fuhrparkmanager
        ↓
PDF wird an Matthias geschickt
        ↓
Matthias überträgt Daten manuell
        ↓
Manuelle Eingabe in Gridware
        ↓
Kundendatensatz entsteht in Gridware

SOLL-Prozess

Fuhrparkmanager loggt sich im Portal ein
        ↓
Webformular „Dienstwagen“ ausfüllen
        ↓
Daten werden in ERPNext gespeichert
        ↓
Automatische Kundendatensatz-Erstellung
        ↓
Automatische Synchronisation zu Gridware
        ↓
Vorgang abgeschlossen

Prozess 2 – Ladestationen

IST-Prozess

Angebot wird verschickt
        ↓
PDF zur Datenerfassung wird mitgeschickt
        ↓
Kunde füllt PDF aus
        ↓
Manuelle Übertragung in ERPNext
        ↓
Auftrag wird erstellt
        ↓
Daten werden zusätzlich in Gridware angelegt
        ↓
Starter-Kit wird versendet

SOLL-Prozess

Kunde erhält Zugriff auf Webformular
        ↓
Ladestationsdaten werden online eingegeben
        ↓
Daten werden in ERPNext gespeichert
        ↓
Automatische Erstellung von Angebot/Auftrag
        ↓
Automatische Synchronisation nach Gridware
        ↓
Starter-Kit Versandprozess startet
        ↓
Vorgang abgeschlossen

Empfehlung für die MVP-Umsetzung

Phase 1 – MVP

Fokus auf:

Phase 2 – Erweiterungen

Mögliche Erweiterungen:

automatisierte E-Mail-Strecken
digitale Freigaben
Dokumentengenerator
Signaturprozesse
Dashboard & Analytics
Self-Service-Verwaltung bestehender Datensätze
API-Erweiterungen
mobile Optimierung

Ergänzende Erkenntnisse aus Audioanalyse (Teil 2)

12. MVP soll bewusst als Demo-/Proof-of-Concept aufgebaut werden

Aus Teil 2 wird deutlich:

Der erste MVP dient primär dazu, intern zu demonstrieren, wie ERPNext, Kundenportal, Formulare und Automatisierung zusammenspielen können.

Das Ziel des ersten MVPs ist daher nicht Vollständigkeit, sondern:

Machbarkeit zeigen
Prozessverständnis schaffen
interne Stakeholder überzeugen
Vorteile sichtbar machen
operative Entlastung demonstrieren

Wichtige Erkenntnis:

Es reicht zunächst ein kleiner funktionaler Showcase.

13. Strategischer Fokus: Automatisierte Artikel- & SIM-Kartenlogik

Ein zentrales Problem im aktuellen Prozess ist die manuelle Zuordnung von:

SIM-Karten
Ladekarten
Wallbox-Konfigurationen
Ladepunktdaten
Links
QR-Codes
Starter-Kit-Komponenten

Zielbild

Das System soll:

Artikel automatisch auswählen
richtige Konfigurationen zuordnen
Fehler bei manueller Auswahl vermeiden
Kontextinformationen automatisch generieren

Beispiel:

Wenn ein Kunde einen bestimmten Wallbox-Typ auswählt, sollen automatisch:

passende SIM-Karte
passende Konfiguration
korrekte QR-Codes
passende Anleitungen
zugehörige Links

bereitgestellt werden.

14. Kundenportal soll operative Fehler reduzieren

Die Audio macht deutlich, dass aktuell viele Fehler entstehen durch:

manuelles Abtippen
falsche Zuordnung von Daten
fehlende Stammdaten
falsche SIM-Karten
falsche Ladepunkt-Zuordnungen
Tippfehler bei Links
Copy/Paste-Prozesse

Das Portal soll diese Risiken eliminieren.

15. Dynamische Verknüpfung von Kundendaten

Wichtige neue Anforderung:

Wenn ein Kunde bereits existiert:

sollen bekannte Daten vorbefüllt werden
bestehende Vertragsdaten genutzt werden
bestehende Abrechnungsdaten übernommen werden
bekannte Ladepunkte wiederverwendet werden

Das reduziert:

doppelte Eingaben
Fehler
Prozessdauer

16. Formularlogik soll intelligent werden

Die Audio zeigt, dass Formulare nicht statisch gedacht sind.

Anforderungen

Formulare sollen abhängig von:

Kundentyp
Produkt
Ladepunkt-Typ
Vertragsmodell
Betreiberrolle
Standort

unterschiedliche Felder und Prozesse anzeigen.

Beispiele

unterschiedliche Wallbox-Typen
verschiedene SIM-Konfigurationen
verschiedene Starter-Kits
unterschiedliche Aktivierungsprozesse

17. QR-Code- & Link-Management ist ein zentraler Bestandteil

Die Audio zeigt einen bisher nicht erkannten wichtigen Prozess:

Aktueller Zustand

Kunden erhalten QR-Codes und Links manuell
diese müssen teilweise abgetippt werden
fehleranfällig
umständlich
schlecht dokumentiert

Zielzustand

QR-Codes und Aktivierungslinks sollen:

automatisch generiert
automatisch zugeordnet
im Kundenportal sichtbar
direkt anklickbar
pro Ladepunkt eindeutig

sein.

18. Inbetriebnahme-Prozess der Ladestationen

Ein wichtiger Teilprozess wurde deutlich:

Aktueller Prozess

Starter-Kit wird verschickt
Kunde erhält QR-Codes/Links
Kunde aktiviert Wallbox/Ladepunkt
Teilweise manuelle Eingaben notwendig
Konfiguration wird aktiviert

Probleme

manuelle Eingaben
fehlerhafte Aktivierung
fehlende Transparenz
hoher Supportaufwand

MVP-Ziel

geführter Aktivierungsprozess
direkte Verlinkungen
eindeutige Ladepunkt-Zuordnung
weniger manuelle Eingaben

19. Kundenportal soll perspektivisch Wissensplattform werden

Die Audio zeigt, dass aktuell viele Informationen intern als:

Notizen
Wissenslisten
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
interne Dokumentationen

geführt werden.

Zielbild

Das Kundenportal soll perspektivisch:

Anleitungen bereitstellen
Schritt-für-Schritt-Prozesse zeigen
Dokumentationen bündeln
Self-Service ermöglichen

Mögliche Inhalte

Inbetriebnahme-Anleitungen
Ladepunkt-Aktivierung
SIM-Karten-Aktivierung
Fehlerbehebung
FAQ
Statusinformationen

20. Portalstruktur / mögliche UX-Struktur

Die Audio deutet bereits eine sinnvolle Struktur an:

Beispielhafte Navigation

Dashboard

offene Vorgänge
Statusübersicht
letzte Aktivitäten

Dienstwagen

neue Dienstwagen anlegen
bestehende verwalten
Status einsehen

Ladestationen

neue Ladestation anlegen
Ladepunkte verwalten
Aktivierungsstatus
QR-Codes & Links

Dokumente

Aufträge
Verträge
Anleitungen
Starter-Kit-Informationen

Support / Tickets

Tickets einsehen
Rückfragen
Kommunikation

21. ERPNext soll operative Intelligenz abbilden

Das Ziel ist nicht nur Datenspeicherung.

ERPNext soll operative Regeln kennen:

Welche SIM gehört zu welcher Wallbox?
Welche Konfiguration wird benötigt?
Welche Ladepunkte gehören zu welchem Kunden?
Welche Artikel müssen verschickt werden?
Welche Schritte fehlen noch?

Damit entsteht:

Prozessautomatisierung
Fehlervermeidung
Standardisierung
bessere Skalierung

22. MVP-Umsetzungsempfehlung (technisch)

Empfohlener MVP-Umfang

Phase 1

Kundenportal aktivieren
Login-System
Dienstwagen-Formular
Ladestationen-Formular
Datenspeicherung in ERPNext
Basis-Ticketlogik
Gridware-Export

Phase 2

automatische Artikelzuordnung
QR-Code-Management
Starter-Kit-Management
Statusautomatisierung
Wissensdatenbank
Aktivierungsflows

Phase 3

vollständige API-Integration
Single Sign-On
Self-Service-Administration
Automatisierung komplexer Prozesse

23. Kritische Erfolgsfaktoren

Fachlich

klare Stammdatenstruktur
eindeutige Verantwortlichkeiten
saubere Rollenlogik
einfache Bedienung

Technisch

stabile Schnittstelle zu Gridware
eindeutige IDs
saubere Synchronisierung
Logging & Fehlerhandling

Operativ

Akzeptanz interner Teams
klare Prozesse
gute UX für Kunden
einfache Wartbarkeit

24. Wichtigste strategische Erkenntnis

Die Audio zeigt sehr deutlich:

Das eigentliche Ziel ist nicht nur ein Formularsystem.

Das Ziel ist:

eine zentrale operative Plattform
mit sauberer Stammdatenführung
digitalisierten Kundenprozessen
automatisierten Abläufen
reduziertem Supportaufwand
besserer Skalierbarkeit
höherer Datenqualität
Self-Service-Funktionalität

ERPNext wird damit perspektivisch zum operativen Kernsystem.

Ergänzende Erkenntnisse aus Audioanalyse (Teil 3)

25. Das eigentliche Problem ist fehlende Zentralisierung

Teil 3 macht sehr deutlich:

Das Kernproblem ist inzwischen weniger die reine Dateneingabe, sondern die fehlende Zentralisierung von:

Verträgen
Ladepunkten
Kundendaten
Rechnungen
SIM-Karten
Aktivierungsdaten
Betriebsführungsinformationen
Supportinformationen
Ladepunktgebühren
Dokumentationen

Die Informationen liegen aktuell verteilt in:

PDFs
Excel-Dateien
einzelnen ERPNext-Objekten
Gridware
internen Wissenslisten
persönlichen Notizen
E-Mails

Das erzeugt:

fehlende Transparenz
hohe Supportkosten
redundante Arbeit
hohe Fehleranfälligkeit
Skalierungsprobleme

26. Kundenportal soll zentrale Informationsplattform werden

Die Audio bestätigt sehr klar:

Das Kundenportal soll perspektivisch zur zentralen Plattform für Kunden werden.

Kunden sollen dort zukünftig sehen können:

Verträge
Rechnungen
Ladepunkte
Ladepunktgebühren
Betriebsführungsinformationen
Aktivierungsinformationen
SIM-Karten
Statusinformationen
Dokumentationen
Supportinformationen
Tickets
Aufträge
Angebotsdaten

Dadurch entsteht:

mehr Transparenz
weniger Supportanfragen
bessere Kundenerfahrung
höhere Skalierbarkeit

27. Vertragsmanagement wird ein wichtiger zukünftiger Bestandteil

Aus der Audio ergibt sich:

Verträge spielen operativ eine deutlich größere Rolle als zunächst angenommen.

Aktuelle Probleme

Vertragsinformationen sind verteilt
viele Informationen werden manuell gepflegt
Ladepunktgebühren sind schwer nachvollziehbar
Vertragsstände sind nicht zentral sichtbar
wiederkehrende Positionen sind schwer verwaltbar

Relevante Vertragsbestandteile

Betriebsführungsverträge
Ladepunktgebühren
monatliche Gebühren
einmalige Positionen
wiederkehrende Positionen
kundenspezifische Konditionen

Neue Anforderungen

Verträge zentral verwalten
Vertragspositionen digital abbilden
Zuordnung von Ladepunkten zu Verträgen
Historisierung
Sichtbarkeit für Kunden
automatische Gebührenlogik

28. Ladepunktverwaltung wird ein zentrales Datenmodell

Die Audio zeigt:

Ladepunkte sind eines der wichtigsten Objekte im zukünftigen System.

Pro Ladepunkt relevant

Betreiber
Standort
technische Daten
Aktivierungsstatus
QR-Codes
SIM-Karten
Gebührenmodell
Vertragszuordnung
Wallbox-Typ
Konfigurationsdaten
Betriebsstatus

Konsequenz

Die Ladepunktverwaltung sollte perspektivisch als eigenes zentrales Objektmodell aufgebaut werden.

29. ERPNext soll operative Übersicht schaffen

Ein großes Problem aktuell:

Mitarbeitende verlieren den Überblick.

Beispiele aus der Audio:

welche Ladepunkte existieren
welche Verträge gültig sind
welche Gebühren aktiv sind
welche SIM-Karten wohin gehören
welche Rechnungen existieren
welcher Status gerade gilt

Zielbild

ERPNext/Kundenportal soll als zentrale Übersicht dienen.

30. Reduktion von Supportaufwand ist ein Kernziel

Die Audio macht deutlich:

Viele Supportanfragen entstehen nur, weil Informationen nicht zentral zugänglich sind.

Typische Probleme

Kunden finden Rechnungen nicht
Kunden kennen Vertragsstatus nicht
Aktivierungsdaten fehlen
QR-Codes fehlen
Ladekarten funktionieren nicht
Zuordnungen sind unklar

Ziel

Self-Service statt manueller Support.

31. PDF-basierte Prozesse sind strategischer Engpass

Die PDFs sind aktuell:

Datenträger
Wissensspeicher
Prozessdokumentation
Vertragsgrundlage
technische Datensammlung

Dadurch entstehen enorme operative Probleme.

Strategisches Ziel

Ablösung der PDFs durch:

strukturierte Datensätze
Formulare
zentrale Objekte
digitale Workflows
standardisierte Prozesse

32. MVP soll klein starten, aber skalierbar gedacht werden

Wichtige Erkenntnis:

Es besteht Einigkeit darüber:

klein starten
schnell demonstrieren
danach iterativ erweitern

MVP-Ziel

Nicht Perfektion.

Sondern:

Verständnis erzeugen
Nutzen sichtbar machen
Prozesse beweisen
Akzeptanz schaffen
technische Richtung validieren

33. Wichtige zukünftige Ausbaupotenziale

Die Audio deutet viele spätere Ausbaustufen an.

Mögliche Erweiterungen

Vertragsmanagement
Rechnungsportal
Ladepunktmanagement
Aktivierungscenter
Wissensdatenbank
Betriebsführungsportal
Supportcenter
Dokumentencenter
QR-Code-Management
API-Integrationen
Monitoring
automatisierte Gebührenlogik

34. Zukünftige Systemrollen

Kundenrollen

Fuhrparkmanager
Ladepunktbetreiber
Projektverantwortliche
technische Ansprechpartner
Buchhaltung

Interne Rollen

Vertrieb
Operations
Support
Projektmanagement
Vertragsmanagement
Logistik
Technik

35. MVP-Demo soll visuell überzeugen

Die Audio zeigt:

Der MVP dient auch als visuelles Kommunikationsmittel.

Wichtig ist daher:

modernes Kundenportal
sichtbare Workflows
nachvollziehbare Prozesse
konkrete Beispielmasken
echte Statusdarstellung
verständliche Benutzerführung

Die Demo muss zeigen:

„So könnte eure zukünftige Arbeitsweise aussehen.“

36. Strategische Gesamtvision

Nach allen drei Audio-Teilen wird das eigentliche Zielbild deutlich:

Zielbild

Eine zentrale digitale Plattform für:

Kunden
Fuhrparkmanagement
Ladeinfrastruktur
Betriebsführung
Aktivierung
Support
Vertragsmanagement
Dokumentation
Abrechnung
Self-Service

auf Basis von ERPNext.

37. Wichtigste Erkenntnis aus Teil 3

Das Projekt ist deutlich größer als:

„Wir bauen zwei Formulare.“

Tatsächlich geht es um:

Digitalisierung operativer Kernprozesse
zentrale Stammdatenführung
Self-Service-Plattform
Prozessautomatisierung
Wissenszentralisierung
operative Skalierbarkeit
Reduktion manueller Arbeit
langfristige Plattformstrategie

Zielbild der zukünftigen Architektur

Kunde / Fuhrparkmanager / Ladestationsbetreiber
                    ↓
            ERPNext Kundenportal
                    ↓
             Digitale Webformulare
                    ↓
                 ERPNext
     (führendes System / zentrale Datenbasis)
                    ↓
       Automatisierte Synchronisation
                    ↓
                 Gridware

Erwarteter Mehrwert

Operativer Mehrwert

massive Reduktion manueller Arbeit
weniger Fehlerquellen
schnellere Bearbeitung
standardisierte Prozesse
bessere Nachvollziehbarkeit
höhere Datenqualität

Geschäftlicher Mehrwert

skalierbare Prozesse
bessere Kundenerfahrung
geringere Betriebskosten
zentrale Datenbasis
schnellere Auftragsabwicklung
bessere Transparenz für Kunden und interne Teams